Проверка расходования наличных денег из кассы

Расход денежных средств из кассы производится:

— на выдачу средств под отчет;

— выплату заработной платы;

— выплату депонированной заработной платы;

— оплату контрагентам по договорам.

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и др.). В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных для этих целей. Получение денег подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.

Документами для проведения проверки служат приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки) рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером 7-АПК по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимся сотрудником, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если во время проверки будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать роспись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), а также на период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.

Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счетов 70 и 50), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется с целью выявления таких злоупотреблений.

В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций по истечении пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и социально-трудовые льготы, кассир должен:

— в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

— составить реестр депонированных сумм;

— в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по указанному субсчету за период — невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот — погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет таких сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.