Теоретические основы учета и анализа расчетов с поставщиками и подрядчиками

Осуществлять предпринимательскую деятельность, не вступая в договорные взаимоотношения по поставке товаров, выполнению работ и оказанию услуг, а также по финансовым расчетам по этим операциям, не представляется возможным. Контрагентами в соответствии с ГК РФ выступают поставщики, подрядчики, покупатели и заказчики.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками относятся к одному из видов расчетов в зависимости от субъектов — участников отношений, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности (см. рис. 1.1.1). Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками направлен на сбор и обобщение информации о расчетах за полученные покупателем товарно-материальные ценности, принятые заказчиком выполненные работы и потребленные услуги, расчетные документы по которым акцептованы и подлежат оплате через кредитную организацию.

Поставщик – юридическое или физическое лицо (в т.ч. индивидуальный предприниматель), который на основе договора купли-продажи передает в собственность товары (работы, услуги), находящееся у него на праве владения, пользования и распоряжения покупателю, который в свою очередь обязуется оплатить эти товары (работы, услуги) в срок, обусловленный договором купли-продажи.

Подрядчик – юридическое или физическое лицо (в т.ч. индивидуальный предприниматель), который в силу заключенного договора подряда обязуется выполнить определенную работу и сдать ее заказчику, а заказчик обязуется принять выполненную работу и оплатить ее в сроки, предусмотренные договором подряда. По договору подряда, заключенному на изготовление вещи, подрядчик передает права на нее заказчику.

Поставщиками и подрядчиками называют организации, постав­ляющие сырье, материалы и другие ценности, а также оказываю­щие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ре­монт основных средств и др.) (22, с.159) Р.А. Алборов

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие различные товарно – материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье) и оказывают услуги (посреднические, ремонтные, модернизирующие и др) (24, с.109) Ю.А. Бабаев

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно – материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др) (39, с.150) Н.П. Кондраков

Поставщиками и подрядчиками являются организации, поставляющие товарно-материальные ценности (сырье и другие материалы, товары), оказывающие услуги (транспортные перевозки, обеспечение связи, коммунальные и прочие услуги), выполняющие работы (монтаж оборудования, погрузочно-разгрузочные работы и др.) Расчетный документ — это оформленное распоряжение плательщика (клиента или кредитной организации) о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств (изыскателем).

Другой стороной договора выступают покупатели материалов (товаров) и заказчики на строительство (приобретение объектов основных средств, выполнение проектных геолого-разведочных работ, проведение научных исследований и т. д.). В процессе инвестирования финансовых ресурсов во внеоборотные активы возможно совмещение функций заказчика и подрядчика в одном юридическом лице.

В ГК РФ существует понятие обязательства как отношения, в силу которого должник обязан совершить в пользу кредитора соответствующее действие, оплатить товар, работы, услуги, а кредитор вправе требовать от должника исполнения его обязанности. Исходя из этого в бухгалтерском учете Российской Федерации, как и в мировой практике, под обязательствами понимают кредиторскую задолженность юридического лица, игнорируя то обстоятельство, что данная организация может иметь и дебиторскую задолженность, которую она обязана погасить в сроки, установленные договором или законом. Так что, строго говоря, дебиторская задолженность — это тоже обязательство. Однако будем пользоваться устоявшимся правилом: кредиторская задолженность — это обязательство, дебиторская — долги.

Обязательства перед другими юридическими лицами возможны и связи с приобретением материалов, товаров, приемкой выполненных работ и оказанных услуг, оплата которых еще не произошли. Иными словами, активы организации увеличиваются одновременно с возрастанием пассивов в балансе. Так, если поступление материалов, оборудования предшествует его оплате, то принятие на учет МПЗ, вложений во внеоборотные активы должно отражаться одновременно с увеличением задолженности поставщикам или подрядчикам.

Общие основания прекращения обязательств с точки зрения государственного законодательства следующие:

- надлежащее исполнение (ст. 408 ГК РФ);

- зачет (ст. 410 ГК РФ);

- новация (ст. 414 ГК РФ);

- прощение долга (ст. 415 ГК РФ);

- ликвидация организации, являющейся должником или кредитором в обязательстве, кроме случаев, когда правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо (ст. 419 ГК РФ).

Статьей 410 ГК РФ предусмотрено, что обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил или он не указан либо определен моментом востребования. Для зачета достаточно заявления одной стороны.

Взаимозачет возможен лишь при соблюдении трех условий, предусмотренных ст. 410 ГК РФ:

- наличие встречных задолженностей, признаваемых сторонами;

- однородность встречных требований, которыми считаются их сопоставимость, приведенная к единому эквиваленту. При этом денежные обязательства признаются однородными независимо от оснований их возникновения;

- срок обязательства наступил или он не указан либо определен моментом востребования.

Прекращение обязательства, учтенного на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» зачетом, фиксируется в бухгалтерском учете по дебету счета 60 с кредитованием счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При новации обязательство прекращается соглашением сторон о замене первоначального обязательства, существующего между ними, другим обязательством между теми же лицами, предусматривающим иной предмет или способ исполнения (ст. 414 ГК РФ).

Основная особенность новации, позволяющая отличить ее от уступки требования и перевода долга, состоит в замене обязательства: вместо прекратившего существование обязательства возникает новое. Однако в первоначальном и вновь возникающем обязательстве выступают тот же кредитор и тот же должник. Имея в виду данное обстоятельство, а также то, что сумма нового обязательства но сравнению со старым остается неизменной, записи в синтетическом учете предприятия-должника не производятся: делают отметки лишь в аналитических показателях.

ГК РФ предусматривает также такую форму прекращения обязательства, как прощение долга. Согласно ст. 415 ГК РФ обязательство прекращается освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора. В связи с тем, что прощение долга превращается в один из видов дарения, оно должно подчиняться запретам и ограничениям, предусмотренным ст. 575 и 576 ГК РФ.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, Планом счетов предусмотрен счет 60 "Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками". По мнению Пизенгольца, счет является пассивным и име­ет кредитовое сальдо.(55, с. 123) Р. А. Алборов же считает, что счет 60 "Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками" является активно – пассивным. По назначению и структуре основной, счет расчетов. Он может быть активным только в том случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств целесообразно открывать к данному счету субсчет «Авансы выданные».(22, с. 157) Кредитовое сальдо по счету 60 свидетельствует о суммах задол­женности организации поставщикам и подрядчикам по неоплачен­ным расчетным документам и неотфактурованным поставкам (кре­диторская задолженность в пользу поставщиков, подрядчиков за поступившие, но еще не оплаченные ценности, работы и услуги). Оборот по дебету счета показывает суммы оплат, списаний и заче­тов за товарно-материальные ценности, работы и услуги в отчетном месяце. Оборот по кредиту счета отражает стоимость полученных от поставщиков товарно-материальных ценностей, выполненных подрядчиками работ и оказанных услуг за отчетный месяц.

Взаимоотношения покупателя и поставщика оформляются договором купли-продажи, а заказчика и подрядчика – договором подряда.

Отличительной особенностью этих договоров является то, что предметом договора купли-продажи является переход права собственности на товарно-материальные ценности, а предметом договора подряда выступают оказанные подрядчиком услуги, которые не имеют материально-вещественной формы.

Условиями договора купли – продажи являются: порядок поставки товаров; ответственность за невыполнения договорных условий, в том числе штрафные санкции; срок действия договора; права и обязанности сторон; реквизиты сторон. Договор считается заключенным если сторонами достигнуто соглашение по существенным условиям договора. Договора купли-продажи считается согласованным, если позволяет определить наименование и количество товара.

В обязанности продавца по передаче товара входит передать покупателю товар предусмотренный договором купли - продажи. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.), предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В договоре подряда оговаривается вид, условия выполнения работы сумма вознаграждения, порядок расчетов, штрафных санкций.

При выполнении работ или оказании услуг составляется акт выполненных работ по заказу покупателя.

Основанием возникновения расчетных отношений является совершение плательщиком действий, направленных на совершение платежа другому лицу (получателю).

Основания совершения платежа могут быть различны:

- оплата переданного имущества, выполненных работ, оказанных услуг;

- безвозмездная передача денежных средств и др.

Положение ЦБ РФ регулирует «административный» порядок совершения безналичных расчетов, тогда как гражданское устанавливает права и обязанности сторон по обязательству, порядок совершения сделки и т. д.

Существует три метода расчетов с поставщиками и подрядчиками:

-безналичный расчет;

-наличный расчет;

-расчет векселями;

В настоящее время порядок осуществления безналичных расчетов регламентируется Положением о безналичных расчетах в РФ № 2-П, утвержденного ЦБ РФ 3 октября 2002 г. (с изменениями от 3 марта 2003 г.)

Принимая во внимание, что основным отличительным признаком безналичных расчетных правоотношений является участие в них в качестве субъектов третьих лиц - банков и иных кредитных организаций, можно выделить ряд принципов правового регулирования безналичных расчетов:

1. безналичные расчеты осуществляются сторонами гражданско-правового обязательства через банки с открытых ими расчетных, текущих и иных счетов, условия которых позволяют производить платежи по распоряжению клиента;

2. участники расчетов могут выбирать в договоре любую форму расчетов, предусмотренную законом и установленными банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Банки не вправе отказать клиентам в совершении операций, определенных законом для счетов данного вида, установленными в соответствии с ним банковскими правилами, обычаями делового оборота, если иное не предусмотрено договором банковского счета;

3. в расчетных гражданско-правовых отношениях средства со счетов списываются по распоряжению владельца счета, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством либо договором между банком и клиентом. Волеизъявление владельца счета может быть выражено либо в форме прямого указания банку о перечислении средств, либо в форме письменного согласия на платеж по требованию, предъявленному третьим лицом;

4. банк не вправе определять и контролировать направление использования денежных средств, находящихся на счете клиента, и устанавливать не предусмотренные законодательными актами или договором ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению;

5. банк, участвующий в расчетах по гражданско-правовому обязательству контрагентов, сам не становится стороной в этом обязательстве. Он является стороной договора банковского счета и лишь за его исполнение отвечает перед своим клиентом;

6. не допускается ограничение прав клиента на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, за исключением наложения ареста на денежные средства на счете или приостановления операций по счету в случаях, предусмотренных законом;

7. платежи со счетов производятся при наличии средств на счетах плательщика либо за счет банковского кредита, предоставленного плательщику;

8. безналичные расчеты производятся на основании документов установленной формы1.

В соответствии с п. 2.2 Положения ЦБ РФ банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов. Последние представляют собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или, в установленных случаях, электронного платежного документа:

- распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;

- распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

В соответствии со ст.80 Закона о ЦБР Банк России устанавливает сроки безналичных расчетов. Общий срок безналичных расчетов не должен превышать двух операционных дней в пределах субъекта Российской Федерации, пяти операционных дней в пределах Российской Федерации.(7, с.3)

На основании Постановления ЦБ РФ выделяют следующие формы расчетных документов:

- платежные поручения;

- аккредитивы;

- чеки;

- платежные требования;

- инкассовые поручения;

- акцептные формы расчетов;

- почтовый перевод;

- предоплата;

- товарный кредит;

- кредитная карта;

- платежи "on-line".

Платежное поручение—это поручение плательщика обслуживающей его кредитной организации о перечислении определенной суммы со своего счета на счет третьего лица(5, с.2)

Платежное поручение составляется на бланке формы 0401060.

Платежными поручениями могут производиться:

- перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

- перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

- перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов)депозитов и уплаты процентов по ним;

- перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Расчеты по аккредитиву- заключаются в том, что кредитная организация (эмитент) по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием обязуется произвести платежи получателю средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель против представленных получателем документов, определенных условиями аккредитива (1, с.128)

Действующее законодательство предусматривает следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);

- отзывные или безотзывные.

Покрытыми (депонированными) считаются аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение банка-поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы» на весь срок действия обязательств банка-эмитента.

В каждом аккредитиве должно ясно указываться, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания аккредитив является отзывным. Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком.

Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Расчеты чеками. Легальное понятие чека закреплено законодателем в чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

Чек принадлежит к так называемым неэмиссионным ценным бумагам и, соответственно, чековое обращение не регулируется Законом «О рынке ценных бумаг».

Срок оплаты сумм по чеку, в отличие от оплаты векселя, устанавливается законом. До ведения в действие части второй ГК этот срок регулировался ст. 21 Положения о чеках, которая соответствовала Единообразному закону о чеках. ГК не устанавливает конкретный срок оплаты чека. Правила расчетов чеками на территории Российской Федерации предусматривают, что чек предъявляется к оплате в 10-дневный срок со дня выписки. (1, с.169)

Чек как ценная бумага может выступать в качестве самостоятельного объекта гражданско-правовых сделок

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.

Чеки применяются, например, при расчетах за принятые по приемосдаточным документам товары, если они фактически вывезены покупателем или доставлены ему, и оказанные услуги.

Чеки выписываются в момент установления суммы платежа.

Отличительной чертой отношений по расчетам чеками является их особый субъектный состав. В качестве основных участников данных отношений выступают чекодатель, чекодержатель и плательщик.

Чекодатель — это лицо, выписавшее чек.

Чекодержатель — лицо, являющееся владельцем выписанного чека.

Плательщик — банк, производящий платеж по предъявленному чеку.

При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента и за его счет совершить действия по истребованию от плательщика платежа и (или) акцепта платежа. Банк-эмитент, получивший поручение клиента, вправе привлекать для его выполнения иной банк (исполняющий банк)(1, с.125)

Инкассовое поручение может оформляться с помощью таких расчетных документов, как платежное требование, платежное требование-поручение, а также с помощью векселя и чека.

Платежи по инкассо осуществляются с использованием двух инструментов:

- платежного требования, оплата которого может производиться или по распоряжению плательщика («с акцептом»), или без его распоряжения («без акцепта»),

- инкассового поручения, оплата которого производится без согласия плательщика.

Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ними ответственность в соответствии с законодательством.

Акцептные формы расчетов- наиболее распространенная форма безналичных расчетов. При данной форме расчетов Поставщик выписывает счет- фактуру и платежное требование и сдает их на инкассо в банк. Банк пересылает копии в банк Плательщика. После проверки Покупателем соответствия полученного товара счет фактуре, он либо принимает к оплате, либо при определенных случаях имеет право отказаться, полностью или частично от акцепта. Как правило, используется в тех случаях, когда Поставщик и Покупатель давно сотрудничают, и хорошо знают друг друга с деловой стороны, либо в случае плановых платежей- применяются, когда отпуск продукции или услуг производится систематически и равномерно. Суммы и сроки платежей устанавливаются по согласованию сторон, а копии соглашений предоставляются в банк. При этой форме расчетов Плательщик перечисляет обусловленные соглашением суммы в соответствии с утвержденным сторонами графиком поставок и платежей. Время от времени, по совместной договоренности, стороны сверяют свои балансы по платежам и поставкам. Удобно использовать акцептную форму расчетов при встречных поставках, так как механизм зачета взаимных требований позволяет не отвлекать денежные средства из оборота, что при умелом использовании может дать снижение затрат на 1-5%.

Почтовый перевод- суть перевода заключается в том, что платеж осуществляется с расчетного счета покупателя посредством списания денежных средств со счетов Покупателя или Плательщика с последующей пересылкой этих денежных средств посредством почтовых организаций Поставщику.

Предоплата - это оплата за еще не полученную продукцию, скорее это не форма расчетов, а способ оплаты. Если быть точнее это зависит контракта: если Предоплата является ключевым условием - это форма расчета если нет - то это способ или форма оплаты. Существует несколько способов Предоплаты, в зависимости от того какими средствами или инструментами она осуществляется. Наличные, платежное поручение, чек, кредитная карта. Как правило, предоплата бывает за несколько дней до поставки и предоплата заказа на значительно больший срок - в виде аванса для выполнения заказа. Предоплата может быть разбита на части, например: 50%предоплата, а остальной платеж, после получения товара. Такой механизм делит риски Поставщика и Покупателя. (2, с.269)

Товарный кредит -больше относится к способу поставки, хотя если рассматривать товарный кредит со стороны финансовых инструментов которыми он может быть осуществлен, тогда данный механизм можно отнести к формам расчетов. Суть данного механизма в том, что поставщик предоставляет покупателю, оговоренную в контракте отсрочку платежа на определенный период. Это могут быть и консигнационные механизмы, когда достигается цель получить деньги от продажи полученного товара, и ими рассчитаться с поставщиком. Тем не более при товарном кредите существует возможность расчета не сразу за всю партию полученного товара, а по частям. Кроме этого товарный кредит удобно использовать при закупках сырья или оборудования. Это позволяет снизить оборотные средства в первом случае, и снизить капитальные затраты в другом или получить денежные средства для расчетов с поставщиком непосредственно от реализации собственной продукции.

Кредитная карта - электронный документ позволяющий произвести платеж непосредственно на месте заключения контракта без потерь во времени, кроме этого владельцу кредитной карты кредит. Перевод денежных средств, как правило осуществляется моментально.

Платежи в режиме "on- line" - электронный платеж только получивший свое признание. Механизм следующий - клиент банка -плательщик дает приказ своему банку, используя определенный шифр, списать денежную сумму с подконтрольного ему счета и зачислить ее на счет поставщика. Такие платежи осуществляются посредствам сети "Интернет". Вернее сказать, что клиент банка введя "пароль" сам управляет своим счетом. В отличии от кредитных карт, у этого способа более широкие возможности, хотя они и требуют более высоких знаний. Специалисты считают, что такие платежи в скором будущем вытеснят все ранее существующие. Тем более для осуществления такого платежа время суток не имеет значения, равно как и местонахождения клиента.

Расчеты с поставщиками за товары, услуги в МУСП «Россия» ведутся, как правило, по безналичной форме расчета путем перечисления финансовых средств со счета плательщика на счет получателя. Расчеты между предприятиями осуществляется на следующих условиях:

- оплата осуществляется только после отгрузки товаров;

- предоплата;

- платежи производятся при условии согласия плательщика или по его поручению;

- платежи за счет кредитов банков.

Учет векселей, применяемых при расчетах между предприятиями за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги, производится в соответствии с письмами Минфина РФ от 31.10.94г. №142 и от 16.07.96г. № 62.

Заключение договора предполагает выполнение сторонами определенных обязательств, со стороны продавца – обязанность поставить качественный товар (работы, услуги), в обусловленный договором срок, а покупателем – принять и оплатить этот товар (работы, услуги) и оплатить его в срок.