Этапы процедуры, выполняемые в каждом отчетном периоде
Информационную основу начального баланса на новый отчетный период составляют данные заключительного баланса на конец предшествующего периода, а для вновь созданных организаций начальный баланс совпадает со вступительным.
Изменения в составе средств (активов) и источников (пассивов) вызываются непрерывно протекающими хозяйственными процессами, которые состоят из серии фактов хозяйственной жизни. Каждый факт должен быть отражен одновременно на двух статьях баланса: или увеличивая одну и уменьшая другую статью (пермутация), или же одновременно увеличивая (уменьшая) обе (модификация).
На основании показателей баланса на начало отчетного периода открываются счета с явно выраженным сальдо(остатком). Схематически счет представляет собой таблицу, левая сторона которой называется дебетом, а правая кредитом(рис. 1).
Счета, предназначенные для отражения имущества организации по видам, называются активными (открываются на основании статей актива баланса), а счета, на которых отражаются источники образования имущества, называются пассивными (открываются на основании статей пассива баланса)
Кроме того существуют активно-пассивные счета (расчеты с разными дебиторами и кредиторами, расчеты с подотчетными лицами и др.), которые представляют собой соединение активных и пассивных счетов в одном счете.
В бухгалтерском учете следует помнить правило, в соответствии с которым:
1) в активных счетах:
"дебет" показывает поступление, приход, увеличение имущества организации, вложений, дебиторской задолженности;
по "кредиту" отражается выбытие, уменьшение, расход имущества организации, вложений, погашение дебиторской задолженности.
В активных счетах конечное сальдо (остаток) (Ск) определяется суммированием начального сальдо (Сн) с дебетовым оборотом (ОДт) и вычитанием кредитового оборота (ОКт). По активному счету начальное сальдо, поступления и конечное сальдо отражаются только по дебету.
Строение активного счета представлено на рисунке 1.
АКТИВНЫЙ СЧЕТ
| Дебет | Кредит |
| Сальдо начальное (Сн) - наличие имущества на начало отчетного периода | |
| Увеличение объекта учета ( + ) | Уменьшение объекта учета ( - ) |
| Оборот по дебету (ОДт) | Оборотпо кредиту (ОКт) |
| Сальдо конечное (Ск) - наличие имущества на конец отчетного периода |
Ск Дт = Сн Дт + ОДт - О Кт
Рисунок 1 – Строение активного счета
2) в пассивных счетах:
"дебет" показывает выбытие капитала, уменьшение (погашение) кредиторской задолженности организации, расходование фондов и прибыли;
по "кредиту" отражается поступление, приход, увеличение кредитов, капитала, прибыли, обязательств организации.
В пассивных счетах конечное сальдо (Ск) определяется суммированием начального кредитового сальдо (Сн) с кредитовым оборотом (ОКт) и вычитанием дебетового оборота (ОДт). В пассивных счетах начальное сальдо, поступления и конечное сальдо показываются по кредиту.
Строение пассивного счета представлено на рисунке 2.
ПАССИВНЫЙ СЧЕТ
| Дебет | Кредит |
| Сальдо начальное (Сн) – остаток источников на начало отчетного периода | |
| Уменьшение объекта учета ( - ) | Увеличение объекта учета ( + ) |
| Оборот по дебету (ОДт) | Оборот по кредиту (ОКт) |
| Сальдо конечное (Ск) - – остаток источников на конец отчетного периода |
Ск Кт = Сн Кт + О Кт - О Дт
Рисунок 2 – Строение пассивного счета
3) активно-пассивных счета имеют признаки и активных, и пассивных счетов. К ним относятся счета по учету расчетов организации (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.) и счета финансовых результатов (84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 99 «Прибыли и убытки»).
Сальдо на счетах по учету расчетов может быть одностороннее - по дебету или по кредиту, и развернутое, т.е. одновременно по дебету и кредиту. Дебетовое сальдо показывает остаток долгов других организаций и лиц данной организации, а кредитовое – остаток долгов данной организации другим организациям и лицам. В балансе дебетовый остаток показывается в активе баланса, а кредитовый – в пассиве.
Записи по «дебету» на счетах по учету расчетов означают увеличение дебиторской задолженности или же уменьшение кредиторской задолженности.
Записи по «кредиту» показывают увеличение кредиторской задолженности или же уменьшение дебиторской задолженности.
Сальдо на счетах по учету финансовых результатов бывает только одностороннее, дебетовое показывает убытки организации, кредитовое – прибыль. Записи по «дебету» означают полученные убытки, а по «кредиту» – полученную прибыль.
Строение активно-пассивного счета представлено на рисунке 3.
АКТИВНО-ПАССИВНЫЙ СЧЕТ
| Дебет | Кредит |
| Сальдоначальное (Сн) – остаток задолженности других организаций и лиц данной организации | Сальдоначальное (Сн) – остаток задолженности данной организации другим организациям и лицам |
| Увеличение дебиторской задолженности ( + ) | Увеличение кредиторской задолженности ( + ) |
| Уменьшение кредиторской задолженности ( - ) | Уменьшение дебиторской задолженности ( - ) |
| Оборот по дебету (ОДт) | Оборот по кредиту (ОКт) |
| Сальдоконечное (Ск) | Сальдоконечное (Ск) |
Рисунок 3 – Строение активно-пассивного счета
Стоит отметить, что определяющее значение для практики учета имеет уяснение содержания сальдо по бухгалтерским счетам. В активных счетах сальдо может быть только дебетовое, и оно не должно быть меньше нуля, так как имущество не может выбывать в большем размере, чем оно имеется. В пассивных счетах сальдо может быть только кредитовое, поскольку уменьшение источника имущества ограничено размерами этого источника. В активно-пассивных счетах оно может быть хоть по дебету, хоть по кредиту и одновременно по дебету и кредиту.
Между бухгалтерскими счетами и бухгалтерским балансом существует тесная взаимосвязь:
1) каждой статье баланса соответствует счет, кроме случаев, когда отдельные статьи отражают данные нескольких счетов (например, статья «Запасы» формируется на основе остатков по счетам «Материалы», «Заготовление и приобретение материальных ценностей», «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и т. д.») или когда в балансе счета представлены несколькими статьями (например, данные счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» представлены в балансе в статьях - «Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»);
2) счета подразделяются на активные и пассивные аналогично статьям баланса;
3) суммы остатков по всем активным счетам за отчетный период равны итогу актива, по всем пассивным счетам – итогу пассива;
4) баланс составляется на основании данных счетов бухгалтерского учета, а счета открываются в новом отчетном периоде на основании данных бухгалтерского баланса на предыдущую отчетную дату.
Показатели статей баланса, расположенные в левой его стороне (активы), переносятся в показатели «начальное сальдо» на левую сторону (в дебет) счетов активов, а показатели отраженные на правой стороне баланса (пассивы), переносятся в показатели «начальное сальдо» на правую сторону (в кредит) счетов капитала и обязательств.
Важной частью процедуры учета межотчетного периода является анализ содержания фактов хозяйственной жизни с целью определения, какие счета будут дебетоваться, какие кредитоваться, и на какие суммы, чтобы отразить факты хозяйственной жизни в учетных регистрах. Именно здесь необходимы знания концепций бухгалтерского учета.
На этом этапе, наделенные соответствующими полномочиями специалисты-бухгалтеры осуществляют основные профессиональные действия, идентификацию фактов хозяйственной жизни по времени; оценку по стоимости; составление корреспонденции счетов, согласно плану счетов, выбранного для данной организации.
В основе составления корреспонденции счетов лежит двойная запись фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета. Факты хозяйственной жизни могут вызывать изменения либо в составе активов, либо в составе пассивов, либо в тех и других в сторону увеличения или уменьшения. Во всех случаях изменения происходят как минимум в двух объектах бухгалтерского учета, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи. Это значит, что каждый факт записывается на двух взаимосвязанных счетах и таким образом устанавливается взаимосвязь между объектами бухгалтерского учета.
Каждый факт хозяйственной жизни отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебете одного и кредите другого счета в одинаковой сумме. Такой способ отражения фактов хозяйственной жизни на счетах называется двойной записью.
Пример: с расчетного счета произведена оплата налогов в бюджет в сумме 3 000 ден. ед.
В данном хозяйственном факте участвуют два счета:
- 51 «Расчетные счета», он является активным, и на нем происходит уменьшение, которое необходимо отразить в кредите счета;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам», этот счет пассивный, и на нем отражается погашение задолженности перед бюджетом по налогам и сборам, т. е. тоже уменьшение, которое отражается в дебете счета.
На счетах это будет выглядеть следующим образом.
| 51 «Расчетные счета» Активный счет Дт Кт | 68 «Расчеты по налогам и сборам» Пассивный счет | |||
| Дт Кт | ||||
| 3 000 | 3 000 | |||
Двойная запись имеет большое контрольное значение, которое заключается в том, что при обобщении учетных данных итоги записей по дебету всех счетов должны равняться итогу записей по кредиту всех счетов. Такое обобщение осуществляется с помощью оборотных или шахматных ведомостей. Если такого равенства нет, значит, в учете допущены ошибки, которые должны быть обнаружены и устранены.
Взаимосвязь между дебетом одного счета и кредитом другого, возникающая в результате двойной записи на них фактов хозяйственной жизни, называется корреспонденцией счетов. Счета, между которыми возникает такая связь, называются корреспондирующими.
Обозначение корреспонденции счетов, то есть наименование дебетуемых и кредитуемых счетов с указанием суммы по данному факту, называется бухгалтерской записью (проводкой, счетной формулой).
Бухгалтерские записи по количеству затрагиваемых ими счетов делятся на простые и сложные.
Простые записи – записи, в которых корреспондируют только два счета: один по дебету другой по кредиту на одинаковую сумму.
Например, с расчетного счета получены деньги в кассу в сумме 5 000 ден. ед. На эту сумму составляется простая бухгалтерская запись:
Дт счета 50 «Касса»
Кт счета «Расчетные счета» - 5 000 ден. ед.
Сложные записи – записи, в которых несколько счетов по дебету корреспондирует с одним счетом по кредиту, т. е. на общую сумму по дебету этих счетов кредитуется один счет, или наоборот. Каждую сложную запись можно разложить на несколько простых.
Например, с расчетного счета перечислены деньги:
- поставщикам – 300 ден. ед;
- в бюджет налоги – 250 ден. ед.
На этот факт составляется следующая бухгалтерская запись:
Дт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 300 ден. ед.
Дт счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - 250 ден. ед.
Кт счета 51 «Расчетные счета» - 550 ден. ед.
Полученную сложную запись можно разложить на простые:
1) Дт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кт счета 51 «Расчетные счета» - 300 ден. ед.
2) Дт счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Кт счета 51 «Расчетные счета» - 250 ден. ед.
Следует еще раз напомнить, что существует неразрывная связь между бухгалтерским балансом и записями на счетах бухгалтерского учета:
- с одной стороны, статьи баланса заполняются на основании остатков на отчетную дату на соответствующих бухгалтерских счетах;
- с другой стороны, запись на счетах по любому факту хозяйственной жизни зависит, прежде всего, от того, какой тип изменений в балансе происходит под влиянием данного факта.
Достоверность учетной информации, которая используется для управления деятельностью хозяйствующего субъекта, зависит от правильного составления бухгалтерских записей. Для того чтобы правильно выполнить записи на счетах по конкретному факту хозяйственной жизни (то есть определить корреспонденцию счетов), необходимо логически последовательно действовать по следующему алгоритму:
1) факт хозяйственной жизни вызвал изменения в двух счетах, поэтому необходимо определить, какие счета по наименованию и содержанию участвуют в данном факте хозяйственной жизни;
2) факт хозяйственной жизни вызвал один из четырех типов изменений в балансе, требуется определить какой. Это позволит в дальнейшем установить, какие счета (по отношению к балансу) участвуют в операции;
3) далее необходимо определить, какой счет по отношению к балансу (активный, пассивный или активно-пассивный);
4) установить по каждому счету: по какой стороне счета (по дебету или по кредиту) следует отразить сумму операции. Составить бухгалтерскую запись.
Например, при начислении 30 000 ден. ед. заработной платы рабочим основного производства происходит:
- во-первых, возрастание затрат в основном производстве (счет 20 «Основное производство» - активный) (впоследствии они списываются на себестоимость производимой в основном производстве продукции);
- во-вторых, само начисление заработной платы предполагает образование задолженности перед персоналом организации по оплате труда (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - пассивный).
Таким образом, данный факт вызывает изменения в активе и пассиве в сторону увеличения. Поэтому на бухгалтерских счетах будет выполнена запись в дебет счета 20 «Основное производство» и кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Бухгалтерская запись: Дт 20 Кт 70 - 30 000 ден. ед.
Следующий этап процедуры – механический, - это перенос в журнал регистрации фактов хозяйственной жизни записей из первичных документов, служащих оправдательной основой для регистрации данных бухгалтерского учета. Все факты хозяйственной жизни регистрируются в журнале по мере их возникновения в хронологическом порядке,то есть по порядку их совершения (таблица 1).
Таблица 1- Журнал регистрации фактов хозяйственной жизни
| № п/п | Содержание фактов хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | Сумма, ден.ед. | |
| Дебет | Кредит | |||
| … | ||||
| Итого оборот за период |
Кроме содержания фактов хозяйственной жизни в Журнале отражается, корреспонденция счетов и сумма по конкретному факту хозяйственной жизни, т. е бухгалтерская запись (бухгалтерская проводка или счетная формула).
В конце отчетного периода по всем записям, зарегистрированным в журнале, подсчитывается итоговый оборот, который имеет важное контрольное значение при коллации (тождественности) результатов обработки бухгалтерских данных за отчетный период.
Далее возникает новый этап - отражение бухгалтерских записей в Главной книге. Главная книга – совокупность бухгалтерских счетов, открываемых хозяйствующим субъектом в течение отчетного периода, основная часть бухгалтерской информационной системы, в которой отражаются все объекты бухгалтерского наблюдения как обеспечивающие производственно-хозяйственную и финансовую деятельность (активы, капитал и обязательства), так и объекты, ее составляющие (хозяйственные и финансовые процессы и их результаты), а также последствия свершившихся фактов хозяйственной жизни.
Главная книга как этап процедуры бухгалтерского учета тоже относится к механическим этапам – это перенос хозяйственных фактов из журнала регистрации фактов хозяйственной жизни на счета Главной книги. Структура счетов Главной книги зависит от формы бухгалтерского учета (журнально-ордерной или мемориально-ордерной). Цель данного этапа – систематизировать бухгалтерские записи (отразить в системе), ранее зарегистрированные в хронологическом порядке. Отраженные в системе бухгалтерских счетов записи называются систематическими записями. Пример счетов Главной книги (для учебных целей) приведен на рис.1,2,3.
Зарегистрированные в хронологической записи хозяйственные факты на счетах отражаются дважды (по дебету одного и кредиту другого счета) в одинаковой сумме. Если запись сложная, то общая сумма заносится на один дебетуемый счет и несколько раз частные суммы разносятся по кредитуемым счетам или наоборот: общая сумма на кредитуемый счет и несколько частных на дебетуемые счета. При этом суммы оборотов по всем дебетуемым и всем кредитуемым счетам обязательно равны.
В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги подсчитываются обороты (сумма всех показателей по дебетовой и кредитовой стороне) и выводится конечное сальдо. Безсальдовые счета (25 «Общепроизводственные расходы», 26 ««Общехозяйственные расходы», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и др.) тоже закрываются, их обороты по дебету и кредиту обязательно равны, сальдо отсутствует.
Поскольку каждый факт хозяйственной жизни непременно фиксируется по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковой сумме (двойная запись), в Главной книге постоянно поддерживается равенство между записями по дебету и кредиту счетов, следовательно, после регистрации любого факта хозяйственной жизни может быть составлен баланс. Но обычно по окончании отчетного периода данные Главной книги обобщаются в оборотной ведомости.
Оборотная ведомость впервые применена в новоитальянской форме счетоводства (Ф. Гаратти, 1688г.). Оборотная ведомость представляет собой форму динамического баланса, предусматривающего шесть граф. Динамический баланс отличается от статического тем, что статический баланссодержит только один элемент динамики – статичные показатели периода, позволяющие анализировать изменения за период, а динамический баланс, помимо названных показателей, включает обороты (интервальные показатели) за тот же период, и кроме постоянных счетов, в него входят и транзитные счета, представленные оборотами (таблица 2).
Таблица 2 - Оборотная ведомость по синтетическим счетам
| Номер счета | Остаток на начало месяца | Оборот за месяц | Остаток на конец месяца | |||
| дебет | кредит | дебет | кредит | дебет | кредит | |
| 500 000 | - | - | 500 000 | |||
| 35 000 | 22 000 | 52 900 | 4 100 | |||
| 935 000 | 933 000 | 2 500 | ||||
| … | … | … | … | … | … | … |
| 370 000 | - | - | 370 000 | |||
| … | … | … | … | … | … | … |
| Итого | 600 000 | 600 000 | 5 250 000 | 5 250 000 | 640 000 | 640 000 |
Попарно графы (таблица 2) отражают сальдо по дебету и кредиту на начало (графы 2,3) и конец (графы 6,7) отчетного периода, а также обороты по дебету и кредиту счетов за отчетный период (графы 4,5). Попарное равенство итогов по графам позволяет выделить контрольные моменты:
- первый: равенство итогов остатков на начало отчетного периода (графы 2,3) между собой, а также их коллация (тождественность) валюте баланса на конец предшествующего отчетного периода свидетельствуют о том, что показатели предшествующего отчетного периода перенесены в систему текущего отчетного периода достоверно, без искажений;
- второй: равенство итогов оборотов за отчетный период (графы 4,5) подтверждает правильность применения метода двойной записи – равновеликие суммы разнесены в дебет и кредит счетов;
- третий: итоги оборотов за отчетный период (графы 4,5) не только равны между собой, но и равны итогу по графе «Сумма общая» журнала регистрации фактов хозяйственной жизни. Тождественность итоговых показателей хронологических и систематических записей подтверждает, что все показатели, зарегистрированные в журнале, правильно (по сумме) разнесены на счета, не искажены, не пропущены, не повторены несколько раз;
- четвертый: равенство итогов остатков на конец отчетного периода (графы 6,7) характеризует безошибочность проведения расчетов по фактам хозяйственной жизни, отраженным в журнале регистрации фактов хозяйственной жизни.
Применение для контрольных целей оборотной ведомости позволяет в полной мере реализовать правило А. Мендоса, обоснованное им еще в 1803г.: итог оборотов по журналу должен быть равен итогу дебетовых и кредитовых оборотов по Главной книге.
Кроме теоретически обоснованных методов контроля показателей по оборотной ведомости следует выделить и один практический. На дату составления бухгалтерской отчетности бухгалтерия экономического субъекта располагает подтвержденными данными об остатках на денежных и отдельных фондовых счетах, например, 50 «Касса» (по кассовой книге), 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 90 «Краткосрочные кредиты банка» и т.п. (по контокоррентным выпискам банка). Приведенные счета участвуют в основной массе бухгалтерских записей и их проверяемость и подтверждаемость имеет существенное контрольное значение.
Следует заметить, что реализация на практике контрольных функций ведомости позволяет выявить и устранить ошибки, возникающие на этапах разноски по счетам Главной книги и при выведении показателей конечного сальдо, однако логические ошибки, допущенные при классификации фактов хозяйственной жизни в номенклатуре «План счетов», на этом этапе не вскрываются. Они «всплывают на поверхность» при сопоставлении данных синтетического и аналитического учета.
В целях руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета различной степени детализации. Поэтому для получения различных по степени детализации данных в бухгалтерском учете используются две группы счетов: синтетические и аналитические.
Синтетические счета служат для укрупненной группировки и учета однородных объектов, а аналитические счета - для подробной их характеристики. Отражение имущества организации и хозяйственных процессов на синтетических счетах называется синтетическим учетом, а на аналитических счетах - аналитическим учетом.
Синтетический учет ведется в денежном выражении. В аналитическом учете используются три группы измерителей. В аналитических счетах, отражающих движение материальных ценностей, учет ведется в денежном и натуральных измерителях, т.е. в количественно-суммовом выражении. Порядок отражения фактов хозяйственной жизни на синтетических и аналитических счетах рассмотрен на следующем примере.
На начало месяца на синтетическом счете «Материалы» учитывались:
- алебастр – 10 т по 8 ден. ед. за 1 т на сумму 80 ден. ед.;
- цемент – 5 т по 12 ден. ед. за 1т на сумму 60 ден. ед.;
Итого остаток материалов на начало месяца 140 ден. ед.
Первый ФХЖ. Получено материалов от поставщиков:
- алебастр – 15 т по 8 ден. ед. за 1 т на сумму 120 ден. ед.;
- цемент – 2 т по 12 ден. ед. за 1 т на сумму 24 ден. ед.;
Итого поступили материалы на сумму 144 ден. ед.
Второй ФХЖ.Отпущено в производство:
- алебастр – 7 т по 8 ден. ед. за 1 т на сумму 56 ден. ед.;
- цемент – 2 т по 12 ден. ед. за 1 т на сумму 24 ден. ед.;
Всего отпущено материалов на сумму 80 ден. ед.
Отражение фактов хозяйственной жизни на синтетическом счете 10 – «Материалы»
Дебет 10 «Материалы» Кредит
| Сн | 140 | ||
| ОДт | 144 | ОКт | 80 |
| Ск | 204 |
Отражение фактов хозяйственной жизни на счетах аналитического учета, открытых к счету 10 «Материалы»
Дебет Алебастр Кредит
| номер ФХЖ | количество, т | сумма, ден. ед. | номер ФХЖ | количество, т | сумма, ден. ед. |
| Сн | 10 | 80 | |||
| ОДт | 15 | 120 | ОКт | 7 | 56 |
| Ск | 18 | 144 |
Дебет Цемент Кредит
| номер ФХЖ | количество, т | сумма, ден. ед. | номер ФХЖ | количество, т | сумма, ден. ед. |
| Сн | 5 | 60 | |||
| ОДт | 2 | 24 | ОКт | 2 | 24 |
| Ск | 5 | 60 |
Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:
1) аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;
2) факт хозяйственной жизни, записанный по синтетическому счету, должен быть обязательно отражен и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету;
3) на синтетическом счете факт хозяйственной жизни записывается общей суммой, а на его аналитических счетах – частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;
4) запись в аналитическом счете производится на ту же сторону, что и в синтетический счет, т.е. их строение одинаково.
Такая взаимосвязь счетов обеспечивает выполнение следующих равенств: начальный и конечный остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков и оборотов его аналитических счетов, открытых в его развитие.
При подведении итога за отчетный период данные синтетического и аналитических счетов должны сверяться и совпадать, что свидетельствует о правильности ведения учета. Для каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом, составляются оборотные ведомости. Формы оборотных ведомостей будут рассмотрены ниже.
Промежуточное место между синтетическими и аналитическими счетами занимают субсчета. Субсчет– способ группировки однородных по своему содержанию показателей аналитических счетов, входящих в данный синтетический счет. Например, счет 10 «Материалы» имеет 11 субсчетов. Данные по субсчету 3 «Топливо» будут сформированы на основе данных аналитических счетов, ведущихся по видам топлива: «Дизтопливо», «Бензин АИ-92» и пр. Субсчета дают возможность получения дополнительных показателей, необходимых для хозяйственного руководства и составления отчетности.
Синтетические счета называют счетами первого порядка, субсчета – счетами второго порядка, а аналитические счета – счетами третьего порядка.
На следующем этапе учетной процедуры на основе оборотной ведомости путем переноса сальдо счетов Главной книги составляется заключительный баланс. Дебетовые сальдо на постоянных счетах записываются в актив баланса, а кредитовые – в пассив (в статьи капитала и обязательств).
Следовательно, на данном этапе бухгалтер выводит статьи, оцененные в балансе по остаточной стоимости (например из сальдо по сч. 01 «Основные средства» вычитается сальдо по сч. 02 «Амортизация основных средств» и т.д.), а также комплексные (агрегированные) статьи, рассчитанные суммированием показателей конечного сальдо по нескольким бухгалтерским счетам (например, статья «Денежные средства и их эквиваленты» определяется путем суммирования сальдо по счетам: 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»; 52 «Валютные счета»; 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Депозитные вклады»; 57 «Переводы в пути»).
В балансе показатели основных и регулирующих счетов показывают одной строкой суммарно, то есть составляется баланс–нетто.
Далее определяются итоговые показатели по разделам баланса и суммируется валюта баланса, которую необходимо сверить с аналогичным показателем в оборотной ведомости.
Таким образом, учетный цикл экономического субъекта предполагает следующие этапы процедуры:
- анализ содержания фактов хозяйственной жизни по оправдательной документации, их стоимостная оценка, идентификация по времени и классификация в номенклатуре Плана счетов;
- регистрация в журнале хронологической записи;
- разноска бухгалтерских записей из журнала на счета Главной книги;
- оборотная ведомость;
- заключительный баланс.