Понятие документооборота и основные его этапы

Документооборот – это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название может быть разным – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами, но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем).

Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документообороты (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства).

Документооборот – это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений.

Принципы документооборота:

- четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

- однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

- оперативность обработки документов;

- согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

1) входящие (поступающие) документы;

2) исходящие (отправляемые) документы;

3) внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления предприятия, подразделяются на следующие основные группы:

1) организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, положения о структурных подразделениях), место хранения – бухгалтерия;

2) распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения), место хранения – отдел документационного обеспечения;

3) документы по личному составу (приказы по личному составу, в том числе студентов), место хранения – отдел документационного обеспечения;

4) трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, трудовые книжки), место хранения – отдел кадров;

5) финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, лицевые счета по зарплате и др.), место хранения – управление бухгалтерского учета и финансового контроля;

6) нормативные документы от вышестоящих организаций (лицензии на ведение деятельности, сертификаты об оказании услуг), место хранения – бухгалтерия;

7) нормативные документы, поступающие из Министерств и ведомств, место хранения – отдел документационного обеспечения.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за исполнением документа.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210x297мм) и А5 (148x210мм). Допускается использование бланков формата АЗ (420x297мм) и А6 (105x148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

10 — нижнее.

Написание документа производится шариковой ручкой или средствами механизации. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим.

Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами.

Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекают общие правила составления документов:

1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) шариковой ручкой, либо на персональном компьютере;

2) Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3) Точно и ясно излагать содержание документа;

4) Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5) Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6) Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7) Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением основного документа.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов – платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки. Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например, «исправлено 127», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба России (Росархив), которая совместно с Госналогслужбой России 27.06.1996 утвердила Решение «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета». Срок хранения всех бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.