Организационные основы бухгалтерского учета и анализа работы автотранспортного цеха на РУП «СПО Химволокно»

Управление бухгалтерским учетом работой автотранспортного цеха осуществляет центральная бухгалтерия предприятия. Это объясняется ее задачами.

Основными задачами центральной бухгалтерии являются:

· формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечение ее финансовой устойчивости.

Для выполнения указанных задач бухгалтерия имеет в своем составе необходимые структурные подразделения и штат работников, соответствующих объему и видам деятельности РУП «СПО «Химволокно» численности работающих в предприятии, а также количеству и сложности обрабатываемой учетной информации.

Подразделения передают центральной бухгалтерии в сроки, установленные графиком документооборота, всю первичную документацию, необходимую для осуществления сводного бухгалтерского учета. К одним из таких подразделений как раз и относится автотранспортный цех РУП «СПО «Химволокно».

Успешная работа бухгалтера автотранспортного подразделения во многом зависит от правильной расстановки и целесообразного использования каждого сотрудника с учетом его теоретической подготовки, опыта практической работы и других индивидуальных особенностей (аккуратности, усидчивости, принципиальности при решении отдельных вопросов и т.д.).

Объем служебных обязанностей, права и ответственность каждого исполнителя определены в должностных инструкциях, которые разработаны с учетом задач, стоящих перед бухгалтерией в целом и перед каждым ее подразделением.

Согласно данным приложения Б состав работников автотранспортного цеха предприятия достаточно большой - 97 человек.

Приведем должностные инструкции некоторых работников управления автотранспортного цеха и работника сектора по учёту материальных ценностей (бухгалтера) предприятия осуществляющего обработку первичных документов автотранспортного цеха.

Начальник участка эксплуатации обеспечивает содержание автотранспортных средств в надлежащем состоянии, осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи на линии. Кроме того, осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава, а также принимает меры по подбору и расстановке кадров и их целесообразному использованию.

Бухгалтер ведет бухгалтерский учет затрат по автотранспортному подразделению. Это требует от него знаний методологии бухгалтерского учета и системы записей по учитываемым операциям, умения пользоваться планом счетов, выписывать, проверять, таксировать и обрабатывать первичные учетные документы. Он несет ответственность за выполнение графика документооборота и соблюдения установленных сроков прохождения и обработки документов по автотранспортному цеху. От бухгалтера требуется умение составлять вспомогательные ведомости и другие учетные регистры на основании обработанных первичных документов, вести аналитический учет и сверять его данные с синтетическим учетом.

Бухгалтер участвует в контрольно-проверочных мероприятиях (инвентаризации, переоценках, сверках взаимных расчетов), в оформлении соответствующих документов (актов, описей, протоколов, писем и т.д.); анализирует обрабатываемую учетную документацию с точки зрения законности совершенных операций, правильности оформления самого документа и соответствия его утвержденным сметам, штатам, нормативам, тарифам, расценкам и другим плановым данным.

Для выполнения всех перечисленных требований бухгалтером изучены законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и отчетности в автотранспортном подразделении, а также формы и методы бухгалтерского учета на предприятии, план и корреспонденцию счетов, организацию документооборота в автотранспортных предприятиях, методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Учитывая относительно большую численность автомобилей в РУП «СПО «Химволокно» в штате автотранспортного предприятия присутствуют штатные единицы: техника по учёту и диспетчера. Диспетчер выписывает водителям путевые листы и осуществляет контроль за их своевременной сдачей. Дальнейшая работа с этими документами прямо связана с обязанностями по выполнению учетных функций техника по учёту.

Поступление горюче-смазочных материалов и порядок расчётов за него зависят от целого ряда факторов и могут осуществляться следующим образом (рис. 3.1):

- приобретение топлива в резервуарные ёмкости предприятия с последующей заправкой эксплуатируемого автотранспорта;

заправка автомобилей через автозаправки сторонних субъектов хозяйствования, причём отпуск горюче-смазочных материалов последними осуществляется по кредитным картам;

- приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчёт при нахождении водителей в командировках на территории Республики Беларусь и за её пределами.

Приобретение горюче-смазочных материалов

Рисунок 3.1 – Способы приобретения горюче-смазочных материалов

Каждый из указанных вариантов имеет преимущества и недостатки. Основные из них приведены в таблице 1.

Таблица 1 – Преимущества и недостатки порядков приобретения ГСМ

Порядок приобретения	Достоинства	Недостатки
1	2	3
Приобретение в ёмкости пред­приятия	Гарантированная заправка собст­венного транспорта	Дополнительные расходы, свя­занные с хранением и отпуском горюче-смазочных материалов. Как правило, возможно только на территории предприятия, где име­ется склад. Отвлечение оборотных средств при значительных запасах го­рюче-смазочных материалов
По кредитным картам	Гарантированное получение го­рюче-смазочных материалов на АЗС конкретного поставщика	Как правило, возможно только на территории Республики Беларусь, где имеется АЗС поставщика. В определённые периоды (убо­рочная, посевная) заправка в пре­делах установленного лимита в литрах. Не всегда оптимальные цены на ГСМ.
За наличный расчёт	Возможность оперативно при­обре­сти необходимое количе­ство ГСМ в командировке на ближайшей АЗС.Право выбора оптимальной цены с учётом колебания у раз­личных по­ставщиков	При покупке на территории Рес­публики Беларусь действует по расчёту наличными средствами между субъектами хозяйствова­ния. За пределами Республики Бела­русь требуется СКВ или валюта страны командирования

3.2. Документальное оформление и учет поступления и отпуска горюче-смазочных материалов и запасных частей на РУП «СПО «Химволокно», организация их складского учета

Горюче-смазочные материалы поступают в РУП «СПО «Химволокно» от поставщиков по договорам купли-продажи, поставки, иным договорам в соответствии с действующим законодательством. Перевозка горюче-смазочных материалов автотранспортом оформляется товарно-транспортной накладной специализированной формы ТТН-1 (нефть) (приложение Г).При поступлении на АЗС предприятия горюче-смазочных материалов работники, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, проверяют соответствие поступивших горюче-смазочных материалов по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя. Обеспечивают полный слив горюче-смазочных материалов, а по окончании слива осматривают транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива.Оприходование горюче-смазочных материалов производится бухгалтерией на основании сопроводительных документов поставщиков с оформлением приходного ордера (приложение Д).

В таблице 2 приведены корреспонденции счетов по учету поступления горюче-смазочных материалов в резервуары РУП «СПО «Химволокно».

Таблица 2 - Корреспонденция счетов по учету поступления ГСМ на

РУП «СПО «Химволокно»

№ п/п	Содержание операции	Корреспондирующие счета	Сумма, тыс. руб.
дебет	кредит
	Поступил на склад бензин А-92	10.30	60.00	12 156
	НДС по поступившему бензину	18.31	60.00	2 188
	Оплата с расчётного счёта за бензин А-92	60.00	51.00	14 274
	Принят к вычету НДС по оплаченному бензину А-92		18.31	2 188

Хранение горюче-смазочных материалов предприятия осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах (АЗС автотранспортного цеха). В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару горюче-смазочные материалы отпускаются только через топливо- или маслораздаточные агрегаты.Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов по форме согласно приложению Е, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.Учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета типовой формы М-17 раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов (приложение Ж).На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после записи последней операции дня.Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на АЗС, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (цехах, производственных участках, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами.Данные раздаточных ведомостей (заборных карт) (приложение И) об отпуске горюче-смазочных материалов отражаться в карточках складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Помимо того, что РУП «СПО «Химволокно» имеет собственную заправочную станцию, дополнительно заключен договор № 4102014 от 01.04.2005г. с Гомельским филиалом РУП «Белорустнефть» на приобретение горюче-смазочных материалов с использованием электронных карт. Большинству водителям автотранспортного цеха выдана электронная карта, по которой в соответствии с заключенным договором, автозаправочная организация в счет ранее перечисленных денежных средств обеспечивает отпуск горюче-смазочных материалов.

По окончании месяца автозаправочная организация представляет потребителю горюче-смазочных материалов отчет по специализированной форме НТУ-АЗС о количестве и стоимости отпущенных нефтепродуктов и оказании услуг, в котором указываются количество и стоимость отпущенных в течении месяца горюче-смазочных материалов в разрезе номеров электронных карт, а также остатков денежных средств на начало и конец месяца (приложение К).

В таблице 3 приведены корреспонденции счетов по учету поступления горюче-смазочных материалов по электронным картам на РУП «СПО «Химволокно».

Таблица 3 - Корреспонденция счетов по учету поступления ГСМ на