Базы данных. Регистрация информации.

12.4.1. В большинстве случаев для решения конкретной информационной задачи требуется значительный объем информации. Процесс получения (сбора) такого объема информации сопряжен со значительным объемом трудозатрат, с затратами большого количества времени.

Поэтому, исходную информацию, необходимую для решения информационной задачи, собирают и накапливают заранее. Накопление информации происходит в базах данных.

12.4.2. База данных – это некоторая совокупность накопленной информации.

12.4.3. Как правило, база данных представляет собой совокупность связанных между собой регистров учета информации (информационных регистров).

Информационный регистр – объект для регистрации и хранения информации определенного вида, имеющий структуру, соответствующую структуре этого вида информации.

12.4.4. Информация появляется и накапливается в базе данных в результате процесса регистрации информации. Регистрация информации – это производящийся в базе данных процесс внесения, изменения, удаления информации.

Объем и содержание информации, составляющей базу данных в этот момент времени – это состояние базы данных в этот момент времени. Состояние базы данных с течением времени может меняться вследствие процесса регистрации информации.

12.5. Преобразование информации. Соотношение процессов регистрации, преобразования и представления информации.

12.5.1. Центральным звеном процесса решения информационной задачи является процесс преобразования информации.

Преобразование информации – это процесс формирования новой (искомой) информации на основании исходной информации и установленных правил преобразования.

Если процесс преобразования информации происходит с числовой или иной математической информацией, то по отношению к таким преобразованиям применяют термин «Расчет».

12.5.2. Итоговая (искомая) информация, полученная в результате преобразований (расчетов) может быть зафиксирована в следующих объектах:

А) Только в базе данных;

Б) Только в отчетах, формируемых для представления пользователям (понятия «пользователи» и «отчеты» описаны ниже);

В) Как в базе данных, так и в отчетах.

12.5.3. Допустим, последовательно и без перерыва происходят два процесса: во-первых – преобразования (расчета) информации, во-вторых – регистрации вновь полученной информации или ее отражения в отчете. В бухгалтерском учете в таком случае часто применяется термин «начисление». Начислить – это значит последовательно и без перерыва выполнить одно за другим следующие действия: преобразовать (рассчитать) информацию и либо зарегистрировать полученный результат, либо отразить его в отчете.

Пример. Начислить заработную плату – это значит на основании установленных правил и исходных данных рассчитать суммы заработной платы (то есть произвести преобразование информации), а затем зарегистрировать в базе данных полученный результат.

12.5.4. Частным случаем преобразования информации являются такие правила преобразования, при которых искомая (итоговая) информация равна исходной информации. Практически это означает, что информация данного вида, собранная и зарегистрированная в базе данных, переносится в отчет без всяких преобразований.

Например, ФИО лиц, получающих заработную плату, в платежной ведомости. Платежная ведомость – это отчет, который формируется на основании информации, содержащейся в базе данных. ФИО лиц, получающих заработную плату, переносятся из базы данных в этот отчет без всяких дополнительных преобразований.

Контроль точности.

В процессе получения, регистрации и преобразования информация в результате действия разных причин информация может теряться или искажаться. Поэтому, для качественного решения информационных задач большое значение имеют действия по контролю точности имеющейся (накопленной, преобразованной) информации.

Пользователи и отчеты.

Целью накопления, хранения и преобразования информации является не просто получение результата в виде искомой информации, но и создание возможности по дальнейшему использованию этой информации.

Лица, которые имеют право получать формируемую (искомую) информацию - это пользователи информации. Формируемая итоговая информация, которая в том или ином виде представлена пользователям – это отчеты.

Конечная цель решения информационной задачи состоит не в том, что бы сформировать (рассчитать) искомую информацию, а в том, что бы представить требуемую искомую информацию пользователям.