Образец листа Главной книги по счету «Товары»

Месяц	Обороты по дебету с кредита счетов	Обороты по кредиту	Остаток
Сальдо на 1 января 199
январь февраль март и т.д.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (комплексные) регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке).

7.5. Порядок и техника записей
в учетные регистры (см. п. 2 схемы 7)

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности.

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путем проставления в разметке номера учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда.

7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

· дата записи в учетный регистр;

· номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

· номера счетов и позиций аналитического учета;

· сумма.

Целесообразно применять в учетных записях выработанные практикой сокращения некоторых наименований: «сч.» — счет, «тр.» — требование, «а/о» — авансовый отчет, «к/о» — кассовый ордер и др.

Периодически, как правило, в конце месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц — сверка сводки счетных записей и получения соответствующих показателей, необходимых для составления отчетности.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета, которое относится ко всем регистрам. Подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов — проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки правильности счетных записей основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, широко применяется правило, что в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов производят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды. Например, получение денег с расчетного счета в кассу один раз отражают в ведомости по дебету счета «Касса» и во второй раз — в журнале ордере по кредиту счета «Расчетный счет».

Важное место в контроле за счетными записями имеет взаимосверка данных синтетического и аналитического учета, между которыми должно быть необходимое равенство.

После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей выполняется заключительная сводка учетных данных — перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации сводки учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения в деле контроля и оперативного руководства деятельностью предприятия.

7.6. Способы исправления ошибок
в учетных регистрах (см. п. 3 схемы 7)

Классификация ошибок.Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:

- по умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.;

- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники).

- по последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзитная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сумме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные искажают данные бухгалтерского учета;

- по значимости (значимые и незначимые). Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения;

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).

Варианты поиска ошибок.Различают следующие варианты поиска ошибок.

1. При выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итого будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно.

2. При несовпадении итогов в оборотах по журналу хронологической регистрации операций и оборотной ведомости, необходимо установить в двух или в трех итогах нарушается равенство. Если в двух. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающих третий, несовпадающий итог, имеет место ошибка. Между несовпадающими итогами надо найти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел.

3. Для выявления правильности разноски используется пунктирование, "открыживание" чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют или знак "крыжа" (W), или "птичку" (V), затем отыскивают эту же сумму в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом и так же проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй "крыж" (W), там же делают отметку на "птичке" (V).

Способы исправления ошибок.Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, зашрихтоватьили затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления.

Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».

· Корректурный способприменяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

· Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 тыс. руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000 руб.

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000 руб.

· Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются.

Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи: одна "красная" (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов.

При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель "красного сторно" – уничтожить (аннулировать) неправильную запись.

С расчетного счета оплачены и оприходованы на склад хозяйственные материалы (моющие средства) на сумму 6оо руб. Ошибочно запись занесена на счет "Товары".

1. При поступлении моющих средств составлена ошибочная проводка

Д-т 41

К-т 60 600

2. Аннулирование ошибочной записи способом «Красное сторно»

Д-т 41

К-т 60 600

3. Составление правильной записи

Д-т 10

К-т 60 600

Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).

Во всех случаях исправление ошибок должно быть оговорено и подтверждено подписью лица делающего исправление.

При исправлении ошибок способом дополнительной проводки и способом «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способ дополнительной проводки и красного сторно.

Царским «Наказом губернаторам и воеводам» от 12 сентября 1728 г. предписывалось аккуратное ведение учета и счетных книг:

Книги приходные и расходные иметь в чистоте и чтоб в них скребенья и переправок не было, а особливо приходу и расходу, окроме данных книг в особых тетрадях и на лоскутах не записывать, понеж от того всякие непорядки могут произойтить и приходчих и расходчик впасть в подозрение.

7.7. Понятие о формах бухгалтерского учета
(см. п. 4 схемы 7)

В процессе исторического развития бухгалтерского учета выработан ряд способов технического его осуществления. Для организации бухгалтерского учета использовались различные учетные регистры, устанавливались различные порядок, последовательность, способы записи в них и взаимосвязь между ними.

Определенный способ технического осуществления бухгалтерского учета получил название формы учета.

Форма бухгалтерского учета — совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Все применяемые в настоящее время формы бухгалтерского учета возникли из староитальянской или венецианской. Хотя они существенно отличаются от своей предшественницы, назначение их одинаково — регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков на счетах, составление заключительного баланса и других форм отчетности.

До начала ХХ столетия учетные регистры бухгалтерского учета велись в книгах, и в этом смысле все ранние формы бухгалтерского учета были книжными.

В постепенном дроблении учетных книг и записей в них формировались различные формы бухгалтерского учета. На рубеже ХХ столетия с целью облегчения разделения труда счетных работников стал бурно развиваться процесс замены учетных регистров в виде книг учетными регистрами, ведущимися на отдельных листах (карточках). Возник целый ряд карточных форм, при которых в одних случаях происходива простая замена книг карточками путем механического разделения книг на отдельные листы, в других случаях записи в карточки производились с применением копирования (копировально-карточные формы), в третьих случаях карточка использовалась для записи одной хозяйственной операции, а последующая систематическая раскладка карточек заменяла записи в учетные регистры (карточно-ордерные формы).

В настоящее время у нас распространены три формы бухгалтерского учета:

· мемориально-ордерная;

· журнально-ордерная;

· упрощенная форма учета (для малых предприятий).

Основными отличительными признаками, определяющими отдельные формы бухгалтерского учет, являются: внешний вид и строение учетных регистров, их количество, сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, техника учетной регистрации. Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Прогрессивной считается такая форма, которая обеспечивает своевременное и полное получение экономических показателей для управления деятельностью предприятия, повышает производительность труда счетных работников при обработке первичных данных, сокращает количество ошибок при регистрации и обобщении учетных данных. При этом должны обеспечиваться минимальные затраты труда и средств на ведение учета.

Выделим некоторые особенности в ведении форм бухгалтерского учета:

· Однородные хозяйственные операции, изложенные в документах, до записей их в синтетические счета подвергаются в течение определенного периода времени группировке, как путем применения накопительных документов, так и путем регистрации их в накопительных и группировочных ведомостях.

· Аналитический учет ведется с применением всех современных средств учетной регистрации.

· В связи с тем, что запись в синтетические счета производится, в основном не по каждому документу, а на основе предварительно обобщенных однородных документах, аналитический учет опережает синтетический.

· Техническое построение учетных регистров современных форм учета осуществляется таким образом, чтобы с наименьшими затратами труда и времени получать учетные показатели, необходимые для составления основных форм отчетности.

· Во всех формах учета предусматривается определенная система взаимоконтроля показателей синтетического и аналитического учета, позволяющая вскрывать ошибки в учетных записях.

· Все формы учета дают возможность широко использовать электронно-вычислительную технику.

7.8. Мемориально-ордерная форма учета
(см. п. 4.2 схемы 7)

Начиная с 30-х годов в практике работы предприятий получила широкое распространение мемориально-ордерная форма учета (см. рис. 7.1).

Рис. 7.1. Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета
запись, сверка записи

Сущность мемориально-ордерной формы учета заключается в том, что на основе первичных документов, отражающих хозяйственные операции, составляются мемориальные ордера — документы бухгалтерского оформления. Эти документы представляют собой указание, подписанное главным бухгалтером, о том, в какие синтетические и аналитические счета следует провести записи по хозяйственной операции, изложенной в документе, на основании которого составлен мемориальный ордер.

Мемориальный ордер может составляться как на основании одного документа, так и группы однородных документов (табл. 7.6).

Таблица 7.6