Распределение общехозяйственных расходов
| Виды продукции | Заработная плата рабочих | Норматив расходов | Общехозяйственные расходы |
| А | 1 200 | 15,7% | 188,4 |
| Б | 15,7% | 125,6 | |
| Итого | 2 000 | 100% |
Синтетические счета
| 1) 4000 | 7) 4832, 4 | 2) 200 | 7) 314 | |
| 2) 2000 | 3) 74 | |||
| 3) 740 | 4) 24 | |||
| 6) 314 | 5) 16 | |||
| Оборот 7054 | Оборот 4832, 4 | Оборот 314 | Оборот 314 | |
| Сальдо 2221,6 |
Аналитические счета
| Продукция А | Продукция Б | |||
| 1) 3000 | 7) 4832, 4 | 1) 1000 | ||
| 2) 1200 | 2) 800 | |||
| 3) 440 | 3) 296 | |||
| 6) 188,4 | 6) 125,6 | |||
| Оборот 7054 | Оборот 4832, 4 | Оборот 221,6 |
Различают нормативную, плановую (сметную) и фактическую (отчетную) калькуляцию.
Нормативная калькуляция рассчитывается на начало отчетного периода и представляет собой величину затрат, которую предприятие на момент составления калькуляции, исходя из существующей технологии, расходует на единицу выпускаемой продукции с учетом действующих норм в постатейном разрезе.
Плановая (сметная) калькуляция — себестоимость каждого изделия, вида или группы продукции, рассчитанная по отдельным калькуляционным статьям затрат, которые предприятие планирует к концу отчетного периода, предварительно реализовав в отчетном периоде заранее спланированные организационно-технические мероприятия. Считается, что величина плановой калькуляции продукции должна быть ниже нормативной.
Фактическая (отчетная) калькуляция — фактическая величина издержек на конкретный вид продукции в отчетном периоде. Она одновременно характеризует уровень отклонения себестоимости, установленной нормативной и плановой калькуляциями.
Все затраты, относящиеся к выпущенной продукции, подсчитываются и делятся на ее количество. Таким путем определяется себестоимость единицы конкретной продукции. В индивидуальных производствах все затраты на конкретный заказ, выполненный предприятием, представляют его фактическую себестоимость.
5.4. Тесты для самоконтроля
| ? |
№ 1
Способ выражения хозяйственных явлений при помощи денежного измерителя – это:
1. Калькуляция.
2. Оценка.
| ? |
№ 2
Принципы оценки хозяйственных средств:
1. Объективность.
2. Реальность.
3. Правильность.
| ? |
№ 3
Готовая продукция учитывается по:
1. Розничным ценам.
2. Оптовым ценам.
3. Фактической себестоимости.
| ? |
№ 4
К прямым относятся следующие расходы:
1. Заработная плата административно-управленческого аппарата.
2. Расход сырья.
3. Командировочные расходы.
| ? |
№ 5
К косвенным относятся следующие расходы:
1. Заработная плата производственных рабочих.
2. Амортизация зданий.
3. Расход материалов.
| ? |
№ 6
Оценка основных средств осуществляется по:
1. Фактической себестоимости.
2. Остаточной стоимости.
3. Оптовым (покупным ценам).
| ? |
№ 7
Оценка финансовых вложений осуществляется по:
1. Восстановительной стоимости.
2. Первоначальной стоимости.
3. Рыночным ценам.
| ? |
№ 8
Нормативная калькуляция рассчитывается на основе:
1. Действующих норм.
2. Плановых норм.
3. Фактических затрат.
| ? |
№ 9
Полная себестоимость продукции включает в себя следующие статьи калькуляции:
1. 1—8.
2. 1—11.
3. 1—12.
4. 1—10.
| ? |
№ 10
К экономическим элементам затрат относятся:
1. Амортизация основных фондов.
2. Цеховые расходы.
3. Расходы на содержание машин и оборудования.
4. Потери от брака.
 |
Документация
хозяйственных операций
 |
Изучив данную тему вы узнаете:
· что такое документ
· что такое реквизиты документов
· какие реквизиты относятся к обязательным
· какие требования предъявляются к составлению документов
· как классифицируются документы по способу отражения хозяйственных операций
· как классифицируются документы по месту составления
· как классифицируются документы по способу охвата операций
· какие этапы обработки проходят бухгалтерские документы
· что понимается под документооборотом
6.1. Понятие о документах. Требования
к первичным учетным документам
(см. п. 1 схемы 6)
Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств).
В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т.д. Согласно принципу непрерывности бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.
При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Поэтому одним из основных правил каждого бухгалтера должно быть: нет документа – нет операции. Отсутствие или неправильное оформление любых документов может привести к серьезным проблемам со своими работниками, с инвесторами, с контролирующими органами и т.п. При этом первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:
· составлены по форме содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;
· подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.
Таким образом, правильное оформление и умение проверить первичные документы — основа квалифицированной работы бухгалтера.
Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 25. 07. 83 г. № 105 (см. п. 1.1 схемы 6), а также Положением [3].
Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографским способом, заполненным от руки или с использованием ПЭВМ. Оформляется документ обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в нем прочеркиваются.
Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Как сказано выше, под хозяйственной операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения имущества предприятия, осуществляемое в денежной форме с использованием двойной записи. К первичным документам предъявляются определенные требования. Документ имеет обязательные реквизиты:
· наименование документа;
· название и юридический адрес сторон (субъектов), участвующих в хозяйственной операции. В любой операции присутствуют две стороны — товары, услуги, денежные средства движутся от одного субъекта операции к другому.
Под сторонами, или субъектами, понимаются физические и юридические лица. Физические — граждане данной и других стран, юридические лица — это предприятия, организации, их объединения, каждое из которых имеет свой устав, обособленное имущество, отдельный баланс доходов и расходов, счета в банках, право ведения от собственного лица договорных отношений, печать и различную фирменную атрибутику;
· дата составления документа. Правильное написание даты: 03. 09. 98 г.;
· содержание хозяйственной операции. Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное же содержание этой операции описывает кому и на что выданы средства, например, на заработную плату работникам. Платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источники, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанным в данном документе;
· измерители осуществляемой операции;
· наименование должностных лиц, ответственных за операцию;
· личные подписи и их расшифровка.
Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась.
Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи, применением пишущей машинки или вычислительной техники. Но каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждены Госкомстатом РФ [9].
Что предпринять, если допущена ошибка в первичном документе?
Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправления производятся следующим образом:
· зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;
· рядом с зачеркнутой делается верная запись:
· рядом или на полях документа делается запись "Исправлено на…(полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи);
· лицо, внесшее исправления подписывается под записью "Исправлено на…" и ставит дату исправления;
· документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;
· лица, подписываюшие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.
Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ и какая именно операция фактически была совершена.
В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. Поэтому, при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.
Для правильного составления документа необходимо:
· заполнять документ на бланке (чистом листе бумаги при его отсутствии) ручкой, на пишущей машинке или с применением соответствующих технологий;
· строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
· точно излагать содержание документа;
· четко и разборчиво писать текст и цифры;
· незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
· сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
· снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.
6.2. Классификация документов
(см. п. 2 схемы 6)
Бухгалтерские документы подразделяются по назначению; способу отражения хозяйственных операций; месту составления; способу охвата операций.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.
Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.
Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.
Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.
Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.). Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете.
Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты о др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.
Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).
Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).
По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).
Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.
Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и. т. д.
6.3. Бухгалтерская обработка документов
(см. п. 3 схемы 6)
Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.
1. Проверка документов:
· проверка соблюдения формы, реквизитов;
· проверка законности совершения операции;
· арифметическая проверка.
2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные).
3. Гашение.
4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
5. Перенос содержания документов в учетные регистры.
6. Подшивка по группам документов и сдача в архив.
Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).
При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.
Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:
· недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;
· «перевертыши», например вместо числа 89 пишется чисто механически 98.
Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.
Цель проверки по существу — выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.
После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.
Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) « получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам, во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.
На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе сводному документу, проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.
6.4. Понятие документооборота
(см. п. 4 схемы 6)
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота.
При этом принятая система документооборота как элемент учетной политики должна обеспечивать:
1) полноту отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности.
Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном документе поскольку именно первичные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой – на основании первичных документов формируется бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
2) Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция офрмлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним накопительным документом. Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.
Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).
Пример организации документооборота предприятия приведен в таблице.
Таблица 1.
| Структурные подразделения, сторонние организации | Бухгалтерская служба получает документы | Бухгалтерская служба передает документы |
| Коммерческий отдел | · -хозяйственные договоры, · -акты и другие материалы по вопросам выполнения договорных обязательств · -счета на приобретение товарно-материальных ценностей | -сведения о нормах расхода денежных средств и материалов -сведения о затратах по видам деятельности и отдельным договорам |
| -авансовые отчеты сотрудников. | -сведения об оплате счетов, дебиторах и кредиторах | |
| -указания по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений | ||
| Секретариат | -копии приказов и распоряжений директора по основной деятельности | -проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности |
| -корреспонденция в адрес бухгалтерии | -сводки, справки, сведения по запросам руководства | |
| -отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности | ||
| Склад | -товарные отчеты -сведения о бое, ломе порче товарно-материальных ценностей | -приходные и расходные накладные -акты на списание товарно-материальных ценностей |
| Банк | -выписки по счетам и прилагаемые к ним документы | -расчетно-платежные банковские документы |
| -письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком. | -чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными | |
| -сведения по вопросам работы с денежной наличностью | ||
| -бухгалтерские балансы и отчеты | ||
| Государственная налоговая инспекция | -акты и документы по вопросам правильности исчисления и уплаты налогов в бюджет | -приказы, документы и пояснения, необходимые для правильного исчисления налогов. |
| -письменные разъяснения по налогообложению. | -расчеты по налогам (налоговые декларации) | |
| -бухгалтерские балансы и отчеты. |
Основные этапы документооборота:
· составление и оформление документов;
· движение документов по рабочим местам;
· прием документов в бухгалтерии;
· обработка документов в бухгалтерии;
· сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождении в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т.п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:
1) порядок составления документа:
- количество экземпляров;
- ответственный за выписку;
- ответственный за оформление;
- ответственный за выполнение;
- срок исполнения.
2) порядок проверки документа:
- ответственный за проверку;
- кто представляет;
- порядок представления;
- срок представления.
3) порядок обработки документа:
- исполнитель;
- срок исполнения.
4) порядок передачи документа в архив:
- исполнитель;
- срок исполнения.
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в таблице
Таблица
| Наименование документа | Приходный накладная | Накладная на отпуск материалов | |
| Создание документа | кол-во экземпляров | ||
| ответственный за выписку | Кладовщик | Кладовщик | |
| ответственный за оформление | Кладовщик | Кладовщик | |
| ответственный за исполнение | Кладовщик | Кладовщик | |
| срок исполнения | Ежедневно до 17-00. | В течение дня выписки | |
| ответственный за проверку | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | |
| Проверка | кто представляет | бухгалтер | бухгалтер |
| документа | порядок представления | Отчет за месяц | Отчете за месяц |
| срок представления | До 2-го числа следующего месяца | До 2-го числа следующего месяца | |
| Обработка документа | кто исполняет | Бухгалтер | Бухгалтер |
| срок исполнения | До 2-го числа следующего месяца | До 2-го числа следующего месяца | |
| Передача в архив | кто исполняет | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер |
| организации | срок исполнения | По окончании следующего | да (до ^0 числа > месяца). |
В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.
Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.
В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.
Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.
В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.
Основные направления совершенствования документооборота.Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.
На практике различают три направления совершенствования документооборота:
· использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;
· сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.
Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике[3] возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.
Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу;
· третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.
Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.
Хранение бухгалтерских документов.Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользоваться ими в любой момент для всякого рода справок.
Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскания порядке и подшиваются и переплетаются в особых папках, которые называются делами.
Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения может производится по следующим признакам:
- по предметному признаку (например кассовые, материальные документы);
- по корреспондентскому признаку (по наименования организаций, к которым относятся данные документы);
- по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца – по дням);
- по номерам документов.
В архиве дела располагаются в определенном порядке – по алфавиту, по номерам и т.п.
Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.
Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:
- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
- хронологические рамки периода, за который скомплектованы документы;
- перечень скомплектованных первичных документов;
- дату комплектации и передачи документов в архив;
- подпись ответственного лица.
Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например наряды на работу) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежании их утери и злоупотреблений.
Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных первичных документов (например для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.
Конкретные сроки хранения первичных документов установлены Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г. (в редакции Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.96.)
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности несет руководитель предприятия (п.101 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Организация защиты экономической информации.На предприятиях должна разрабатываться программа защиты коммерческой информации о финансово-хозяйственной деятельности. Такая программа является одним из элементов системы превентивных мер по обеспечению экономической безопасности предприятия. Потребность в системе таких мер определяется следующими факторами: конкурентной борьбой; важностью сохранения секретности экономической информации; текучестью кадров и др.
Одним из направлений программы по защите коммерческой информации в документообороте является шифрование: данные хозяйственных операций шифруются перед вводом в компьютер, а расшифровывается при выходе из него, что позволяет надежно скрыть смысл информации от нежелательных пользователей.
Другой подход к построению средств защиты доступа к бухгалтерской информации основан на контроле информационных потоков и разделении пользователей по категориям и уровням полномочий. Руководитель и главный бухгалтер принимают решение о доступе сотрудников к информации на различных уровнях в зависимости от их полномочий. Средства контроля на компьютере должны разрешать доступ к потоку информации для чтения и для записи в зависимости от полномочий сотрудников. Например, исходные данные о сотруднике, необходимые для начисления заработной платы, доступны уровню отдела кадров и отделу по начислению заработной платы бухгалтерии, но сведения о расчете заработной платы доступны только отделу по начислению заработной платы и не доступны отделу кадров, вся информация по этой операции доступна только уровню главного бухгалтера.
Использование средств контроля за доступом к бухгалтерской информации позволяет эффективно противодействовать несанкционированному вторжению в базу данных учета и отчетности. В связи с этим на практике необходимо использовать не только средства контроля за доступом к коммерческой информации, но и средства регистрации, позволяющие обнаружить уже совершенные действия или их попытки по про<