IX. Порядок заключения договоров

9.1. Договоры, поступающие от организаций предоставляющих услуги, подлежат обязательной регистрации в приемной департамента.

Поступающие в адрес департамента подписанные экземпляры договоров, государственных контрактов, дополнительных соглашений, протоколов разногласий от второй стороны договора передаются в отдел организационного, правового и кадрового обеспечения через приемную департамента, где ставится отметка о дате их поступления.

Со дня регистрации поступления договора в департамент начинается течение срока, необходимого для рассмотрения договора и принятия решения:

- о заключении договора;

- составлении по предложенному варианту договора протокола разногласий;

- об отказе от заключения договора.

Во всех случаях второй стороне должен быть дан ответ о результате рассмотрения договора.

9.2. Договор в письменном виде может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны договора, а не от третьего лица.

9.3. Договор считается заключенным при соблюдении следующих условий:

если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (предмет договора, сроки исполнения условий, оплата за предоставляемые услуги и т.д.);

договор подготовлен в письменном виде, в виде одного документа, в количестве экземпляров, соответствующему количеству сторон договора;

договор подписан уполномоченными представителями сторон и скреплен соответствующими печатями.

9.4. Договоры от имени департамента подписывает начальник департамента, действующий на основании Положения о департаменте. Договор скрепляется гербовой печатью департамента.

9.5. Договоры, подлежащие подписанию начальником департамента, регистрируются в журнале регистрации договоров.

9.6. Заключение департаментом договоров, исполнение обязательств по которым осуществляется за счет средств областного бюджета, производится в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств в соответствии со структурой расходов областного бюджета.

9.7. Проекты договоров могут разрабатываться как отделом организационного, правового и кадрового обеспечения, так и представителями другой стороны договора.

Инициатором подготовки проекта договора оформляется в соответствующих случаях документ (заявление, служебная записка, иной документ), адресованный на имя начальника департамента и содержащий информацию о виде и условиях заключения договора. Документ должен быть согласован с начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента. Начальник департамента принимает решение о подготовке проекта договора или об отказе в подготовке проекта договора. Документ с соответствующей резолюцией начальника департамента направляется в отдел организационного, правового и кадрового обеспечения, где готовится проект договора либо оформляется аргументированный ответ об отказе заключить договор.

Проекты договоров (государственных контрактов, дополнительных соглашений, протоколов разногласий, протоколов урегулирования разногласий) до подписания начальником департамента в обязательном порядке проходят согласование в соответствующих структурных подразделениях департамента.

В случае согласования проекта договора в структурном подразделении департамента в листе согласования (приложение 1) ставится подпись ответственного исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения, в случае несогласия с проектом готовится мотивированное заключение.

Последовательность согласования проекта договора определяется листом согласования.

Срок согласования проектов договоров в каждом структурном подразделении департамента не должен превышать 5 рабочих дней.

В случаях необходимости проект договора также согласовывается с другими заинтересованными должностными лицами, путем внесения их в лист согласования.

Возникающие в процессе согласования договоров (государственных контрактов) вопросы и разногласия по их существенным условиям со второй стороной урегулируются соответствующим структурным подразделением департамента, в полномочия которого входит согласовываемый вопрос, путем обмена подписанными факсовыми документами. Контроль за подписанием договоров, государственных контрактов, дополнительных соглашений осуществляет отдел организационного, правового и кадрового обеспечения.

Согласованный проект договора направляется на подпись начальнику департамента. Подписанный договор отделом организационного, правового и кадрового обеспечения передается по журналу регистрации договоров - начальнику отдела бухгалтерского учета и отчетности для исполнения.

Подписанные и скрепленные печатью оригиналы договоров хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности департамента в соответствии с номенклатурой дел отдела.

Порядок согласования государственных контрактов осуществляется в том же порядке, что и заключение договоров за исключением следующего. Срок согласования государственных контрактов по результатам проведения конкурса, аукциона или рассмотрения котировочных заявок в соответствии с Федеральным законом Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в каждом структурном подразделении департамента составляет не более 2 рабочих дней, при этом максимальный срок согласования контрактов составляет 10 рабочих дней.

9.8. В порядке, установленном настоящим разделом производится рассмотрение и подписание дополнительных соглашений, приложений к договорам, протоколов разногласий, протоколов согласования на протоколы разногласий.

9.9. Отдел бухгалтерского учета и отчетности предоставляет письменные сведения о полном исполнении департаментом обязательств по государственным контрактами, договорам.

9.10. Ответственность возлагается на:

- начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности - за выполнение финансовых обязательств,

- начальника отдела организационного, правового и кадрового обеспечения - за проведение правовой экспертизы.

Ответственность за соблюдение сроков согласования договоров (государственных контрактов) возлагается на начальников структурных подразделений и ответственных исполнителей, участвующих в согласовании.

X. Рассмотрение претензий, предъявляемых департаменту

10.1. Претензии по договорам (государственным контрактам) могут направляться в департамент в течение 3 лет, с момента, когда вторая сторона договора узнала или должна была узнать о нарушении своего права. Работники отдела бухгалтерского учета и отчетности рассматривают претензию и готовят ответ заявителю в течение 30 календарных дней со дня поступления претензии в департамент. В случаях, требующих безотлагательного решения, начальником департамента данный срок может быть уменьшен.

10.2. Претензия не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- пропуска срока подачи претензии;

- отсутствие указаний на предмет обжалования и обоснования заявленных требований;

- подачи претензии лицом, не имеющим полномочий выступать от имени организации.

Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения его жалобы в десятидневный срок со дня ее получения.

10.3. Отказ департамента в рассмотрении претензии не исключает права заявителя (при внесении им всех необходимых исправлений) повторно подать претензию в пределах сроков, установленных для подачи претензии.