Департамента по обеспечению деятельности мировых судей

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Департамента по обеспечению деятельности мировых судей

Вологодской области

I. Общие положения

1.1. Административный регламент департамента по обеспечению деятельности мировых судей области (далее - Регламент, департамент) определяет порядок правового, организационного, протокольного, документационного обеспечения деятельности департамента.

1.2. Организация работы структурных подразделений департамента определяется положениями, утверждаемыми в установленном порядке.

II. Планирование деятельности департамента

И представление отчетов

2.1. Деятельность департамента, Государственного казенного учреждения Вологодской области «Центр комплексного обеспечения деятельности мировых судей» (далее – казенное учреждение) осуществляется в соответствии с планом работы на год, планами работы структурных подразделений департамента и казенного учреждения на месяц.

Предложения в годовой план работы готовятся начальниками структурных подразделений департамента, казенного учреждения до 20 ноября текущего года и передаются заместителю начальника департамента для формирования сводного годового плана работы департамента, казенного учреждения.

Сводный годовой план работы департамента, казенного учреждения передается:

- на подпись начальнику департамента в срок до 1 декабря;

- на утверждение заместителю Губернатора области, координирующему деятельность департамента в срок до 10 декабря;

- в департамент Государственной службы и кадровой политики Правительства области до 15 декабря.

Планы на месяц готовятся и подписываются руководителями структурных подразделений и передаются начальнику департамента, казенного учреждения на утверждение в срок не позднее 3 рабочих дней до начала планируемого месяца.

2.2. Отчеты о проделанной работе за прошедший год представляются руководителями структурных подразделений департамента, казенного учреждения заместителю начальника департамента в срок до 15 января текущего года для подготовки сводного отчета.

Сводный отчет по департаменту, казенному учреждению передается:

- на подпись начальнику департамента в срок до 20 января;

- на утверждение заместителю Губернатора области, осуществляющему координацию деятельности департамента в срок до 1 февраля;

- в Департамент государственной службы и кадровой политики Вологодской области, в срок до 15 февраля.

В годовом отчете отражаются общие итоги работы департамента, проблемы и задачи на текущий год.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку отчетов о работе за прошедший год возлагается на руководителей структурных подразделений департамента, казенного учреждения, сводного отчета - заместителя начальника департамента.

III. Порядок подготовки и проведения совещаний,

Заседаний коллегии

3.1. Оперативные совещания с руководителями структурных подразделений департамента и руководителем подведомственного учреждения проводятся ежедневно.

3.2. По решению начальника департамента или лица, им уполномоченного, могут созываться внеплановые оперативные совещания.

3.3. Подготовку оперативных совещаний, их документационное обеспечение осуществляет отдел организационного, правового и кадрового обеспечения.

3.4. Председательствует на оперативных совещаниях начальник департамента или лицо, им уполномоченное.

3.5. На оперативных совещаниях отдел организационного, правового и кадрового обеспечения организует ведение протокола.

3.6. Оформление и при необходимости техническая доработка протокола оперативного совещания осуществляется отделом организационного, правового и кадрового обеспечения совместно с отделом бухгалтерского учета и отчетности.

3.7. Протокол оперативного совещания оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в департаменте в течение двух рабочих дней со дня оперативного совещания и подписывается председательствующим на оперативном совещании.

3.8. Электронная копия протокола оперативного совещания размещается отделом организационного, правового и кадрового обеспечения на сервере департамента в течение одного рабочего дня со дня подписания протокола.

3.9. Протоколы оперативных совещаний и документы к ним формируются отделом организационного, правового и кадрового обеспечения в дела и хранятся в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела.

3.10. Для рассмотрения и выработки решений по отдельным наиболее важным вопросам, стоящим перед департаментом, проводятся заседания коллегии департамента. Деятельность коллегии департамента осуществляется в соответствии с Положением о коллегии департамента по обеспечению деятельности мировых судей области. Расширенное заседание коллегии департамента проводится один раз в год.

3.11. Порядок подготовки и организации коллегии департамента, вместе с проектом постановления коллегии и повесткой дня оформляются ответственными исполнителями и представляются председателю коллегии через секретаря коллегии за 10 дней до даты проведения коллегии, членам коллегии направляются для ознакомления за 3 дня до даты проведения колеегии.

3.12. Руководители структурных подразделений несут ответственность за качество подготовки материалов на заседание коллегии, а также за своевременное представление документов председателю и секретарю коллегии.

3.13. Заседания коллегии протоколируются секретарем коллегии. Доработку постановлений осуществляют лица, ответственные за подготовку материалов к заседаниям коллегии.

3.14. Постановление коллегии и протокол заседания коллегии в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания коллегии передаются на подпись председателю коллегии, затем для исполнения рассылаются ответственным исполнителям.

3.15. Своевременность и качество подготовки документов для заседаний коллегии обеспечивают члены коллегии и руководители структурных подразделений, отвечающие за подготовку соответствующего вопроса.

Обобщение документов, представляемых на заседание коллегии департамента, осуществляет начальник отдела организационного, правового и кадрового обеспечения.

3.17. Руководители структурных подразделений:

- знакомят работников с решениями коллегии и документами, изданными в целях их реализации;

- разрабатывают меры по исполнению решений коллегии, определяют ответственных исполнителей и организуют контроль исполнения;

- о результатах исполнения решений коллегии информируют начальника департамента.

3.17. Снятие с контроля решения коллегии осуществляется коллегией или начальником департамента на основании служебной записки члена коллегии, на которого возложен контроль исполнения. Служебная записка с резолюцией начальника департамента передается начальнику отдела организационного, правового и кадрового обеспечения для организации учета исполнения решений коллегии.

IV. Порядок подготовки распорядительных документов

Начальника департамента

4.1. Официальными документами начальника департамента являются приказы, распоряжения, поручения, ежегодный доклад о результатах и основных направлениях деятельности департамента, а также договоры, соглашения, контракты, заключаемые от имени департамента.

4.2. Все решения, принимаемые начальником департамента, подлежат обязательному документированию в соответствии с действующим законодательством, Инструкцией по делопроизводству в департаменте, настоящим Регламентом.

4.3. В виде приказов оформляются правовые акты, содержащие правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

4.4. Приказы начальника департамента подразделяются на следующие виды: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

4.5. Проекты приказов начальника департамента по основной деятельности разрабатываются специалистами или руководителями структурных подразделений департамента в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями.

Приказ по основной деятельности должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть приказа (преамбула) должна иметь обязательную ссылку на фактические обстоятельства или мотивы, послужившие основанием для его издания, законодательный или иной акт органов государственной власти (наименование документа, наименование органа, выпустившего документ, дата, регистрационный номер, его название).

Распорядительная часть в приказах начальника департамента начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Текст распорядительной части должен быть лаконичным и исключать возможность его двоякого толкования; в нем должны быть четко и кратко изложена суть вопроса, содержаться конкретные поручения и указания на механизмы и источники финансирования, сроки проведения отдельных мероприятий, полные наименования упоминаемых нормативных актов с указанием их дат и номеров, организаций-исполнителей и ответственных должностных лиц, осуществляющих исполнение отдельных пунктов документа.

Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, не должен содержать положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.

В случае необходимости внесения изменений в приказ начальника департамента по основной деятельности необходимо указывать в проекте приказа в наименовании «О внесении изменений в приказ начальника департамента от «____» _______ 20__ г. № ___».

4.6. Проект приказа по основной деятельности до представления его на подпись начальнику департамента визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителями заинтересованных структурных подразделений департамента, начальником отдела организационного, правового и кадрового обеспечения и заместителем начальника департамента.

4.7. Хранение приказов по основной деятельности осуществляется в приемной департамента.

4.8. Приказами по личному составу документально оформляются: прием, увольнение, переводы и перемещения государственных гражданских служащих (работников), присвоение классных чинов, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, поощрения работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

4.9. Приказы по личному составу готовятся отделом организационного, правового и кадрового обеспечения по мере поступления документов, необходимых для издания приказа.

4.10. Приказ по личному составу должен иметь основание, в котором указывается документ, послуживший основанием для его издания. Констатирующая часть приказа необязательна.

4.11. Приказы по личному составу визируются исполнителем, начальником отдела организационного, правового и кадрового обеспечения, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности.

4.12. Хранение приказов по личному составу производится в отделе организационного, правового и кадрового обеспечения департамента.

4.13. Приказы по личному составу о направлении в командировку оформляются отделом организационного, правового и кадрового обеспечения департамента.

Приказы оформляются на основании служебного задания. Приказы до передачи на подпись начальнику департамента визируются исполнителем, начальником отдела организационного, правового и кадрового обеспечения, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности. После подписания приказа соответствующий исполнитель знакомит с документом под роспись командируемого работника. Специалистам, работающим на судебных участках за пределами города Вологды, приказы направляются по факсимильной связи и подлежат возврату в отдел организационного, правового и кадрового обеспечения департамента с подписью командируемого работника.

На основании приказа исполнителем оформляются командировочные удостоверения с отметками о датах выбытия в командировку и последующем прибытии из командировки.

4.14. В виде распоряжений начальника департамента оформляются правовые акты, устанавливающие, изменяющие, отменяющие права и обязанности конкретных лиц, по текущим вопросам оперативного, организационного характера.

4.15. Основанием для подготовки распоряжения может быть поручение начальника департамента или инициативное предложение руководителей структурных подразделений, согласованное начальником департамента.

4.16. Проекты приказов и распоряжений готовятся в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в департаменте.

4.17. Организация исполнения поручений, содержащихся в приказах по основной деятельности и распоряжениях, осуществляется лицами, ответственными за исполнение.

Контролю подлежат все распорядительные документы начальника департамента, содержащие поручения, конкретные по срокам, исполнителям и форме.

4.18. Проект распоряжения до представления его на подпись начальнику департамента визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителями заинтересованных структурных подразделений департамента, начальником отдела организационного, правового и кадрового обеспечения и заместителем начальника департамента.

4.19. После подписания и регистрации в приемной департамента приказы начальника департамента, являющиеся нормативными правовыми актами, подлежащие официальному опубликованию в соответствии с законодательством, направляются в течение 7 дней со дня подписания в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Вологодской области для включения в федеральный регистр, в течение 5 дней со дня подписания - прокурору области для проведения антикоррупционной экспертизы.

Направлению в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Вологодской области в срок, установленный для направления нормативных правовых актов, также подлежат официальные издания, в которых опубликованы нормативные правовые акты.

Ответственность за соблюдение сроков направления нормативных правовых актов возлагается на начальника отдела организационного, правового и кадрового обеспечения.

Нормативные правовые акты направляются прокурору области и в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Вологодской области после согласования с заместителем начальника департамента.

4.20. Срок согласования проектов официальных документов начальника департамента в каждом структурном подразделении составляет не более 2 рабочих дней.

VII. Подготовка проектов нормативных правовых актов

7.1. Департамент принимает нормативные правовые акты по вопросам установленной сферы деятельности департамента, за исключением вопросов, правовое регулирование которых в соответствии с действующим законодательством осуществляется исключительно законодательными актами Российской Федерации и Вологодской области.

7.2. Основаниями для подготовки проекта нормативного правового акта департамента (далее – Проект) являются:

издание законодательного акта, нормами которого предусматривается издание соответствующего акта департамента;

инициативное предложение руководителя структурного подразделения департамента.

7.3. Нормативные правовые акты департамента утверждаются приказом начальника департамента и вступают в силу с момента, установленного в приказе либо со дня издания приказа об утверждении.

Приказ должен содержать:

- основание издания нормативного правового акта департамента;

- полное наименование нормативного правого акта департамента;

- ответственное за исполнение нормативного правого акта департамента лицо.

7.4. Подготовка и согласование Проекта осуществляется структурными подразделениями департамента по соответствующим направлениям деятельности. Согласование проекта оформляется листом согласования (приложение 3).

7.5. Проект визируется исполнителем, непосредственным руководителем исполнителя и подлежит обязательному согласованию с начальником отдела организационного, правового и кадрового обеспечения департамента, заместителем начальника департамента, которые проводят юридическую и антикоррупционную экспертизу проекта, а также начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности.

После проведения юридической и антикоррупционных экспертиз Проект в обязательном порядке направляется в электронном виде на согласование в прокуратуру области, в срок не менее 5 дней до его принятия (электронный адрес: [email protected], [email protected]). О результатах рассмотрения Проекта в прокуратуре области оформляется соответствующая справка.

7.6. При наличии заключения по итогам проведения юридической и антикоррупционной экспертиз о несоответствии Проекта действующему законодательству, наличии в Проекте коррупционных факторов Проект представляется для согласования с обязательным приобщением указанного заключения. Указанное заключение является неотъемлемым приложением к материалам Проекта.

7.7. Проекты нормативных правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина подлежат обязательной независимой антикоррупционной экспертизе.

7.8. В целях возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы исполнитель Проекта должен разместить его на официальном сайте Правительства области (сайте департамента) в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в структурные подразделения департамента, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

7.9. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы составляет семь календарных дней с даты размещения проектов в сети Интернет.

7.10. По результатам независимой антикоррупционной экспертизы исполнитель проекта готовит справку, содержащую сведения о дате, месте размещения Проекта, наличии (отсутствии) замечаний по результатам проведенной независимой антикоррупционной экспертизы, которая приобщается к материалам Проекта.

7.11. В случае выявления в Проекте при проведении независимой антикоррупционной экспертизы положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, они устраняются исполнителем Проекта на стадии доработки Проекта.

7.12. В случае несогласия с результатами независимой антикоррупционной экспертизы исполнитель Проекта вносит указанный Проект на рассмотрение начальника департамента с обоснованием своего несогласия в справке.

7.13. Проект, подлежащий общественному обсуждению и предварительному обсуждению на заседании общественного совета при департаменте в соответствии с законом области от 30 января 2013 г. № 2980-ОЗ «Об общественном обсуждении проектов нормативных правовых актов Вологодской области, постановлением Губернатора области от 6 июня 2013 года № 249 «О составе нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемые органами исполнительной государственной власти области, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих органах исполнительной государственной власти области», не может быть вынесен на рассмотрение Губернатора области, на заседание Правительства области до проведения общественного обсуждения и предварительного обсуждения на заседании общественного совета при департаменте.

7.14. По результатам общественного обсуждения и предварительного обсуждения на заседании общественного совета Исполнитель проекта готовит справку, содержащую сведения о дате, месте проведения заседания общественного совета по предварительному обсуждению проекта, наличии (отсутствии) замечаний по результатам проведенного предварительного обсуждения, результатах рассмотрения исполнителем предложений, замечаний общественного совета, обоснования своего несогласия (при наличии), и приобщает к проекту.

7.15. На общественное обсуждение выносятся проекты нормативных правовых актов департамента, затрагивающие права и свободы человека и гражданина, в порядке предусмотренном для проектов нормативных правовых актов Вологодской области, за исключением:

- проектов нормативных правовых актов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, и сведения конфиденциального характера;

- проектов нормативных правовых актов, направленных на приведение нормативных правовых актов области в соответствие с федеральными и областными законодательством;

- проектов административных регламентов предоставления государственных услуг департаментом.

7.16. Нормативные правовые акты, разрабатываемые департаментом, которые не выносятся на общественное обсуждение, не подлежат предварительному обсуждению на заседаниях общественных советов при департаменте.

7.17. Начальник департамента рассматривает только согласованные Проекты.

7.18. Срок согласования по Проектам не должен превышать двух рабочих дней в каждом структурном подразделении.

7.19. Ненормативными правовыми актами департамента являются принятые им правовые акты, регулирующие права и обязанности конкретных лиц, рассчитанные на однократное применение, регулирующие вопросы организационного, материально-технического характера.

Ненормативный правовой акт вступает в силу со дня его принятия, если иное не установлено данным актом.

7.20. Подготовка проектов правовых актов Губернатора области, Правительства области, проектов федеральных и областных законов осуществляется исполнителем в порядке и с соблюдением требований к оформлению проектов, установленных Регламентом Правительства области.

7.21. Юридической экспертизе в обязательном порядке подлежат проекты, указанные в приложении 2 к настоящему Регламенту.

VIII. Мониторинг правоприменения, инкорпорация правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) признание указанных актов недействующими на территории Российской Федерации.

8.1. Департаментом на постоянной основе осуществляются мероприятия по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации, а также мониторингу правоприменения.

Реализация указанных мероприятий в рамках департамента осуществляется отделом организационного, правового и кадрового обеспечения, заместителем начальника департамента.

8.2. По запросу Государственно-правового департамента Правительства области заместитель начальника департамента совместно с отделом организационного, правового и кадрового обеспечения готовит и представляет предложения к плану мероприятий и докладу Министерства юстиции Российской Федерации о результатах работы по инкорпорации правовых актов СССР и РСФСР или их отдельных положений в законодательство Российской Федерации и (или) по признанию указанных актов недействующими на территории Российской Федерации, а также в соответствии с планом Министерства юстиции Российской Федерации принимает меры по реализации мероприятий, в отношении которых департамент определен исполнителем.

8.3. Деятельность департамента, в части проведения мониторинга правоприменения осуществляется в соответствии с методикой осуществления мониторинга правоприменения в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 19 августа 2011 г. № 694 и заключается в сборе, обобщении, анализе и оценке информации в ходе правоприменения нормативного правового акта для обеспечения его изменения, признания утратившим силу его или иных актов или принятия иных актов, то есть в целях совершенствования правовой системы.

Ежегодно в срок до 1 мая отдел организационного, правового и кадрового обеспечения готовит и предоставляет в Государственно-правовой департамент Правительства области предложения к плану мероприятий по мониторингу правоприменения по форме, согласно приложению к постановлению Правительства Вологодской области от 11 июля 2011 г. № 822 «О мерах по совершенствованию нормативных правовых актов области».

Информация о начале процедуры формирования плана мероприятий по мониторингу правоприменения, предложений к плану мониторинга правоприменения в Российской Федерации размещается на официальном сайте департамента ежегодно в срок не позднее 1 апреля.

Заместитель начальника департамента совместно с отделом организационного, правового и кадрового обеспечения в срок до 1 марта представляют в Государственно-правовой департамент Правительства области информацию о результатах мониторинга правоприменения, осуществляемого департаментом.

8.4. До 5 числа каждого месяца отдел организационного, правового и кадрового обеспечения департамента направляет обзор изменений законодательства Российской Федерации и Вологодской области на судебные участки мировых судей области, на ближайшем оперативном совещании начальник отдела организационного, правового и кадрового обеспечения докладывает об изменениях в законодательстве в части, касающейся полномочий департамента.

XII. Порядок взаимодействия

Приложение 1

к Регламенту

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

ДОГОВОРА (СОГЛАШЕНИЯ)

Договор (соглашение)__________________________________________________________
(вопрос, предмет договора, соглашения)
Договор (соглашение) внесен____________________________________________________
(фамилия автора, телефон, дата)
Дата передачи на согласование	Должность	Замечания и предложения (свыше двух строк оформляются на отдельном листе)	Личная подпись и дата согласования
	Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности Ф.И.О.
	Начальник отдела организационного, правового и кадрового обеспечения Ф.И.О.
	Заместитель начальника департамента Ф.И.О.

Приложение 2

к Регламенту

Проекты, подлежащие обязательному согласованию

с отделом организационного, правового и кадрового обеспечения

Юридической экспертизе в обязательном порядке подлежат:

проекты нормативных правовых актов органов исполнительной государственной власти области;

проекты договоров, контрактов, соглашений, заключаемых органами исполнительной государственной власти области;

проекты нормативных правовых актов области (постановлений и распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, законов области, постановлений Законодательного Собрания области), проекты решений Правительства области, проекты федеральных нормативных правовых актов, проекты договоров, контрактов, соглашений, вносимых в Правительство области органами исполнительной, государственной власти области;

проекты ответов (информаций), направляемых в Законодательное Собрание области, подготовленных данными органами либо проходящими в них согласование;

проекты писем, обращений, запросов в федеральные органы государственной власти;

проекты писем, ответов, направляемых органам местного самоуправления и носящие правовой характер, подготовленных данными органами либо проходящими в них согласование;

проекты ответов на обращения граждан по вопросам, имеющим правовой характер;

проекты исковых заявлений, заявлений, жалоб, отзывов на исковые заявления, заявления, жалобы, представления, направляемые в суды, мировым судьям органами исполнительной государственной власти области;

проекты ответов на письма, протесты, представления, экспертные заключения прокуратуры области, территориального органа министерства юстиции Российской Федерации, управления Федеральной антимонопольной службы по области.

Приложение 3

к Регламенту

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

департамента по обеспечению деятельности мировых судей

Вологодской области

I. Общие положения

1.1. Административный регламент департамента по обеспечению деятельности мировых судей области (далее - Регламент, департамент) определяет порядок правового, организационного, протокольного, документационного обеспечения деятельности департамента.

1.2. Организация работы структурных подразделений департамента определяется положениями, утверждаемыми в установленном порядке.

II. Планирование деятельности департамента

И представление отчетов

2.1. Деятельность департамента, Государственного казенного учреждения Вологодской области «Центр комплексного обеспечения деятельности мировых судей» (далее – казенное учреждение) осуществляется в соответствии с планом работы на год, планами работы структурных подразделений департамента и казенного учреждения на месяц.

Предложения в годовой план работы готовятся начальниками структурных подразделений департамента, казенного учреждения до 20 ноября текущего года и передаются заместителю начальника департамента для формирования сводного годового плана работы департамента, казенного учреждения.

Сводный годовой план работы департамента, казенного учреждения передается:

- на подпись начальнику департамента в срок до 1 декабря;

- на утверждение заместителю Губернатора области, координирующему деятельность департамента в срок до 10 декабря;

- в департамент Государственной службы и кадровой политики Правительства области до 15 декабря.

Планы на месяц готовятся и подписываются руководителями структурных подразделений и передаются начальнику департамента, казенного учреждения на утверждение в срок не позднее 3 рабочих дней до начала планируемого месяца.

2.2. Отчеты о проделанной работе за прошедший год представляются руководителями структурных подразделений департамента, казенного учреждения заместителю начальника департамента в срок до 15 января текущего года для подготовки сводного отчета.

Сводный отчет по департаменту, казенному учреждению передается:

- на подпись начальнику департамента в срок до 20 января;

- на утверждение заместителю Губернатора области, осуществляющему координацию деятельности департамента в срок до 1 февраля;

- в Департамент государственной службы и кадровой политики Вологодской области, в срок до 15 февраля.

В годовом отчете отражаются общие итоги работы департамента, проблемы и задачи на текущий год.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку отчетов о работе за прошедший год возлагается на руководителей структурных подразделений департамента, казенного учреждения, сводного отчета - заместителя начальника департамента.

III. Порядок подготовки и проведения совещаний,

Заседаний коллегии

3.1. Оперативные совещания с руководителями структурных подразделений департамента и руководителем подведомственного учреждения проводятся ежедневно.

3.2. По решению начальника департамента или лица, им уполномоченного, могут созываться внеплановые оперативные совещания.

3.3. Подготовку оперативных совещаний, их документационное обеспечение осуществляет отдел организационного, правового и кадрового обеспечения.

3.4. Председательствует на оперативных совещаниях начальник департамента или лицо, им уполномоченное.

3.5. На оперативных совещаниях отдел организационного, правового и кадрового обеспечения организует ведение протокола.

3.6. Оформление и при необходимости техническая доработка протокола оперативного совещания осуществляется отделом организационного, правового и кадрового обеспечения совместно с отделом бухгалтерского учета и отчетности.

3.7. Протокол оперативного совещания оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в департаменте в течение двух рабочих дней со дня оперативного совещания и подписывается председательствующим на оперативном совещании.

3.8. Электронная копия протокола оперативного совещания размещается отделом организационного, правового и кадрового обеспечения на сервере департамента в течение одного рабочего дня со дня подписания протокола.

3.9. Протоколы оперативных совещаний и документы к ним формируются отделом организационного, правового и кадрового обеспечения в дела и хранятся в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела.

3.10. Для рассмотрения и выработки решений по отдельным наиболее важным вопросам, стоящим перед департаментом, проводятся заседания коллегии департамента. Деятельность коллегии департамента осуществляется в соответствии с Положением о коллегии департамента по обеспечению деятельности мировых судей области. Расширенное заседание коллегии департамента проводится один раз в год.

3.11. Порядок подготовки и организации коллегии департамента, вместе с проектом постановления коллегии и повесткой дня оформляются ответственными исполнителями и представляются председателю коллегии через секретаря коллегии за 10 дней до даты проведения коллегии, членам коллегии направляются для ознакомления за 3 дня до даты проведения колеегии.

3.12. Руководители структурных подразделений несут ответственность за качество подготовки материалов на заседание коллегии, а также за своевременное представление документов председателю и секретарю коллегии.

3.13. Заседания коллегии протоколируются секретарем коллегии. Доработку постановлений осуществляют лица, ответственные за подготовку материалов к заседаниям коллегии.

3.14. Постановление коллегии и протокол заседания коллегии в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания коллегии передаются на подпись председателю коллегии, затем для исполнения рассылаются ответственным исполнителям.

3.15. Своевременность и качество подготовки документов для заседаний коллегии обеспечивают члены коллегии и руководители структурных подразделений, отвечающие за подготовку соответствующего вопроса.

Обобщение документов, представляемых на заседание коллегии департамента, осуществляет начальник отдела организационного, правового и кадрового обеспечения.

3.17. Руководители структурных подразделений:

- знакомят работников с решениями коллегии и документами, изданными в целях их реализации;

- разрабатывают меры по исполнению решений коллегии, определяют ответственных исполнителей и организуют контроль исполнения;

- о результатах исполнения решений коллегии информируют начальника департамента.

3.17. Снятие с контроля решения коллегии осуществляется коллегией или начальником департамента на основании служебной записки члена коллегии, на которого возложен контроль исполнения. Служебная записка с резолюцией начальника департамента передается начальнику отдела организационного, правового и кадрового обеспечения для организации учета исполнения решений коллегии.

IV. Порядок подготовки распорядительных документов

Начальника департамента

4.1. Официальными документами начальника департамента являются приказы, распоряжения, поручения, ежегодный доклад о результатах и основных направлениях деятельности департамента, а также договоры, соглашения, контракты, заключаемые от имени департамента.

4.2. Все решения, принимаемые начальником департамента, подлежат обязательному документированию в соответс