Вопрос 4. Система организационно-распорядительной документации

Вопрос 5. Организационные документы

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Устав – это собрание правил, которые регулируют: основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства; условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления; конкретную сферу деятельности организаций. Устав включает такие реквизиты: гриф утверждения высшей организации или органа управления; наименование вида документа (устав); заглавие; текст. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения). Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:· наименование ее вида; короткое содержание (заглавие); текст; должность и фамилия особы, ответственной за ее составление; подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам. Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

Правила – это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью. Реквизиты правила: гриф утверждения; вид документа (правила); заглавие (короткое содержание предназначения правила);дата и номер;текст (может состоять из пунктов);подпись особы, которая отвечает за составление правила; правила обязательны для выполнения.

Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Виды распорядительных документов:

- приказ

- постановление

- решение

- распоряжение

- указание

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке – бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

Постановление– это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа.

Распоряжение– это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения – по более частным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия – «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Указание – это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений.

Задачи СЭД

1. систематизации работы с документами

2. созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение

3. автоматизации учёта

4. классификации документов

Программа документооборота используется для:

1. создания карточек.

2. формирования текста документа;

3. сохранения данных в формате pdf или ms word;

4. управления правами доступа пользователей;

5. создание маршрутов;

6. управления движением документов;

7. рассылки уведомлений, напоминаний;

8. ведения журналов, справочников, классификаторов;

9. формирования поручений;

10. поиска и подписание документов;

11. формирования отчётов.

Функции:

1. удалённую работу с документами;

2. использование СУБД для хранения данных;

3. одновременную работу с СЭД;

4. обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать несколько месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

1. создание рабочей группы, определение руководителя;

2. определение целей и задач;

3. проверка существующих документационных процессов;

4. разработка технического задания;

5. выбор СЭД;

6. заключение договора на внедрение СЭД;

7. разработка и утверждение регламента работы;

8. проверка первоначального наполнения справочников;

9. предварительное испытание СЭД;

10. обучение персонала работе;

11. тестовое внедрение СЭД;

12. анализ результатов тестовой работы;

13. исправление ошибок;

14. полноценное внедрение СЭД.

Вопрос 4. Система организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в деятельности организации.

- организационные - устанавливают порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные - отражают административно-управленческую деятельность учреждения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, инструкция, поручение, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчеты).

Условно их можно разделить на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

· Устав -свод правил, регулирующих деятельность организации, их взаимоотношения с др. организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

· Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы организации, структурного подразделения. Может регламентировать деятельность должностных лиц.

· Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

· Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федер. законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

· Постановление – правовой акт, принимаемый руководящими органами, коллегиальными органами, входящими в структуру организации; действует на основе коллегиальности.

· Решение –распорядительный документ, применяемый коллегиальными органами.

· Приказ –правовой акт, принимаемые руководителем, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от др. видов распорядительной документации). Приказы издаются директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично». Право на подписание приказов может быть передано директором заместителю, но важно учитывать следующие моменты:

o передача этого права обязательно оформляется письменно (издается приказ, оформляется доверенность);

o при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный заместитель.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия директора. Как только руководитель возвращается из командировки/отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

o по основной деятельности;

o по административно-хозяйственной деятельности (АХД);

o по личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно. К приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

o соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

o эксплуатации зданий и помещений;

o транспортного обслуживания, внутренней связи;

o обеспечения безопасности организации.

· Распоряжение –правовой акт, издаваемые единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов и регулирования деятельности.

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения заместителю. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления.

· Указание -правовой акт, издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов данной или вышестоящей организации.

Указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка.

· Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции является должностные инструкции. Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

· Протокол - организационно-распоряд. документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.