Унифицированная система организационно-распорядительной документации 1 страница

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

[Изменения и дополнения:

Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 марта 2008 г. № 16.]

В целях совершенствования порядка подготовки организационно-распорядительной документации ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые:

Унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

Положение о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

2. Учреждению «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» обеспечить тиражирование Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, Положения о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и доведение их до заинтересованных.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда (Давыдова Э.Н.)

Директор Департамента В.И.Адамушко

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ВВЕДЕНИЕ

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (далее - УСД).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Пересмотр УСОРД, утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству 28.12.1999, осуществлен в связи с необходимостью приведения ее состава и содержания в соответствие с изменениями в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности в организациях Республики Беларусь.

Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД).

Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный и контрольный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Ведение УСОРД осуществляется Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела в соответствии с «Положением о системе ведения УСОРД».

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ПО ПРИМЕНЕНИЮ КЛАССИФИКАТОРА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В раздел «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», входящий в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы», включены унифицированные формы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм.

Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации*;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

_______________

* Унифицированные формы этой подсистемы в данный момент не разработаны.

Локальные классификаторы организационно-распорядительных документов могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения.

Коды локальных классификаторов входят в структуры кодов унифицированных форм ОРД ОКУД.

Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:

  XX XX XXX XXX
Код системы                
             
Код подсистемы              
           
Код вида документа            
         
Порядковый номер формы в подсистеме          
       
                 

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь следующий код:

 
Унифицированная система ОРД                
             
Документация по реорганизации организации              
           
Приказ            
         
Приказ о реорганизации организации          
       
                 

В данном примере унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» имеет код 0202620001, где 02 - унифицированная система ОРД, 02 - подсистема «Документация по реорганизации организации», 620 - вид документа «Приказ», 001 - порядковый номер формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации».

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на соответствующих организационно-распорядительных документах.

Состав реквизитов, порядок их расположения и оформления на бланке документа должен соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД  
Коды Наименования подсистем
Документация по созданию организации
Документация по реорганизации организации
Документация по ликвидации организации
Документация по приватизации государственных организаций
Документация по распорядительной деятельности организации
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации
Документация по приему на работу
Документация по оформлению изменений трудовых отношений
Документация по увольнению с работы
Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска
Документация по оформлению поощрений
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
Документация по оформлению командировок
Классификатор видов документов, используемых в УСОРД  
Код вида документа Название вида документа
Акт
График
Докладная записка
Должностная инструкция
Заявление
Объяснительная записка
Письмо-запрос
Положение
Правила
Представление
Приказ
Протокол
Распоряжение
Решение
Структура и штатная численность
Уведомление
Устав
Штатное расписание
КЛАССИФИКАТОР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В УСОРД
(Раздел 0200000000 Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»)  
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ
Письмо об изготовлении печатей и штампов
Положение об организации
Приказ о создании организации
Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации
Решение собрания учредителей (участников) о создании организации
Устав организации
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Приказ о реорганизации организации
Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации
Решение органа юридического лица о реорганизации организации
Решение собрания учредителей (участников) о реорганизации организации
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Акт о ликвидации организации
Приказ о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии
Протокол собрания учредителей (участников) о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии
Решение органа юридического лица о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии
Решение собрания учредителей (участников) о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Приказ о создании комиссии по приватизации
Протокол общего собрания трудового коллектива организации о приватизации
Решение органа юридического лица о приватизации
Решение о создании комиссии по приватизации
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Приказ по вопросам основной деятельности
Приказ о распределении обязанностей между руководством
Приказ о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством
Приказ о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(ии)
Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Распоряжение по вопросам основной деятельности
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Должностная инструкция
Положение о структурном подразделении
Правила внутреннего трудового распорядка
Структура и штатная численность
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ
Заявление о приеме на работу
Приказ о приеме на работу (назначении на должность)
Распоряжение о приеме на работу (назначении на должность)
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
Докладная записка о переводе (перемещении) на другую работу
Заявление о переводе на другую работу
Заявление о заключении нового трудового договора (контракта)
Заявление о продлении трудового договора (контракта)
Представление о переводе (перемещении) на другую работу
Приказ о переводе (перемещении) на другую работу
Приказ о заключении нового трудового договора (контракта)
Приказ о переводе работника на контрактную форму найма
Приказ о продлении трудового договора (контракта)
Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу
Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта)
Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма
Распоряжение о продлении трудового договора (контракта)
Уведомление работнику о заключении нового трудового контракта
Уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма
Уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта)
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬНЕНИЮ С РАБОТЫ
Заявление об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности)
Письмо профсоюзу о согласии на увольнение работника
Письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю
Приказ об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности)
Распоряжение об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности)
Уведомление работника об увольнении
Уведомление профсоюза об увольнении работника
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ОТПУСКОВ И ОТЗЫВУ ИЗ ОТПУСКА
График трудовых отпусков
Заявление о предоставлении отпуска
Заявление о согласии на отзыв из отпуска
Приказ о предоставлении отпуска
Приказ об отзыве работника из отпуска
Распоряжение о предоставлении отпуска
Распоряжение об отзыве работника из отпуска
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ
Докладная записка о поощрении
Представление о поощрении
Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения)
Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения)
Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения)
Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения)
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ
Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения)
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения)
Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения)
Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения)
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОМАНДИРОВОК
Докладная записка о командировании
Приказ о командировании
Распоряжение о командировании
   
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ
Письмо об изготовлении печатей и штампов
Положение об организации
Приказ о создании организации
Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации
Решение собрания учредителей (участников) о создании организации
Устав организации
Письмо об изготовлении печатей и штампов   ______________________ Код по ОКУД 0201240001   Наименование организации Наименование органа Почтовый адрес внутренних дел Коммуникационные и коммерческие данные   ____________ № ___________ На № ___________ от ______   Об изготовлении печатей и штампов   Просим выдать разрешение на изготовление печатей и штампов в связи с ______________ мотив для получения разрешения ________________   Разрешение на изготовление печатей и штампов доверяется получить _______, паспорт фамилия, имя, отчество _______________ № ___________, выдан ___________________________________________ дата выдачи паспорта ________________ наименование органа, выдавшего паспорт   Приложение: 1. Копия свидетельства о регистрации на … л. в … экз. 2. Копия Устава (Положения) на … л. в … экз. 3. Образцы печатей и штампов на … л. в … экз.   Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи
Положение об организации   ______________________ Код по ОКУД 0201597002   Наименование организации УТВЕРЖДЕНО   ПОЛОЖЕНИЕ _______________________ название вида документа ____________ № __________ ___________ № _________ Место составления   О __________________________ наименование организации   Структура текста   Общие положения Основные задачи Функции Права и обязанности Руководство Взаимоотношения. Связи Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация   Визы
Приказ о создании организации   ______________________ Код по ОКУД 0201620003   Наименование организации   ПРИКАЗ   ______________ № __________   Место издания   О создании ________________________ наименование организации   В целях ___________________________________________________________________ основание ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать ________________________________________________________________ наименование организации 2. Назначить ______________________________________________________________ фамилия, имя, отчество на должность ___________________________________________________________________ наименование должности 3. Контроль за исполнением приказа возложить на ___________________________ ________________ наименование должности, инициалы, фамилия   Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи   Визы
Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации   ______________________ Код по ОКУД 0201630004 ПРОТОКОЛ _____________ № _________   Место издания   собрания учредителей (участников) о создании ________________________ наименование организации   Председатель - инициалы, фамилия Секретарь - инициалы, фамилия Списочная численность … человек* Присутствовали: … человек (список прилагается) Приглашенные: … человек (список прилагается)   Повестка дня: О создании ________________________________________________________________ наименование организации ________________ форма изложения - доклад, сообщение, информация ________________ должность, инициалы, фамилия докладчика   СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается.   ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.   РЕШИЛИ: 1. Создать ________________________________________________________________ наименование организации 2. ________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек   Председатель Подпись Расшифровка подписи   Секретарь Подпись Расшифровка подписи**   ___________ * Указывается при необходимости. ** Особенности подписания документов, образующихся в деятельности отдельных организаций, регулируются законодательством Республики Беларусь.
Решение собрания учредителей (участников) о создании организации   ______________________ Код по ОКУД 0201725005   Собрание учредителей (участников)   РЕШЕНИЕ ________________ № ______________   Место издания   О создании ________________________ наименование организации ________________________   В целях ___________________________________________________________________ основание собрание учредителей (участников) РЕШИЛО: 1. ________ 2. ________ 3. ________   Председатель Подпись Расшифровка подписи   Секретарь Подпись Расшифровка подписи   Визы
Устав организации   ______________________ Код по ОКУД 0201930006   Наименование организации УТВЕРЖДЕНО   УСТАВ __________________________ название вида документа ____________ № __________ _____________ № __________ Место составления   _________________________ наименование организации   Структура текста   Общие положения Основные задачи Функции Права и обязанности Руководство Взаимоотношения. Связи Производственно-хозяйственная деятельность Имущество и средства Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация*   Визы   ________ * Может дополняться другими сведениями, предусмотренными законодательством о юридических лицах соответствующего вида.
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Приказ о реорганизации организации
Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации
Решение органа юридического лица о реорганизации организации
Решение собрания учредителей (участников) о реорганизации организации
Приказ о реорганизации организации   ________________________ Код по ОКУД 0202620001   Наименование организации   ПРИКАЗ ______________ № __________   Место издания   О _______________________ форма реорганизации _________________________ наименование организации   В связи с _________________________________________________________________ основание ________________   ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ________ форма реорганизации, наименование организации 2. Контроль за исполнением приказа возложить на ___________________________ ________________ наименование должности, инициалы, фамилия   Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи   Визы
Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации   ______________________ Код по ОКУД 0202630002 ПРОТОКОЛ _______________ № __________   Место составления   собрания учредителей (участников)   Председатель - Инициалы, фамилия Секретарь - Инициалы, фамилия Количество учредителей (участников) - … человек* Присутствовали: - … человек (список прилагается) Приглашенные: - … человек (список прилагается) Повестка дня: О _________ форма реорганизации, наименование организации ________________ форма изложения - доклад, сообщение, информация ________________ должность, инициалы, фамилия докладчика   СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается.   ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.   РЕШИЛИ: 1._________ форма реорганизации, наименование организации ________________ 2. ________ ________________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек   Наименования должностей Подписи Расшифровки подписей   ___________ * Указывается при необходимости.

Наши рекомендации