Организация бухгалтерского учета

Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных денежных средств в национальной и иностранной валюте. В ООО «Свои окна » расчеты производятся в валюте Российской Федерации. Основными нормативными документами, которыми руководствуется Общество, при ведении кассовых операций являются:

- Письмо Центрального банк РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ»;

- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ;

- акты, определяющие предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

Движение денежных средств по кассе оформляется соответствующими документами, т.е. приходными и расходными кассовыми ордерами. Для получения денежных средств из банка с расчетного счета организация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной формы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается директором и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильности составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расходную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Общество получает денежные средства через кассира или другое уполномоченное лицо. В день получения бухгалтер заполняет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бухгалтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные денежные средства в банке. На каждую полученную в банке сумму в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека, который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер – к отчету кассира. А так же в кассу Общества могут поступать денежные средства и из других источников.

Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т.п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты, документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.

Учетом и ведением кассовых операций на ООО занимается бухгалтер-кассир. Все операции по приходу денежных средств в кассу , оформляются приходными кассовыми ордерами. При выдаче денежных средств из кассы оформляется расходный кассовый ордер. Подотчетные лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. При этом подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К авансовому отчету прикрепляются оправдательные документы, подтверждающие целевое использование полученных денежных средств. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета. (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

К фактическим затратам, относимым к фактической себестоимости материалов, приобретаемых за плату, относятся:

● суммы, уплачиваемые в соответствии с соглашением поставщику;

● суммы, уплачиваемые организациям за консультационные и информационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

● таможенные пошлины;

● невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

● вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

● затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

● затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (затраты по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг);

● иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Для оценки материально-производственных запасов в текущем учете могут применяться учетные цены, устанавливаемые Обществом по каждому виду МПЗ. Фактическая себестоимость материалов на отчетную дату определяется по учетным ценам, скорректированным на процент отклонения фактических затрат от стоимости.

Учет материалов на складе необходим для обеспечения деятельности Общества. соответствующими материальными ресурсами, а так же для сохранности последних. В этих целях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, хозяйственного инвентаря и других материалов. Каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается в документах, относящихся к операциям данного склада. На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типам и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль над соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту). Учет материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), являющимся материально ответственным лицом.

Учет ведется на карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер материалов открывается отдельная карточка. Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, ведомостях движения и остатков материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточках учета передаются в бухгалтерию. Сдача документов оформляется реестром, в котором указывают наименования и номера сдаваемых документов. Материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов. Аналитический учет ведется:

а) при помощи карточек аналитического учета, отличающихся от карточек складского учета наличием не только натуральных, но и стоимостных измерителей; остатки и обороты по карточкам сверяются с данными складского учета;

б) путем составления оборотных ведомостей в натуральном и денежном выражении по каждому складу и счету;

в) с применение оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода учета, при котором в бухгалтерии по данным карточек складского учета формируется ведомость учета остатков материалов на складе; правильность перенесения остатков материальных запасов с карточек складского учета в ведомость проверяется работниками бухгалтерии.

Наиболее прогрессивным является сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия использует в качестве регистров. аналитическою учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах. Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках из карточек складского учета в ведомость. После проверки работником бухгалтерии ведомость передается в бухгалтерию, где остатки материалов оцениваются по учетным ценам и выводятся итоги.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляется свод пап сальдовая ведомость. Для обобщения и группировки информации о движении материалов используются ведомости движения материалов.

Для проведения инвентаризации наименования и коды товарно-материальных ценностей заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Передача материалов на производство должен сопровождаться соответствующим документом. Таким документом является «Акт на списание материалов». Данный документ составляется непосредственно при передаче материалов на производство, либо сразу же после совершения последней операции. Акт на списание материалов подписывается генеральным директором Общества, бухгалтером, организующим учет материалов и заведующим складом сырья.

Как известно, заведующий складом сырья должен отвечать за сохранность материально-производственных запасов, исходя из «Договора о полной индивидуальной материальной ответственности».

Если будущая работа сотрудника связана с обслуживанием материальных ценностей (денег, товаров), с ним при приеме на работу можно заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

По общему правилу, действующему в трудовом законодательстве, за причиненный фирме ущерб сотрудник несет ограниченную материальную ответственность - только в размере его среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). В этом случае взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя, которое может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ). Но материально ответственные сотрудники возмещают ущерб, причиненный по их вине, в полном объеме.

Материальная ответственность возникает, только если сотрудник виноват в причинении ущерба. Если же ущерб возник из-за действия непреодолимой силы (пожар, наводнение, иное стихийное действие), ответственность сотрудника исключается. Он не будет виноват и в том случае, если причинил ущерб, имуществу фирмы, используя его для необходимой самообороны.

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации под названием - форма ТОРГ-12. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и может служить основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Товарная накладная, бланк которой не соответствует унифицированной форме, может быть принята к учету организацией-покупателем. Статья 252 НК РФ не требует принимать в качестве подтверждения, только унифицированные накладные - важно, чтобы первичные документы доказывали, что организация действительно понесла расходы и содержали обязательные реквизиты(по возможности необходимо настаивать, чтобы поставщики товара выписывали унифицированную форму товарной накладной).

Оформление накладной также нередко вызывает споры с фискальными органами. Налоговики требуют, чтобы все поля формы торг-12 были заполнены, а сам бланк был скреплен печатью продающей стороны. Иначе ставится под сомнение право покупателя отражать расходы на покупку товара и принимать вычет по НДС. Судебная практика показывает, что в случаях, когда в других документах отражена недостающая информация, а в доверенностях по форме М-2 или М-2а есть оттиск печати торгующей организации, как правило, накладная-12 признается действительной. Но лучше, конечно, перестраховаться и заполнить документ так, как указывает образец товарной накладной.

При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ — товарно-транспортную накладную. В этом случае, в нем необходимо ввести колонку «НДС», а в графах «Цена» и «Сумма» указать «в том числе НДС».

Заполнение накладной лучше начинать с даты. Согласно п. 4 ст. 9 закона о бухучете первичный документ необходимо составлять в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Налоговики требуют, чтобы дата в бланке накладной совпадала с датой отгрузки.

Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Так, при составлении товарной накладной допускается расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.

При проведении проверки кассовых операций аудитор обязан руководствоваться нормативными документами, которыми являются в данном случае:

● Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I-II.

● Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ.

● Закон РФ № 6215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».

● ПБУ № 1/98 «Учетная политика»

● Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.02.2016 г. № 94н.

«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». Инструкция Центробанка РФ от 04.10.2009 г. № 18. (ред. от 26.02.10г.) Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ МФ РФ. № 49).

Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами (указания ЦБ РФ № 375-У).

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (ЦБ РФ № 14-П).

Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах. (Приложение к приказу ГНС РФ № ВГ-3-14/ 36).

Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. (Приложение к письму ГНС РФ №НИ-6-07/152).

Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Центральным банком РФ.

Вместе с тем, в новом документе содержится указание об обязательном использовании при расчетах с населением контрольно-кассовых машин.

Кроме того, в Положении 1 к Порядку ведения кассовых операций в РФ изложены признаки. и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (признаки платежности, допустимые повреждения платежных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков), которыми должны руководствоваться кассиры при осуществлении кассовых операций с банковскими билетами и монетами Банка России.

Существуют следующие требования по организации и ведению учета, а также составлению отчетности при применении упрощенной системы:

1. Предприятиям предоставляется право оформления первичных документов и ведения книги учета доходов и расходов по упрощенной форме, в том числе без применения двойной записи, плана счетов и соблюдения иных требований к ведению бухгалтерского учета и отчетности.

2. Сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций и представления необходимой статистической отчетности.

3. Минфином Российской Федерации устанавливаются форма книги учета доходов и расходов и порядок отражения в ней хозяйственных операций.

4. Сохраняется действующий порядок уплаты таможенных платежей, государственных пошлин, налога на приобретение автотранспортных средств, лицензионных сборов, отчислений в государственные социальные внебюджетные фонды.

5. По итогам деятельности за отчетный период (квартал) организация предоставляет в налоговый орган в срок до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом:

- расчет подлежащего уплате единого налога с зачетом стоимости патента

- выписку из книги учета доходов и расходов (по состоянию на последний рабочий день отчетного периода) с указанием совокупного дохода (валовой выручки), полученного за отчетный период

- при предоставлении указанных документов организация предъявляет для проверки патент, книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу, платежные поручения об уплате единого налога (с отметкой банка об исполнении платежа).

Форма книги доходов и расходов и порядок ее ведения утверждены приказом Министерство финансов Российской Федерации №18

В соответствии с этим приказом книга должна иметь следующий вид:

Порядок отражения хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения. (далее - налогоплательщики), ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга учета доходов и расходов), в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы единого налога.

Ведение Книги учета доходов и расходов, а также документирование фактов предпринимательской деятельности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители.

Книга учета доходов и расходов открывается на один календарный год и должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается число содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведенной по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью.

Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя - при ее наличии).

Учет основных средств

Бюджетный учет основных средств ведется в соответствии с положением о порядке поступления, учета и выбытия основных средств в Фонде социального страхования РФ и его исполнительных органах, утвержденного постановлением Фонда от 29.12.2005 г.№ 211.

К основным средствам относятся материальные объекты, используемые при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд исполнительного органа Фонда в течении срока полезного использования продолжительностью более 12 месяцев.

Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются:

1)Регистрационные сборы, государственная пошлина и другие аналогичные платежи.

2)Фактические затраты на доставку объектов основных средств до места их использования, включая расходы по страхованию доставки и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Переоценка отдельных основных средств в необходимых случаях производится по согласованию с Фондом. Для проведения переоценки создается комиссия, в состав которой включается представители структурных подразделений. Возглавляет комиссию управляющий отделением или один из его заместителей.

Единица бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

Количество средств вычислительной техники составляет более 2500 наименовании, мониторам, системным блокам и блокам бесперебойного питания региональным отделением учитываются как самостоятельные объекты, следовательно, им присваиваются отдельные инвентарные номера. Введенные в эксплуатацию средства вычислительной техники распределяются согласно потребностям отделов и филиалов регионального отделения.

Начисление амортизации на объекты основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта, либо списания этого объекта с бюджетного. Амортизация не может начисляться свыше 100% стоимости объектов основных средств и нематериальных активов.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках.

Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно, списанные с баланса, находящиеся в эксплуатации, учитываются на забалансовом счете «Основные средств до 3000 рублей включительно в эксплуатации» до момента их списания или выбытия по иным основаниям.

Поступления и внутреннее перемещение основных средств оформляются следующими первичными документами:

а) в части объектов недвижимого имущества:

-Акт о приеме - передаче объекта основных средств;

- Акт о приеме-передаче здания (сооружения) с приложениями документов, подтверждающих государственную регистрацию прехода права собственности на объекты недвижимого имущества в установленных законодательством РФ случаях.;

б) в части объектов движимого имущества:

-Акт о приеме-передаче объекта основных средств;

-Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств;

- Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств

-Акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств.

Требование накладная

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.

Выдачи основных средств в эксплуатацию оформляются следующими документами:

-стоимостью до 3000 рублей включительно, за исключением объектов недвижимого имущества - на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.

-объектов недвижимого имущества стоимостью дот 3000 рублей включительно - на основании Требований-накладных.

Выбытие объекта основных средств имеет место в случаях продажи, безвозмездной передачи, списания в случаях морального и физического износа или иных чрезвычайных ситуациях.

Для подтверждения непригодности объекта основных средств к восстановлению и дальнейшему использованию необходимо наличие заключения о его техническом состоянии, выданное организациями, имеющими право на осуществление данного вида деятельности.

Выбытие основных средств оформляются следующими первичными документами:

-Акт о списании объекта основных средств;

-Акт о списании автотранспортных средств;

-Акт о приеме-передаче объекта основных средств;

-Акт о приеме-передаче здания (сооружения);

-Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.

Общую информацию о составе и величине имущества предприятия можно получить из анализа бухгалтерского баланса предприятия, дающего общую стоимостную характеристику хозяйственных средств предприятия (актив баланса) и источников их образования (пассив баланса). Так, помимо деления на движимое и недвижимое, в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности .в Российской Федерации все имущество, отражаемое в бухгалтерском учете подразделяется на следующие виды: внеоборотные активы (нематериальные активы, основные средства, незавершенное строительство, долгосрочные финансовые вложения, прочие внеоборотные активы), оборотные активы (запасы, дебиторская задолженность, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства, прочие оборотные активы), капитал и резервы (уставный капитал, резервный капитал, добавочный капитал, фонды накопления, фонд социальной сферы, нераспределенная прибыль прошлых лет, нераспределенная прибыль отчетного года) и др.

В предприятия имеется материальные запасы. К ним относятся предметы, используемые в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, а также предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости приобретения, включая НДС.

Стоимость инвентаря и хозяйственных принадлежностей (канцелярские товары, бумага, расходные материалы и др.) списываются на расходы в полном размере при передаче их в эксплуатацию согласно реестра на выдачу материалов. Списание материалов производится по цене фактического приобретения.

Материалы, приобретенные для ремонта вычислительной техники, списываются также на основании акта списания запасных частей к вычислительной технике.

Списание горюче-смазочных материалов производится на основании путевых листов, исходя их «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Министерством транспорта РФ.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Карточке учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Учет операции по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций №7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Отражения в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих документов:

-Требование-накладная;

Списание материалов производится на основании следующих документов:

-Путевой лист, применяется для списания в расход всех видов топлива;

-Акт о списании материальных запасов;

Учет приобретения и выбытия материальных ценностей ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета :

-010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

-010505000 «Мягкий инвентарь»;

-010506000 «Прочие материальные запасы»;

Товарно-материальные ценности, приобретенные и списание с баланса до 2015 г., т.е. до введения бюджетного учета в региональном отделении, находящиеся в эксплуатации учитываются на забалансовом счете «Материальные ценности, принятые на ответственное хранение».