Основные операции с ячейками, строками и столбцами

MICROSOFT EXCEL 2010

Microsoft Office Excel 2010 представляет собой мощный табличный процессор.

Основными возможностями применения Excel 2010 являются:

· решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов);

· создание диаграмм;

· организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц);

· доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников);

· создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt);

· автоматизация сложных задач (с использованием макросов).

В окне Microsoft Excel 2010, как и в других программах MS Office 2010, используется новый ленточный интерфейс. В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.

Панель быстрого доступа

На панели размещены кнопки наиболее часто выполняемых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. На панель могут быть добавлены кнопки из раскрывающегося по кнопке списка настройки, либо любые другие команды при использовании пункта Другие команды →Панель быстрого доступа.

Лента главного меню

Лента главного меню включает в себя вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Разработчик (если вкладка не отображается, следуетвыбрать Файл→ Параметры настройка ленты→ включить в правой части окна Настройка ленты отображение вкладки Разработчик (поставить галочку). Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами.

На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно, содержащее все команды данной группы. При наведении курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении.

Вкладка (меню) Файл Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Вкладка Главная состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними:

· буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу);

· шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек);

· выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объединение/разъединение ячеек);

· число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений);

· стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование);

· ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных объектов);

· редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа).

Вкладка Вставка состоит из групп, позволяющих осуществлять вставку различных элементов:

· таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, для управления связанными данными и их анализа; вставить сводную таблицу и диаграмму);

· иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);

· диаграммы (позволяет вставлять на листы диаграммы и форматировать их);

· связи (позволяет осуществить вставку гиперссылок);

· текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).

Вкладка Разметка страницы состоит из групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы:

· темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов);

· параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов);

· вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на определенное количество листов при печати);

· параметры листа (задание вида отображения данных на листе);

· упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке).

Вкладка Формулы состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы:

· библиотека функций (используется для вставки функций различных типов);

· определенные имена (задание и использование имен для более удобной работы ячейками в формулах);

· зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул);

· вычисление (задание пересчета формул).

Вкладка Данные состоит из групп инструментов для различных операций с данными:

· получить внешние данные (импорт данных из различных приложений);

· подключения (интерактивный сбор данных);

· сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных);

· работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений);

· структура (группировка и подведение итогов).

Вкладка Рецензирование состоит из следующих групп:

· правописание (проверка орфографии, грамматики, использование справочников, перевод выделенного текста на другой язык);

· примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам);

· изменения (настройка параметров защиты листов и книг).

Вкладка Вид состоит из следующих групп инструментов, предназначенных для настройки режимов просмотра документов:

· режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах);

· показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения элементов окна);

· масштаб (изменение масштаба книги и ее частей);

· окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра разных частей документа);

· макросы (работа с макросами в таблицах).

Создание новой книги

Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы) и .XLSM (если книга содержит макросы). Для создания новой книги также предназначен пункт Создать вкладки (меню) Файл. При его выборе появляется окно Доступные шаблоны. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга.

Основные операции с листами

Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа

Добавление и удаление.

Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и в контекстном меню командой Вставитьосуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная→Ячейки →Вставить→Вставить строки на лист/Вставить столбцы на лист.

Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду Главная →Ячейки→Удалить→Удалить строки с листа/ Удалить столбцы с листа..

Для удаления данных из ячеек можновоспользоваться командой контекстного меню Очистить содержимое.Также в группе Редактирование вкладки Главнаясуществует кнопка Очистить, позволяющая выбрать, что именно вы хотите очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания).

Скрытие строк и столбцов

Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации находящейся на листе, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная→Ячейки→Формат→Скрыть или отобразить→ Скрыть строки (столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране.

Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная→Ячейки→Формат→Скрыть или отобразить →Отобразить строки(столбцы).

Основные средства для форматирования ячеек расположены в группах Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейкивкладки Главная,в диалоговом окне Формат ячеек (открываемой с панелей инструментов, либо из контекстного меню).

Для любой ячейки может быть задано всплывающее текстовое примечание, появляющееся при наведении на ячейку курсора мыши. Чтобы добавить примечание к ячейке, нужно выбрать:

Рецензирование→Примечания→Создать примечание→ в появившемся окне нужно ввести текст примечания.

Чтобы отредактировать примечание, следует в контекстном меню ячейки выбрать Изменить примечание.

Для удаления примечания нужно из контекстного меню выбрать пункт Удалить примечание.

Чтобы увидеть все примечания, заданные к ячейкам, их можно отобразить на листе книги при помощи команды Рецензирование→Примечания→Показать все примечания.

Условное форматирование

Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия.

Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать Главная→ Стили→Условное форматирование.

Главная→Стили→Условное форматирование→Удалить правила(будет удалено только условное форматирование.

Форматы данных

В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах. Активизировать его можно, выбрав Главная→Число→Числовой формат, либо по контекстному меню для выделенной ячейки на вкладке Числоокна Формат ячеек.

· Общий – числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей, если число слишком большое, то в виде экспоненциального;

· числовой – стандартный числовой формат;

· финансовый и денежный – число округляется до 2 знаков после запятой, после числа ставится знак денежной единицы;

· краткая дата и длинный формат даты – позволяет выбрать один из форматов дат;

· время – предоставляет на выбор несколько форматов времени;

· процентный – число (от 0 до 1) в ячейке умножается на 100, округляется до целого и записывается со знаком %;

· дробный – используется для отображения чисел в виде не десятичной, а обыкновенной дроби;

· экспоненциальный – предназначен для отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа от 0 до 10 и степени числа 10 (положительной или отрицательной);

· текстовый – при установке этого формата любое введенное значение будет восприниматься как текстовое;

Использование формул

Под формулой в Excel понимается математическое выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки. Ввод формулы всегда начинается со знака «=». Результат формулы отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. После вычисления в ячейке отображается полученный результат, а в строке формул в окне ввода – созданная формула.

Способы адресации ячеек

В формулах адреса указываются с помощью ссылок – относительных, абсолютных или смешанных.

Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы.

Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в формулу. При копировании формул эти ссылки не изменяются. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, поставьте знак доллара ($) перед обозначением столбца и строки.

Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется смешанная ссылка с фиксацией нужного параметра.

Встроенные функции Excel

В Excel 2010 существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить вручную с клавиатуры (при этом активируется средство Автозаполнение формул, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию, а можно выбирать в окне Мастер функций, активируемом кнопкой Основные операции с ячейками, строками и столбцами - student2.ru в группе Библиотека функцийвкладки Формулыили из групп функций на этой же панели, либо с помощью кнопки группы Редактированиевкладки Главная.

Режимы работы с формулами

Полезной возможностью по работе с формулами является отображение всех формул на листе. Это можно сделать, используя команду Формулы →Зависимости формул→Показать формулы. После этого в ячейках вместо вычисленных значений будут показаны записанные формулы. Для возврата в обычный режим нужно еще раз нажать кнопку Показать формулы.

Объекты SmartArt

Объекты SmartArt – графические средства для создания профессиональных организационных диаграмм. При выборе шаблонов SmartArt необходимо учитывать их первоначальное предназначение. Для вставки объекта SmartArt служит одноименная кнопка в группе Иллюстрациивкладки Вставка,которая вызывает окно выбора рисунка с кратким описанием. После добавления шаблона в книгу в ленте меню появится контекстная вкладка Работа с рисунками SmartArt, содержащая две вкладки: Конструктор и Формат.

Для заполнения текстовых полей шаблона предназначены области, помеченные как Текст, либо левая панель «Введите текст» SmartArt-объекта. Для добавления нового элемента в объект SmartArt надо просто нажать клавишу ввода. Объекты SmartArt форматируются как и обычный графические объекты, для этого используются инструменты вкладки Формат контекстной вкладки Работа с рисунками SmartArt.

Работа с диаграммами

Диаграмма – это способ наглядного представления информации, заданной в виде таблицы чисел. Демонстрация данных с помощью диаграмм является более наглядной и эффективной для восприятия.

Диаграммы в Excel динамические, т. е. автоматически обновляются после изменения данных, на основе которых построены. Диаграмма может быть размещена как на листе с данными, так и на отдельном листе (занимая весь лист).

После этого выбранная диаграмма сразу же будет построена на листе. Одновременно на ленте появится контекстная вкладка Работа с диаграммами, содержащая вкладки: Конструктор, Макет и Формат. В группах этих вкладок расположены основные инструменты, позволяющие отформатировать и изменить диаграмму.

Изменение диаграммы

Диаграмма может быть изменена как с использованием кнопок соответствующих панелей, так и пунктов контекстного меню по нажатию правой кнопки на выделенном элементе диаграммы.

Вкладка Конструктор состоит из панелей: Тип, Данные, Макеты диаграмм, Стили диаграмм, Расположение. Основные операции, выполняемые этими инструментами: изменение типа и расположения диаграммы, ее данных и стиля.

Группа Тип предназначена для изменения типа построенной диаграммы.

В группе Данные можно выбрать новый или откорректировать выбранный диапазон данных (добавить/удалить ряды данных), поменять местами данные в строке на данные в столбце.

В группе Макеты диаграмм можно выбрать один из предлагаемых макетов оформления диаграмм данного типа.

Группа Стили диаграмм позволяет применить стилевое оформления диаграммы в целом.

Группа Расположение предназначена для изменения месторасположения диаграммы: переместить на другой лист или разместить на отдельном.

Вкладка Макет содержит группы: Текущий фрагмент, Вставить, Подписи, Оси, Фон, Анализ, Свойства. Эти инструменты предназначены для добавления и настройки отдельных элементов диаграммы.

Группа Текущий фрагмент позволяет выбрать нужный элемент диаграммы (в списке Область диаграммы) и отформатировать его (кнопка Формат выделенного), либо вернуть форматирование к первоначальному виду (кнопка Восстановить стиль).

Группа Вставить нужна для вставки рисунков, фигур и надписей в диаграмму.

Группа Подписи позволяет добавить и разместить в диаграмму подписи соответствующих элементов: заголовка диаграммы, названия осей, легенды, данных, таблицы данных.

С помощью группы Оси на диаграмме отображаются основные оси и линии сетки.

Группа Фон предназначена для настройки параметров области построения, а также элементов трехмерных диаграмм (Стенка диаграммы, Основание диаграммы, Поворот объемной фигуры).

Вкладка Формат включает группы: Текущий фрагмент, Стили фигур, Стили WordArt, Упорядочить и Размер с инструментами, позволяющими отформатировать отдельные элементы диаграммы.

Группа Текущий фрагмент работает аналогично такой же группе на вкладке Макет и позволяет отформатировать выбранный элемент.

В группе Стили фигур можно выбрать нужный стиль оформления, задать заливку цветом, окантовку (контур), эффекты для выбранного элемента диаграммы.

Группа Стили WordArt позволяет задать оформление текстовых элементов, присутствующих в диаграмме (подписи по осям, заголовки, легенду и т.д.)

Группа Упорядочить позволяет управлять размещением объектов (диаграмм) на листе относительно друг друга.

Группа Размер предназначена для задания точного размера и масштаба диаграммы.

Обработка и анализ данных

Набор строк в Excel, содержащий взаимосвязанные данные и определенную структуру, называется списком. Такой диапазон можно сортировать, группировать, фильтровать, производить в нем поиск и выполнять вычисления.

Для осуществления сортировки необходимо сначала выделить диапазон ячеек, содержащих данные для сортировки, либо ячейку столбца, по которому будет произведена сортировка. После выделения можно применить команды Главная→Редактирование→ Сортировка и фильтр.

Команду настраиваемой сортировки можно вызвать через Главная→Редактирование→ Сортировка и фильтр, либо через Данные→Сортировка и фильтр→Сортировка. В появившемся окне Сортировка нужно указать столбец, порядок и особенности сортировки списка данных.

Фильтрация

В Excel существует возможность отфильтровать список, чтобы вывести только необходимые в данный момент строки. При этом строки, не удовлетворяющие заданным условиям, просто не будут отображаться на экране, а не будут удаляться из файла. Поэтому, отменив фильтрацию данных, можно видеть полностью весь список. Фильтрация может быть выполнена с помощью автофильтра и расширенного фильтра.

Чтобы применить автофильтр, нужно выделить хотя бы одну ячейку списка данных и применить команду Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр → Фильтрили Данные → Сортировка и фильтр → Фильтр. После этого в правом углу ячеек заголовков списка появятся стрелки, нажав на которые можно получить доступ к параметрам фильтрации.

Также в автофильтре можно задать два условия отбора данных в одном или нескольких столбцах. Для этого нужно активировать команду Настраиваемый фильтрв меню для конкретного типа фильтра. Удалить автофильтр можно, повторно нажав на копку вызова фильтра.