Работа со столбцами и строками.

Изменить ширину столбца или высоту строки можно поймав мышкой курсор на границе строк или столбцов. Столбцы и строки можно скрыть. При этом их ширина (или высота) будет равной 0. Для того чтобы раскрыть этот столбец мышкой, нужно поймать курсор ╬ между столбцами, где он скрыт.

Выставить точную высоту строки в пикселях можно нажав Формат Строки, Высота. Здесь же можно сделать Автоподбор высоты к выделенным ячейкам – высота строки будет подбираться по введенным данным.

Команда Формат, Строки, Скрыть позволяет скрыть строку, для того чтобы отобразить скрытую строку нужно выделить две соседних и нажать Формат, Строки Отобразить. Аналогичные действия можно делать и со столбцом (Формат, Столбец).

Удалить Строки (Столбцы, Ячейки)– выделить, нажать Правка, Удалить. Добавить Строки, Столбцы, Ячейки находится в пункте меню Вставка.

Формат ячейки.

Каждая ячейка в таблицах Excel имеет свой формат. Формат ячейки включает в себя Формат Числа, Выравнивание текста в ячейке, Шрифт, Границы ячейки, Вид (заливку ячейки), Защиту. Эти вкладки расположены на диалоговом окне Формат Ячейки. Вызвать это окно можно нажав пункт ФорматàЯчейки.

Формат числа.

Обычно все ячейки по умолчанию имеют общий формат числа. Общий формат используется для отображения как текстовых так и числовых значений произвольного типа. Изменить формат ячейки или посмотреть форматы, предлагаемые программой можно нажав пункт ФорматàЯчейки.

uЗапишите, какие форматы для данных в ячейке дублируются на панели инструментов Форматирование

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Если ячейка таблицы уже имеет какой ни будь, отличный то общего формат, то при внесении данных эти данные преобразуются к формату в ячейке. Так, например если вы вносите в ячейку число 1,8 а число самопроизвольно изменяется на 1.1, то скорее всего в ячейке выставлен формат Дата. Нажмите Формат, Ячейки и измените формат на нужный вам.

uПо какому краю выравниваются (автоматически) Текстовые данные?

_______________________Числовые данные? _________________________-

uКак изменить отображаемое число знаков после запятой?

________________________________________________________________

Если вы записываете число в Денежном формате, то приписывать «рубли» или «доллары» в ручную нельзя! Так как в этом случае Excel будет воспринимать это как текст, и не сможет производить с этими ячейками вычисления. Для представления данных в Денежном формате пользуйтесь только Формат Ячейки, Денежный или соответствующей кнопкой на панели инструментов!

uВы ввели в ячейку 35$ . В каком формате они будут записаны? Можно ли будет производить вычисления с этими данными?

Итак, в таблицах Excelчисло можно представить в формате:

Общий – как введен;

Числовой – с выбранным количеством десятичных знаков;

Денежный и Финансовый – с добавлением символа валюты

Дата и время – в выбираемом формате;

Процентный – число умножается на 100 и добавляется знак %

Дробный – десятичная часть числа дается в виде простой дроби.

Выравнивание. На вкладке Выравнивание выставляется выравнивание по горизонтали и вертикали, ориентация текста.

Здесь же есть флажок «Переносить по словам» для того чтобы текст в ячейке перенести по словам.

Кнопка Объединения ячеек вынесена на панель инструментов. Чтобы снять объединение ячеек надо убрать галочку Объединение ячеек.

Шрифт. На вкладке Шрифт вы можете выбрать шрифт как в Word.

Если вы нажмете Формат Ячейки во время редактирования данных в ячейке, то Шрифт будет единственной видной вкладкой.

Границы. На вкладке Граница сначала выбирайте Тип и Цвет границы, а потом – к какой части диапазона относится граница. Кнопка Границы на панели инструментов позволяет выставить только обычные линии границы.

Во вновь открытом документе все границы не видимые и на печати видны не будут. Границы к ячейкам рекомендуется выставлять в конце работы с документом, так как количество ячеек может измениться, да и курсор без границ виден лучше.

Вид позволяет изменить цвет и узор заливки ячейки.

Если ваш документ предназначен для просмотра в электронном виде, то можно все ячейки залить неярким цветом, в этом случае границы между ячейками на экране не просматриваются.

uОпишите формат ячеек на рисунке, в предположении, что данные выравниваются автоматически.

Работа с Листами.

Лист можно Добавить, Удалить, Переименовать щелкнув правой кнопкой мыши по названию листа. Листов в книге может быть сколь угодно много, поэтому для их прокрутки пользуются такими |ƒƒ„„| стрелочками для прокрутки листов. Добавить новый лист можно так же Вставка Лист. Удалить Лист можно, нажав, Правка, Удалить лист. Изменить порядок листов можно, перетащив мышкой ярлычок листа в нужное место.

Параметры страницы. К параметрам страницы относятся: ориентация листа, размер бумаги, поля. Это все используется при печати готового документа.

uОпишите, как можно изменить поля, ориентацию листа и размер бумаги?

Вставить разрывы страниц можно нажав Вставка, Разрыв страницы. При этом разрывы подставятся сверху и слева от текущей ячейки. Если вы неправильно вставили разрывы их лучше убрать сразу командой отмена последнего действия. В другом случае вам придется перейти в Вид, Разметка страницы, правой кнопкой вызвать контекстное меню и нажать сброс разрывов страниц, как показано на рисунке.

Колонтитулы – это заголовочное данное, помещаемое в начало и конец каждой страницы. Выставить колонтитулы можно в окне Параметров страницы, но на рабочем листе они видны не будут. Посмотреть документ перед печатью можно посмотреть с помощью кнопки предварительного просмотра, так как делается и в Word.

Для того, что бы на печатном листе были видны границы ячеек, их нужно выставить к ячейкам: выделить диапазон и нажать на кнопку Границы на панели инструментов или воспользоваться окном Формат ячейки, вкладка Границы. В окне Формат ячейки вы можете выбрать тип линии границы, а на панели инструментов только область применения границ к выделенному диапазону. Если границы не выставлять, то по умолчанию они будут невидимыми, то есть на листе Excel вы видите сетку на ячейках, а при печати – нет.

Во вкладке Лист окна Параметры страницы есть очень интересная возможность печати «сквозных строк». Например ваш документ Excel содержит столбцы: №, ФИО и адрес; и расположен на нескольких страницах формата А4, при этом нужно, что бы на каждой странице было название столбца (№, ФИО, адрес). Такие строки и называются сквозными.

На рисунке диапазон сквозных строк обозначен как $3:$3 то есть абсолютные ссылки на третью строку. Аналогичную возможность можете применить и к столбцам.

Ввод данных в ячейку.

По умолчанию, ячейки в Excel имеют Общий формат.

Число в Excel состоит из символов 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / %. Ячейка, содержащая другие данные интерпретируется как текст. Дробная и целая часть числа отделяется запятой, при этом если вы поставили в числе точку, то число интерпретируется как текст и выравнивается по левому краю. Числовые данные в таблице обычно выравниваются по правому краю.

Если число не помещается в ячейку, то на экране отображается #####.

Если текст не помещается в ячейку, то он расположится на соседние ячейки, если они пустые; на какие ячейки расположится текст, зависит от выравнивания текста внутри ячейки. Если текст выровнен по левому краю, то содержимое распространяется на ячейки, расположенные справа. Определить, в какой ячейки при этом расположен текст можно по строке формул. Текст будет отображен не весь, если соседние ячейки заполнены (в этом случае нужно нажать Формат ячейки, переносить по словам – описано выше).

u Что написано в ячейке А1 ? _________________

u Почему на экране отображено не все содержимое ячейки В4 ?

u Какой способ форматирования применен к ячейке С4 ?

u Что расположено в ячейке С2 ?_______________________________

Ввод формул

Формулы необходимы для вычислений. Документ Excel считается хорошо оформленным, если при вводе исходных данных результаты в ячейках пересчитываются автоматически. В таблицах Excel предусмотрены возможности для ввода различных формул. Формула начинается со знака «=» и завершается нажатием клавиши Enter.

В формуле может использоваться шесть арифметических операторов:

«+», «-», «*», «/», «^» - возведение в степень, «%» - процент.

Например, выражение =А1+В2 означает сложить содержимое ячеек А1 и В2. =А1*20% - вычисление 20% от значения ячейки А1. Порядок действий и скобки расставляются как обычно в математике. Например =(2+3)*4 результат 20.
= 2+3*4 результат 4.

Текстовый оператор «&» объединяет строки символов в одну. Например, =А1&В1 как на рисунке.

На листе отображается только результат выполнения формулы! Сама формула отображается в строке формул!

! Нажав клавишу Ctrl+~ можно одновременно посмотреть все формулы, введенные в ячейки таблицы.

! Режим отображения формул можно так же включить Сервис, Параметры, Вид, в разделе параметры окна поставить галочку на Формулы.

Диапазоны в формулах можно задавать так:

«:» - двоеточие задает непрерывный диапазон ячеек. Например диапазон А1:С2 включает ячейки А1, А2, В1,В2, С1, С2.

«;» (в некоторых версиях «,» ) объединяет диапазоны =СУММ(F5;F7;F9)

Использование функций

Excel содержит множество функций, упрощающих и ускоряющих расчеты. Функция это стандартная формула. Что бы сложить ячейки можно записать формулу: =А1+В1+С1 , а можно воспользоваться функцией: =СУММ(А1:С1). Как наиболее используемая функция, «Суммирование» имеет на панели инструментов собственную кнопку:

Для того, что бы посчитать сумму нужно:

1. Встать мышкой в ячейку, в которой будет сумма;
2. Нажать кнопку «Сумма»
3. Excel предложит диапазон, если вы с ним согласны, то нажать Enter;
4. Если вы не согласны с обозначенным диапазоном, нужно выделить мышкой нужный диапазон. Для выделения несвязных диапазонов удерживать Ctrl. Нажать Enter.

Для того, что бы посмотреть, какой диапазон использовался при суммировании, станьте в ячейку с формулой суммы, сделайте двойной щелчок мышкой.

В Excel имеются функции, предназначенные не только для математических вычислений, но и для финансовых, логических, статистических, для работы с датами и т.д. Для запуска Мастера функций нажмите кнопку:
или нажать в строке меню Вставка Функции.

Вы можете выбрать функцию, из любого раздела: математические, финансовые и т.д. На рисунке представлено окно выбора из 10 недавно использовавшихся функций.

Если вы поставите знак «=» в строку формул, то рядом появится контекстное меню 10 недавно использовавшихся функций.

После того как вы выбрали функцию появляется диалоговое окно для ввода аргументов функции. Аргументом может быть число, ячейка или диапазон ячеек. Для некоторых функций, например КОРЕНЬ аргументом может быть только одно число или ячейка с числовыми данными. Для других функций, например СУММ, МАХ, МИН аргументом может быть диапазон ячеек.

В поля ввода диапазоны удобно вводить мышкой. Если окно закрывает нужный диапазон, мышкой за серое поле перетащите его в удобное для Вас место. После этого проведите мышкой по нужным ячейкам, и в поле отразится выбранный вами диапазон. На рисунке пример использования функции МАХ для несвязных диапазонов.

После ввода аргументов на экране отображается Значение функции. Нажмите кнопку OK. Если вы функцию ввели не правильно, то появятся сведения об ошибке.

Некоторые функции, таки как СЕГОДНЯ аргументов не имеют.

Итак, алгоритм использования функций в общем случае: 1. Нажать f_x 2. Выбрать функцию. 3. Выделить нужный диапазон (если нужно перетащить диалоговое окно в удобное место) 4. Нажать ОК.

Прогрессия – особый способ заполнения ячеек

Во многих таблицах используется столбец №п/п . Что бы не вводить каждый номер вручную, достаточно ввести числа в первые две ячейки т.е. 1 и 2 . После этого можно воспользоваться возможностью автозаполения ячеек. Для этого нужно выделить две ячейки, поймать мышкой крестик в углу и потянуть его вниз. При этом вы увидите подсказку: какие числа будут заполняться. Заполнение ячеек в Excel происходит по правилу арифметической прогрессии. u Какое число будет следующим? 15, 18, …

-20, -22, …

Абсолютные и относительные ссылки. Копирование формул.

Ссылка на ячейку типа =А1 является относительной. При копировании такая ссылка изменяется автоматически. Если вы в ячейку В1 ввели формулу =А1, а потом скопировали ячейку в С1, то в ячейке С1 будет уже формула =В1. Если же вы скопируете ячейку В1 в ячейку В2, то в ячейке В2 будет формула =А2. То есть при копировании по горизонтали изменяются номера столбцов, и при копировании по вертикали меняются номера строк.

Это очень удобно при вычислениях.

Например в столбце А у вас находится цена, в столбце В – количество, тогда для того что бы посчитать стоимость (цена умножить на количество) нужно в ячейку столбца С ввести формулу =А2*В2, нажать Enter, затем стать на ячейку и потянуть мышкой вниз. При этом ячейки столбца С заполнятся формулами =А3*В3 и т.д автоматически. Такая процедура называется Автозаполнением ячеек. Ячейки с функциями копируются аналогично.

Этим способом можно так же воспользоваться при заполнеии столбца номеров, как это показано на рисунке.

Абсолютные ссылки отличаются от относительных тем, что при копировании не изменяются. Записываются они со знаком «$». Например, =$A$1. Это иногда используется в задачах, если нужна ссылка на одну определенную ячейку, например в ячейке хранится курс рубля к доллару или минимальная заработная плата исходя из которой вы будете рассчитывать остальные показания. В формуле можно использовать абсолютные и относительные ссылки, комбинируя их таким образом, чтобы автозаполнение ячеек было как можно более удобным и результаты пересчитывались автоматически. Например =А2*$F$1 – ссылка на F1 абсолютная, а на А2- относительная.

Для расчетов в документах можно использовать и смешанные ссылки. Например, =$A1 или =A$1. Знак $ не позволяет меняться тому, перед чем он поставлен. Если пред названием строки, то не меняется номер строки, если перед столбцом, то не меняется название столбца. Такие ссылки вы можете использовать, предварительно продумав алгоритм заполнения рассчитываемого документа.

Циклические ссылки. Если в ячейку вы поместили в формуле или функции ссылку на саму себя то программа выдаст ошибку. Эта ошибка называется Циклической ссылкой. Ведь действительно, нельзя же взять сумму от самой себя!

Ссылка на другой лист или на другую Книгу Excel. Для того, что бы вставить в формулу ссылку на другой лист нужно при вводе формулы перейти на этот лист мышкой и как обычно щелкнуть по ячейке. Например, вам нужно просуммировать две ячейки А1 на разных листах для этого: встаньте в ячейки, где нужно поместить результат, нажмите «=», нажмите на ячейку А1, нажмите «+», перейдите на другой лист, нажмите на ячейку А1, нажмите Enter. Формула имеет вид: =А1+Лист2!А1. (Лист книги называется Лист2)

Если значение написано в другой книге, то формула примет вид: =А1+[Книга1.xls]Лист1!А1. При использовании такой ссылки нельзя перемещать файлы, поэтому делать ее рекомендуется в исключительных случаях.