Ограничения системы внутреннего контроля
Несмотря на то, что система внутреннего контроля существует для того, чтобы обеспечивать разумную уверенность руководства в том, что цели организации будут достигнуты и остаточные риски несущественны, существуют следующие ограничения, которые могут помешать системе внутреннего контроля выполнить свою основную задачу.
Неэффективная постановка целейможет вызвать затруднение организации в идентификации плохо сформулированных, нереалистичных или неприемлемых целей, что может привести к тому, что не все важные для организации области будут включены в рамки СВК, что сделает систему неэффективной.
Ошибочные суждения.СВК не может защитить от ошибочных суждений, которые могут быть сделаны работниками или руководством организации при выполнении процедур или контролей, принятии решений или проведении оценки, что в будущем может привести к нежелательным для организации последствиям.
Влияние внешних факторов.СВК организации не может влиять на внешние факторы, которые при этом могут оказывать существенное влияние на деятельность организации. Например, существенные изменения политической обстановки в стране или законодательства.
Ошибки (человеческий фактор).Для любой системы, построенной на операциях, выполняемых вручную, характерны ошибки, которые могут быть совершены работниками умышленно или по неосторожности, от усталости, рассеянности и т.д.
Пренебрежение руководства.Руководители могут пренебрегать правилами СВК по многим причинам. Порой некоторые руководители организации пренебрегают правилами организации, считая, что они занимают высокий пост и не обязаны выполнять правила, написанные для всех работников организации. В других случаях, обходя контрольные процедуры, руководители организации пытаются добиться выгодных им результатов или скрыть факты, которые отрицательно скажутся на деловой активности организации.
Сговор.Даже самая эффективная СВК не сможет предотвратить нарушения, связанные со сговором работников друг с другом или с третьими лицами.
Каждая организация должна помнить об ограничениях, присущих системе внутреннего контроля, и создавать атмосферу и условия для своих работников, которые не позволят или не вынудят работников действовать неправомерно. Также руководство организации должно учитывать ограничения СВК при оценке рисков, делая поправку на вероятность и влияние отрицательных факторов, способных возникнуть в случае реализации неправомерных действий, и создавать план действий при совершении тех или иных нарушений.
ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НАД ПРОЦЕССОМ ПОДГОТОВКИ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
4.1 Общие принципы построения системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности
4.1.1 В целях соблюдения требований к организации в части осуществления внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности экономический субъект должен выстроить СВК с достаточным уровнем формализации.
4.1.2 В целях формализации системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности организации следует:
− описать существенные бизнес-процессы, влияющие на подготовку финансовой отчетности;
− внедрить, разграничить ответственность за выполнение контрольных процедур и обеспечить их эффективное выполнение;
− проводить периодическую актуализацию элементов СВК;
− осуществлять постоянный мониторинг и регулярную оценку эффективности контрольных процедур.
4.1.3 В организации должны быть разработаны основные нормативные документы, регламентирующие порядок и принципы функционирования системы внутреннего контроля.
4.1.4 Нормативные документы в области внутреннего контроля организации должны определять:
− цели и принципы построения системы внутреннего контроля;
− распределение функций субъектов внутреннего контроля;
− основные шаги и процедуры процесса внутреннего контроля, ответственных и сроки их выполнения (функционирования, совершенствования и диагностики):
· выполнение контролей;
· обновление описания бизнес-процессов системы внутреннего контроля;
· планирование и проведение актуализации документации, содержащей описание системы внутреннего контроля;
· планирование и проведение диагностики (оценки эффективности) системы внутреннего контроля;
· подготовка и предоставление отчетности о состоянии системы внутреннего контроля.
4.1.5 Нормативные документы организации, к которым относятся регламенты взаимодействия подразделений и работников, положения о подразделениях, инструкции и прочие нормативные документы, должны разрабатываться в соответствии с высокоуровневыми нормативными документами (политиками, кодексами и другими документами, которые формируют контрольную среду организации). Нормативные документы, доводятся до сведения работников и последовательно применяются в рамках организации.
4.1.6 Нормативные документы детализируются таким образом, чтобы отражать компоненты системы внутреннего контроля, включая отдельные контрольные процедуры.
4.1.7 Нормативные документы разрабатываются с учетом требований, предъявляемых к организации и функционированию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, пересматриваются и обновляются на регулярной основе с целью отражения изменений в деятельности организации в целом и ее подразделений.
4.1.8 Ключевым элементом для построения СВКФО является эффективное взаимодействие между подразделениями организации.
4.1.9 Исполнителями контрольных процедур в рамках СВКФО могут являться не только работники бухгалтерии, но и других структурных подразделений (например, коммерческого, капитального строительства, ИТ, материально-технического обеспечения), поскольку отдельные контроли, выполняемые в операционных бизнес-процессах могут, в том числе, прямо или косвенно покрывать риски финансовой отчетности.
4.1.10 В частности, для покрытия отдельных рисков финансовой отчетности может потребоваться информация от структурных подразделений для правильного отражения операций, основанных на суждении руководства (например, начисление резерва под обесценение активов, оценка сроков полезного использования основных средств, оценочных сроков погашения задолженности, деление по сегментам бизнеса), или ожидаемые (будущие) события, способные оказать влияние на финансовые результаты или раскрытия в отчетности текущего периода (например, события после отчетной даты, планируемые существенные операции по продаже части бизнеса, выплате дивидендов или заключению новых существенных договоров).
4.1.11 В организации должны быть определены и формализованы порядок и процедуры осуществления всех форм мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, включая:
− цели, границы проведения мониторинга;
− виды мониторинга;
− порядок планирования и порядок осуществления всех видов мониторинга (техники и инструменты);
− способы и методы документирования результатов;
− порядок предоставления отчетности о текущем состоянии системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности заинтересованным пользователям.
4.1.12 Мониторинг системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности предусматривает:
− осуществление постоянного мониторинга за выполнением контрольных процедур руководством организации и руководителями подразделений;
− проведение самооценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности структурными подразделениями;
− проведение на регулярной основе мониторинга и выборочного тестирования наиболее рискованных операций;
− проведение независимой оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности и отдельных ее компонент внутренним аудитом организации;
− своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности до заинтересованных лиц.
4.1.13 Критериями достоверности финансовой отчетности являются:
− существование - транзакции и события, отраженные в финансовой отчетности, фактически произошли и имеют отношение к организации;
− полнота - все транзакции и события, все активы и обязательства, которые должны быть отражены в финансовой отчетности, отражены в ней; все расшифровки строк финансовой отчетности, которые должны быть включены в состав финансовой отчетности, включены в нее;
− оценка - элементы финансовой отчетности отражены в правильном стоимостном и количественном выражении;
− права и обязательства - организация имеет права на отраженные в финансовой отчетности активы и несет обязательства по отраженным в отчетности долгам;
− представление и раскрытие – порядок отражения информации в финансовой отчетности соответствует применяемым стандартам бухгалтерского учета (в том числе, операции отражены на правильных счетах и корректно классифицированы, все необходимые раскрытия сделаны).
4.2 Порядок построения системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности
4.2.1 При построении системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности организациям следует применять риск-ориентированный подход. Риск-ориентированный подход предусматривает внедрение элементов внутреннего контроля во всех существенных бизнес-процессах, оказывающих влияние на финансовую отчетность.
4.2.2 Границы СВКФО должны охватывать существенную часть активов и пассивов, доходов и расходов организации.
4.2.3 Основными этапами построения эффективной системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности является:
− описание существенных бизнес-процессов подготовки финансовой отчетности;
− выявление и оценка рисков на уровне бизнес-процессов (влияющих на достоверность отчетности), а также разграничение ответственности за управление данными рисками;
− описание, оценка и внедрение контрольных процедур, направленных на снижение рисков на уровне бизнес-процессов;
− описание, оценка и внедрение контрольных процедур корпоративного уровня, а также разграничение ответственности за их выполнение;
− описание, оценка и внедрение общих ИТ контролей, а также разграничение ответственности за их выполнение.