Согласование с профсоюзной организацией

А если в вашем учреждении существует первичная профсоюзная организация, нужно ли согласовывать с ней штатное расписание? Разберемся по порядку.

Согласно части 2 статьи 135 Трудового кодекса системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права. При этом в силу части 4 этой статьи локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, то есть в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса.

В соответствии с частью 2 статьи 8 Трудового кодекса в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа). В соответствии с частью 1 статьи 29 Трудового кодекса представителями работников в социальном партнерстве являются: профессиональные союзы и их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом. Таким образом, если в организации создана первичная профсоюзная организация, ее следует считать представительным органом работников.

Следуя содержанию Формы N Т-3, штатное расписание - это локальный нормативный акт, в котором отражаются структура организации, штатный состав (наименования должностей, профессий и специальностей, количество штатных единиц) и основные элементы системы оплаты труда (оклады (ставки), доплаты и надбавки).

Штатное расписание может быть как единственным локальным актом, который устанавливает систему оплаты труда в организации, так и дополнительным к другим локальным нормативным актам, например, к Положению об оплате труда или к коллективному договору.

В первом случае штатное расписание должно обсуждаться с представительным органом работников. Во втором случае вопрос должен решаться с учетом содержания Положения об оплате труда или коллективного договора: если штатное расписание всего лишь отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или Положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то штатное расписание может утверждаться в обычном порядке.

Обратите внимание на то, что в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 порядка учета мнения представительного органа работников, не применяются.

Внесение изменений

Штатное расписание может меняться в следующих случаях: переименование структурных подразделений или должностей;

изменение оклада;

реорганизация учреждения;

сокращение численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса.

Изменения в штатное расписание вносят в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя учреждения (см. образец приказа на рис. 3).

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Муниципальное учреждение культуры "Радость"

Приказ
"О внесении изменений в штатное расписание"

N 145 от 25 августа 2009 г.

В связи с производственной необходимостью приказываю:

1. Сократить с 1 сентября 2009 г. штатную единицу кассира отдела учета и отчетности.

2. Ввести с 1 сентября 2009 г. штатную единицу специалиста 1 категории отдела учета и отчетности с должностным окладом 5000 рублей.

Приложение: штатное расписание на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор учреждения: подпись Т.Я. Князькова

Ознакомлены: Кассир подпись

Рисунок 3. Образец приказа на внесение изменений в штатное расписание

Ответственность

На практике отсутствие у учреждения штатного расписания проверяющие органы воспринимают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности на сумму от 1000 до 5000 рублей, а учреждение - на сумму от 30 000 до 50 000 рублей согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. Например, в случае увольнения сотрудников по сокращению штата и подачи с их стороны заявления в суд на работодателя последнему будет довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным.

А.А. Комлева,

редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет"

"Бюджетный учет", N 11, ноябрь 2009 г.

Штатное расписание страховой организации:
составление и утверждение

· Андреева А.А. Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании, N 6, ноябрь-декабрь 2009 г.

Планирование кадровой структуры и затрат по ее содержанию осуществляется на основе штатного расписания. Как правильно подойти к его разработке и оформлению, учитывая специфику организационно-территориальной структуры, рассмотрено автором в предлагаемой статье.

Штатное расписание - один из первых внутренних документов, который формируется при создании, реорганизации страховщика или открытии новых филиалов. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о филиале).

Важность штатного расписания как документа по планированию деятельности страховой организации определяется ключевыми его функциями. Оно:

- составляется для документального оформления организационной и территориальной структуры организации, закрепленной в уставе общества, и определяет структуру ответственности и подчиненности подразделений и сотрудников;

- позволяет планировать потребность в персонале и отслеживать наличие вакантных должностей;

- определяет оптимальность соотношения количества, состава и фонда оплаты труда;

- используется для установления точных наименований должностей, на основании которых делаются записи в приказах по приему на работу, переводу и увольнению, заполняются трудовые книжки, оформляются трудовые договоры и т.д.;

- выступает источником данных для составления бюджета расходов страховой организации по оплате труда и их контроля путем сопоставления с фактическими данными.

Существуют различные мнения об обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Нормы действующего законодательства не содержат прямых указаний на такую обязанность работодателя. Однако с учетом норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и положений постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" штатную структуру организации следует оформлять первичным учетным документом. Все разъяснения компетентных органов по вопросу составления штатного расписания определяют необходимость наличия такого документа.

Фонд социального страхования РФ не раз обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания. Так, согласно пункту 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 N 81, проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда, включая штатное расписание.

Нередко суды приходят к мнению о необходимости представления налоговым органам документов, хотя и не относящихся к документам налогового учета, но определяющих систему оплаты труда (включая штатное расписание), так как в них могут содержаться сведения, имеющие существенное значение для налогообложения (решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 по делу N А40-4332/07-117-33).

Отсутствие штатного расписания будет не в пользу работодателя в случае увольнения работников, обратившихся впоследствии в суд. Так, согласно статье 180 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). При этом согласно статье 81 ТК РФ увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как на вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. В этом случае именно штатное расписание позволит доказать отсутствие вакантных должностей на момент увольнения работника.

Отсутствие штатного расписания может расцениваться контролирующими органами как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организация - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок оформления штатного расписания

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью планируемой численности персонала. При этом на структуру и количество штатных единиц определяющее влияние оказывают направление и объем деятельности страховщика.

Штатное расписание целесообразно составлять на один год и в отдельности по филиалам.

Оформление штатного расписания осуществляется с использованием типовой формы N Т-3 "Штатное расписание", утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В зависимости от специфики и потребностей страховщика типовая форма может быть дополнена графами. Однако исключение отдельных граф не допускается даже в случае отсутствия в них данных по объективным причинам. Например, недопустимо исключение графы "Надбавка", так как внутренними актами страховщика не предусмотрены дополнительные выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. В том случае, если в коллективном договоре или соглашении установлено, что локальные нормативные акты, определяющие систему оплаты труда в организации, подлежат согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, проект штатного расписания должен быть согласован с указанным органом в установленном порядке. Оформленное и согласованное штатное расписание вводится в действие в соответствии с приказом руководителя или уполномоченного лица. С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с начала года или первого числа месяца.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров, в бухгалтерию (для начисления заработной платы) и руководителям структурных подразделений (в части, их касающейся; могут быть в форме выписки).

Срок хранения документов составляет согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом от 06.10.2000:

- для штатного расписания и изменений к нему по месту разработки и утверждения - постоянно;

- для штатной расстановки - 75 лет;

- для проектов штатных расписаний; документов (справок, предложений, заключений, переписки) по их разработке и изменению - 3 года после утверждения.