Командировочно-транспортные расходы

Командировочно-транспортные расходы включают в себя оплату проезда, проживания и суточные только сотрудников организации.

К документам, которые подтверждают эти расходы, относятся:

v командировочное удостоверение;

v отчет о командировке;

v авансовый отчет, к которому прикладываются все первичные документы: билеты, квитанция из гостиницы – в случае оплаты проживания за наличный расчет;

v счет, платежное поручение, акт оказанных услуг на приобретение билетов или на проживание в гостинице – в случае оплаты их по безналичному расчету.

Расходы на деятельность по проекту

Расходы непосредственно на деятельность по проекту обычно состоят из расходов на проведение мероприятий, исследований, веб-проекты, публикации, PR-деятельность.

Проведение мероприятий

Среди основных расходов на проведение мероприятий – оплата аренды помещения, компенсация расходов на проезд и проживание участников и ведущих, оплата их питания и подготовки раздаточных материалов.

Далее перечислены основные документы, которыми подтверждаются расходы по этим статьям бюджета проекта.

Аренда помещения

Для отчета по этой статье расходов необходимо представить:

Ø договор аренды нежилого помещения;

Ø акт сдачи-приемки;

Ø счет (если он выставлялся, оплата может осуществляться и по договору), латежное поручение.

Компенсация проезда и проживания участников и ведущих мероприятия (не являющихся сотрудниками организации)

Отношения с участниками мероприятия обязательно должны быть оформлены документально:

Ø представитель другой организациидолжен иметь с собой командировочное удостоверение и доверенность, согласно которой он имеет право действовать от имени своей организации, получать раздаточные материалы, получать деньги (например, за купленные билеты) и пр. Соответственно, с его организацией заключается договор целевого пожертвования на сумму компенсации и прикладываются копии документов, подтверждающие понесенные затраты;

Ø с волонтеромзаключается волонтерский договор, где прописывается обязанность организаторов мероприятия компенсировать понесенные волонтером затраты (проезд, проживание);

Ø в заключенном с ведущими мероприятийгражданско-правовом договоре обязательно прописываются обязательства выплатить гонорар, а также компенсировать понесенные в процессе оказания услуг затраты, а именно проезд и/или проживание.

Для подтверждения правомерности выплаты компенсаций физическим лицам необходимы помимо договоров первичные документы, подтверждающие понесенные расходы:

ü билеты (и участники, и ведущие передают организации свои билеты «туда», с обратных билетов нужно обязательно снять копию, затем оригиналы билетов участники и ведущие должны выслать по почте);

ü квитанция из гостиницы или другой документ, подтверждающий понесенный участником или ведущим расход.

Если стоимость проезда и проживания компенсируются наличными, то для отчета требуется расходный кассовый ордер, если компенсация перечисляется участнику на карточку – платежное поручение.

Питание

В том случае если услуги питания участникам оказывает сторонняя организация (столовая, кафе и др.), документами отчетности являются:

ü договор;

ü акт/накладная и счет-фактура (если организация применяет общую систему налогообложения и платит НДС);

ü счет и платежное поручение.

В том случае если организация самостоятельно готовит еду для участников мероприятия, а продукты закупает в магазине, необходимы:

ü товарный чек;

ü авансовый отчет.

Чтобы подтвердить расход продуктов, обязательно составьте регистрационный список участников и акт списания продуктов.

Регистрационный список участников включает следующие графы:

ü название организации;

ü должность,;

ü фамилия, имя, отчество;

ü подпись.

Раздаточные материалы

Перечень документов, которые нужно представить для отчета по расходам на изготовление раздаточных материалов, зависит от способа оплаты (наличный или безналичный) и от поставщика услуг (физическое или юридическое лицо). Вы найдете его в приложении №1.

Проведение исследований

Исследование может проводить организация или конкретное физическое лицо.

В приложении №1 перечислены документы отчетности, которые нужно представить в зависимости от того, кому заказано исследование (кто является поставщиком данной услуги – физическое или юридическоелицо), а также от того, каким образом производится оплата – по наличному или по безналичному расчету.

Не забудьте о том, что неотъемлемой частью заключенного договора на проведение исследования является техническое задание, где прописываются цели и задачи исследования, сроки выполнения, продукт, который должен быть получен в результате исследования, и т. д.

Веб-проекты

Под расходами на веб-проекты понимаются затраты:

ü на разработку дизайна сайта;

ü на создание сайта;

ü на его обслуживание.

Так же, как и исследование, данная работа может быть заказана организации или физическому лицу.

Необходимые документы, подтверждающие эти расходы, будут разными

в зависимости от того, физическое или юридическое лицо выполняло эти работы, а также от способа оплаты (см. Приложение №1).

Расходы на публикации

К расходам на публикации относятся следующие:

ü оплата работы редактора, корректора, дизайнера. С ними заключаются договоры возмездного оказания услуг. Договор может быть заключен и с организацией (юридическим лицом);

ü печать и верстка.

Перечень необходимых документов для отчетности – в зависимости от способа оплаты и того, кто оказывает услуги (физическое или юридическое лицо) указан в приложении №1.

Расходы на PR-деятельность

PR-деятельность по проекту может включать в себя:

ü проведение пресс-конференций;

ü изготовление материалов для информационной кампании;

ü покупку или аренду выставочных стендов;

ü разработку фирменного стиля проекта и др.

Аналогично предыдущим пунктам перечень необходимых для отчета документов определяется способом оплаты (наличный или безналичный) и тем, является ли исполнитель работы физическим или юридическим лицом (см. Приложение №1).

Административные расходы

К административным расходам относятся те, которые служат обеспечению жизнедеятельности организации и ее текущей работы.

Часть этих расходов, как правило, относят к расходам по конкретному проекту.

Среди них:

ü аренда офиса (нежилого помещения)/его части, необходимого для реализации проекта;

ü коммунальные платежи;

ü приобретение оборудования, программного обеспечения;

ü услуги банка;

ü оплата связи (телефон, мобильная связь, междугородняя связь, интернет);

ü расходные материалы (картриджи, пленка, тонер, заправка принтера);

ü приобретение литературы, канцелярских товаров;

ü почтовые расходы;

ü транспортные расходы.

Перечень документов, которые нужны для отчета по каждой из этих статей, достаточно стандартный (см. Приложение 1 в разделе «Поставщик товаров или услуг – юридическое лицо»).

Остановимся на деталях отчетности по некоторым из статей.

ü Документом оплаты коммунальных платежей может быть квитанция с расшифровкой оказанных услуг.

ü Из документов на оборудование должно быть понятно, что именно приобреталось (наименование, модель).

ü Документами, подтверждающими оплату услуг банка, являются платежное требование или мемориальный ордер и выписка со счета.

ü Сотрудникам, работающим по проекту, организация может оплачивать мобильную связь и компенсировать затраты на Интернет при наличии необходимых первичных документов.

Важно, чтобы необходимость компенсации была обоснована:

• при компенсации затрат по сотовой связи характер работы сотрудника должен подразумевать активное общение или компенсация может осуществляться в период подготовки к какому-нибудь мероприятию (в этом случае в организации издается приказ о возмещении затрат);
• при компенсации затрат на Интернет в трудовом договоре с сотрудником должно быть зафиксировано, что он работает дистанционно.

В любом случае в трудовом договоре с сотрудником должна быть указана конкретная сумма, в размере которой организация обязуется компенсировать затраты.

• Документами, подтверждающими оплату услуг почты, являются квитанция и авансовый отчет сотрудника.
• Оплата транспортных услуг может осуществляться несколькими способами:

v по договору с организацией, оказывающей такие услуги, индивидуальным предпринимателем или физическим лицом по договору подряда. Оплата в этом случае производится на основании акта оказанных услуг или фиксированной суммой в месяц – в зависимости от условий договора;

v в качестве компенсации понесенных затрат сотруднику организации. Компенсация осуществляется аналогично компенсации на сотовую связь и Интернет.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1