Возможности современных средств информационного обеспечения в органах юстиции

Для руководителей и специалистов, занятых в области управления, важнейшей задачей в настоящее время является выработка и проведение в жизнь стратегии использования возможностей современных средств информационного обеспечения во всех сферах управления.

Для достижения поставленной цели в рамках исследования была разработана модель резервов повышения эффективности использования информационного обеспечения системы стратегического управления, включающая пять основных блоков (рис.3). Она иллюстрирует схему многоуровневого и многофункционального подхода к управлению информационными ресурсами.

Модель иллюстрирует относительно самостоятельный, обособленный элемент каждого блока с характерным для него комплексом мероприятий, которые изложены ниже в виде рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения системы стратегического управления.

Рис.3. Модель резервов повышения эффективности использования информационного обеспечения системы стратегического управления

Следует отметить, что при применении информационного обеспечения ведущая роль в выборе решений остается за руководителем, а техника и программное обеспечение являются лишь средством для обработки информации.

Параметрический ряд деловых автоматизированных рабочих мест (АРМ) позволяет создать единую техническую, организационную и методологическую базу компьютеризации управления. Первоначально информационная технология локализуется в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем (при объединении АРМ средствами коммуникации) создаются АРМ сектора, отдела, учреждения и формируется коллективная технология. Тем самым достигается гибкость всей структуры и возможность наращивания информационной мощности. АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами: операционные системы (ОС) ЭВМ; трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоязыков и языков пользователей; средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, системы управления базами данных (СУБД), табличные процессоры, генераторы выходных форм); собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

Системы обработки данных (СОД) на базе концепции автоматизированного рабочего места получили широкое развитие. АРМ - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций системы управления (АСУ).

Обобщенная схема автоматизированного рабочего места (АРМ) управленческого персонала представлена на рисунке 4.

Рис.4. Схема автоматизированного рабочего места управленческого персонала

Одним из таких автоматизированных рабочих мест является система автоматизированной обработки информации (САОИ). Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с использованием ПЭВМ, оргтехники и современных средств связи в процессе решения основных задач управления организацией. [47]

К разработке информационного обеспечения системы стратегического управления необходимо предъявлять ряд организационно-методологических требований: рациональная интеграция обработки информации, необходимость минимального дублирования информации в информационной базе, сокращение числа форм документов, необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Любая система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов, определяющих идеологию и порядок ее создания, а также направления эффективного использования. Основными принципами построения, применения и совершенствования САОИ системы управления являются:

1.Принцип системного подхода к проектированию. Суть этого принципа состоит в том, что проектирование САОИ должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления. В этой связи, в процессе проектирования системы должны быть определены цели и критерии ее функционирования. Это позволяет провести структуризацию всех вопросов, требующих решения в процессе проектирования системы для обеспечения полного соответствия ее функционирования в будущем принятым целям и критериям. Системный подход при разработке САОИ обеспечивает возможность еще на стадии проектирования определить функциональные связи и зависимости отдельных задач, рациональную последовательность выполнения и внедрения проектных работ по созданию САОИ;

2.Принцип новых задач. Он заключается в обеспечении решения качественно новых задач на базе использования средств вычислительной техники. На практике этот принцип удовлетворяется решением многовариантных задач с помощью различных экономико-математических методов;

3.Принцип непрерывного развития системы (принцип открытой системы). Этот принцип сводится к тому, что структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны строиться так, чтобы можно было простым способом "настроить" систему на решение новых задач, возникающих в процессе эксплуатации САОИ, обеспечить возможность расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы;

4. Принцип единства информационной базы. Данный принцип состоит в том, что информационное обеспечение системы включает в себя информацию, необходимую для решения не только одной или нескольких задач, а всех формализованных задач системы управления. При этом в информационном обеспечении САОИ исключается неоправданное дублирование информации, которое неизбежно возникает, если информационные массивы создаются для каждой задачи отдельно;

5.Принцип комплексности. Данный принцип означает необходимость охвата автоматизацией как можно большего количества задач управления. Нельзя добиться эффективных результатов от автоматизации управления только узкого круга задач, сохранив решение остальных задач в "ручном" режиме;

6. Принцип надежности. Характеризует способность системы выполнять задачи, сохраняя во времени значения установленных эксплуатационных показателей в заданных пределах, соответствующих требуемым режимам и условиям использования технического обслуживания. Основные пути повышения надежности САОИ: оптимизация структуры САОИ и ее обеспечивающей части; профилактика и качественный ремонт технических средств; выбор высоконадежных элементов системы; систематический контроль за ходом решения задач управления; применение организационных мер по повышению ответственности работников за достоверность информации и качество управленческой деятельности;

7.Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы. Принцип заключается в том, что в различныхсопряженных контурах системы должно обеспечиваться согласование скорости обработки данных. Использование изложенных принципов позволяет разработать организационно-информационную модель САОИ системы управления организации (рис. 10) и укрупненную схему функционирования системы.

Наиболее сложный вопрос, решаемый на стадии подготовки автоматизации управления – это выбор между привлечением разработчиков и использованием стандартного программного обеспечения, а также выбор конкретного стандартного программного обеспечения и широкого спектра предлагаемых на рынке.

Исследования по этому вопросу показывают, что для малых и средних строительных организаций разработка специального программного обеспечения нецелесообразна. Причин этому несколько: во-первых, практически все необходимое программное обеспечение для автоматизации основных видов управленческой деятельности уже разработано ведущими зарубежными и отечественными фирмами и совершенствуется год от года. Во-вторых, покупка стандартного программного обеспечения обойдется значительно дешевле, чем оплата труда разработчиков. В-третьих, качество разработанного программного обеспечения будет ниже стандартного, т.к. любое новое программное обеспечение требует опытной эксплуатации, во время которой выявляются скрытые ошибки программирования. Важен и такой аспект, что для пользователя проще выбрать нужное из уже имеющихся возможностей. Важно принять во внимание, что использование индивидуального ПО автоматически приводит к изоляции, т.к. большинство пользователей использует стандартное ПО. Возможны также трудности при использовании новой техники из-за аппаратной несовместимости. Только соображения секретности или абсолютная нетипичность решаемых управленческих задач оправдывают разработку предприятием оригинального ПО.

Рис.5. Организационно-информационная модель САОИ системы управления

Для крупных предприятий автоматизацию управления выгодно проводить с использованием интегрированных систем, которые конфигурируются индивидуально для каждого предприятия. Стоимость таких систем - от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов США, и поэтому для проведения автоматизации для них особенно важны этапы предварительной подготовки. [48]

Автоматизация документооборота в Министерстве юстиции Российской Федерации

Основой реализованного в Министерстве юстиции Российской Федерации экспериментального решения стала клиент-серверная версия системы электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» на базе СУБД Microsoft SQL Server. Использование продуктов и технологий Microsoft при создании этого решения позволило в короткие сроки обеспечить автоматизацию процессов делопроизводства ряда крупных подразделений органа государственной власти. Так, процесс внедрения в Департаменте делопроизводства Министерства юстиции Российской Федерации с момента установки программного обеспечения на клиентские места до начала промышленной эксплуатации занял 5 дней вместо месяца, как требовалось ранее.

Испытывая потребность в использовании современных управленческих технологий и понимая необходимость оптимизации системы внутриминистерских отношений при существенном повышении эффективности труда государственных служащих, Министерство юстиции Российской Федерации приступило в мае 2007 года к реализации проекта, направленного на создание комплексной автоматизированной системы электронного документооборота и ее внедрению в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах.

Автоматизация процедур документооборота осуществляется в целях сокращения сроков и повышения качества обработки различных документов, совершенствования контроля исполнения и справочно-информационной работы в области делопроизводства; предоставление каждому работнику Департамента Делопроизводства возможности свободно вступать в электронный контакт с коллегами из других подразделений Министерства юстиции Российской Федерации, а также обмениваться информацией.

Внедрение единой системы электронного документооборота в Министерстве юстиции Российской Федерации позволит решить следующие задачи:

· автоматизация трудоемких процедур документооборота;

· создание автоматизированных рабочих мест в системе контроля исполнения документов;

· формирование полнотекстовых банков входящих, исходящих и внутренних документов Министерства юстиции Российской Федерации;

· предоставление оперативного доступа к информации руководителям разного уровня и работникам подразделений Министерства юстиции Российской Федерации.

Реализация проекта основывалась на поэтапном внедрении систем электронного документооборота и проходила в условиях уже существующей частичной автоматизации отдельных участков делопроизводства.

В ходе выполнения первого этапа проекта было осуществлено экспериментальное введение в эксплуатацию систем электронного документооборота в ряде подразделений Министерства юстиции Российской Федерации. Помимо установки и настройки систем, обучения пользователей, были проведены работы по конвертированию большого объема данных, накопленных за время работы с компьютерными программами-предшественницами.

Это более 60 тыс. документов в отделе обработки документов, более 3 тыс. документов в отделе контроля и около 1 тыс. оперативно - распорядительных документов Минюста РФ (тексты оперативно-распорядительных документов помещены в полнотекстовую базу данных и для них установлены ссылки к соответствующим регистрационным карточкам).

В результате внедрения системы в ряде подразделений Министерства юстиции Российской Федерации были автоматизированы следующие функции документооборота:

· учет, регистрация, рассмотрение и обработка служебной корреспонденции;

· учет, регистрация, рассмотрение и обработка писем и обращений граждан;

· контроль исполнения документов и поручений;

· организация оперативного доступа работников центрального аппарата в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении. [49]

Технологии Microsoft обеспечивают эффективное внедрение системы в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Основой реализованного в Министерстве юстиции Российской Федерации экспериментального решения стала система «Кодекс: Документооборот», созданная компанией «Кодекс-Лайн», входящей в состав информационно-правового консорциума «Кодекс» (г. Санкт-Петербург).

Система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач документооборота. Она ориентирована на стандарты и практику российского делопроизводства и создана на основе многолетнего опыта внедрения систем электронного документооборота в различных органах государственной власти и других организациях Российской Федерации.

Для реализации проекта использовались следующие продукты Microsoft: операционные системы Windows 9x/2000/NT, СУБД SQL Server 7.0/2000, пакет средств разработки Visual Studio и пакет офисных программ Microsoft Office.

В качестве альтернативных платформ рассматривались Borland InterBase и Delphi, однако создатели системы электронного документооборота остановили свой выбор на программных продуктах Microsoft, отличительными чертами которых являются функциональная полнота, высокое качество и небольшая стоимость. Не менее важное значение имел и тот факт, что платформа Microsoft является самой распространенной в России.

«Наш выбор в пользу использования программной платформы Microsoft был во многом обусловлен тем, что именно эта платформа обеспечивает полный комплекс глубоко интегрированных технологий и продуктов, необходимых для построения системы электронного документооборота, — говорит Татьяна Копнина, начальник отдела систем электронного документооборота из компании „Кодекс-Лайн“. — Нас также привлекли удобство и экономичность сопровождения, обслуживания и эксплуатации систем на базе программно-технических решений, предлагаемых Microsoft».

В настоящий момент операционная система Windows NT используется в качестве платформы для всей внутриминистерской сети, а в качестве клиентской операционной системы на рабочих станциях применяются Windows 9х и Windows 2000. Единым стандартом для офисной работы и документооборота в Министерстве является Microsoft Office 97.

Используемые в системе электронного документооборота Минюста России СУБД Microsoft SQL Server 7.0 и Microsoft SQL Server 2000 расширяют возможности работы с данными за счет повышения производительности обработки любых типов запросов, обеспечения поддержки большего объема обрабатываемых данных и более эффективного использования ресурсов (дискового пространства, оперативной памяти) сервера. Они также предоставляют удобные средства управления и позволяют добиться существенного снижения затрат на администрирование и поддержку. Кроме того, благодаря тесной интеграции с операционными системами и офисными приложениями Microsoft, повышается эффективность работы пользователей системы.

Реализованное компанией «Кодекс-Лайн» на базе программных продуктов и технологий Microsoft решение позволило в короткие сроки обеспечить введение в эксплуатацию экспериментальной системы автоматизации процессов документооборота в ряде подразделений Минюста России. Так, процесс внедрения в Департаменте делопроизводства с момента установки программного обеспечения на клиентские места до начала промышленной эксплуатации занял 5 дней вместо месяца, как требовалось ранее.

В соответствии с существующими документопотоками в Министерстве юстиции Российской Федерации в систему электронного документооборота входят следующие функциональные системы автоматизации делопроизводства:

· «Служебная корреспонденция»;

· «Контроль исполнения»;

· «Письма и обращения граждан»;

· «Система регистрации документов».

Функциональные системы «Служебная корреспонденция», «Контроль исполнения», «Письма и обращения граждан» дают возможность работникам Минюста России регистрировать документы и управлять их движением, соединять регистрационные данные документов с необходимыми сведениями в электронном виде, осуществлять поиск документов по сочетанию любых атрибутов, получать большое количество статистических и аналитических форм (справки, сводки, отчеты, реестры).

В процессе эксплуатации «Системы регистрации документов» формируются электронные архивы документов, подготовленных в Минюсте России. При этом без увеличения количества дополнительных квалифицированных специалистов и дополнительных затрат рабочего времени работники Минюста России могут создавать полнотекстовые базы данных документов, которые совместимы с правовыми базами данных «Кодекс».

Типовая система электронного документооборота, внедренная в территориальных управлениях Минюста России, включает в себя три подсистемы:

· «Кодекс: Служебная корреспонденция»;

· «Кодекс: Контроль исполнения»;

· «Кодекс: Письма и обращения граждан».

Эти подсистемы содержат развитый сервис, связанный с обменом данными друг с другом, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройкой систем, администрированием доступа и других административных функций.

В ходе первого этапа, который завершился в сентябре 2001 года, единая система электронного документооборота была развернута на 59 клиентских рабочих местах и 5 серверах в Департаменте делопроизводства Минюста России и секретариатах Министра и заместителей Министра юстиции Российской Федерации, а также в Управлениях Министерства по Архангельской, Московской, Самарской, Иркутской, Челябинской и Воронежской областях, Красноярскому краю и Республике Коми, в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

После проведения полномасштабной опытной эксплуатации систем было принято решение в течение 2008 года провести их доработку и внедрение во всех подразделениях Минюста России, включая территориальные управления. В феврале 2008 года была осуществлена поставка программного обеспечения во все территориальные органы.

В настоящее время активно включились в работу по внедрению систем электронного документооборота территориальные управления Минюста России по Кабардино-Балкарской Республике, Курской области, Главное управление Минюста России по Республике Дагестан и Главное управление Минюста России по Нижегородской области и другие территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.

Предполагается дальнейшее развитие системы электронного документооборота в Минюсте России, включение в нее всех подразделений центрального аппарата и территориальных органов. [50]

Лекция 20.