Создание и форматирование текстового документа

Форматирование — это задание набора параметров, определяющих внешний вид, форму чего-либо.

Первое, с чего должна начинаться правильная работа с новым документом, — задание размера бумаги и полей страницы.

Формат страницы устанавливается с помощью основного меню: вкладка Разметка страницы, группа команд Параметры страницы.

Справа в нижней строке группы команд имеется значок вызова одноимённого диалогового окна. Окно содержит несколько вкладок, из которых самые важные — Поля и Размер бумаги.

Вкладка Поля позволяет задать поля — расстояния от краев бумаги до текста. Поля можно также установить на линейках, где они изображаются серым. Для изменения полей следует навести указатель мыши на границу до появления двунаправленной стрелки и переместить в желаемом направлении.

Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы позволяет также задать ориентацию страниц документа: книжную (вертикальную) или альбомную (горизонтальную), а вкладка Размер бумаги — размер страниц.

Указатель мыши при наведении его в режиме Разметка страницы на горизонтальный промежуток между страницами преобразуется в специальный значок с противонаправленными стрелками. При двойном щелчке мыши на нем скрываются верхние и нижние поля страниц. (Это в ряде случаев облегчает целостное восприятие многостраничного текста.) Повторный двойной щелчок восстанавливает отображение полей.

Рис. 3. Выбор параметров полей страницы

для документа в MS Word

Здесь следует заметить, что по действующим государственным стандартам поля в документе устанавливаются не менее 20 мм слева, сверху и снизу, и не менее 10 мм справа. В соответствии с инструкцией об организации делопроизводства в органах прокуратуры (утверждена приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 г. № 450) поле слева устанавливается равным 25—30 мм (на подшивку), остальные — по ГОСТу.

При этом основным размером бумаги, использующимся в делопроизводстве, является лист формата А4 книжной ориентации.

Форматирование абзаца относится к числу приёмов работы, по которым обычно судят, владеет ли пользователь редактором Word в минимальной степени или нет.

Абзац в редактореWord — это последовательность символов между двумя ближайшими непечатаемыми знаками абзаца «¶».

Формат абзаца устанавливается на вкладке Главная основного меню, группа команд — Абзац.

Справа в нижней строке группы команд Абзац имеется значок вызова одноимённого диалогового окна: бледный квадратик со стрелочкой. Наиболее важной в этом окне является вкладка Отступы и интервалы. Здесь, а также прямо на вкладке можно задать вид выравнивания текста и междустрочный интервал.

Выравнивание текста определяет, как распределяется свободное место строки из-за несовпадения её длины с суммарной длиной находящихся на ней слов. В зависимости от этого по-разному выравниваются левая и правая границы абзаца.

Рис. 4. Меню выравнивания текста в документе MS Word

Может быть задано четыре вида выравнивания текста, каждому из которых соответствует свой значок на ленте:

по левому краю по центру по правому краю по ширине

Расстояние левой и правой границ абзаца от полей страницы может быть задано в диалоговом окне Абзац в группе параметров Отступ заданием значений для полей Слева и Справа. Значения отступов могут быть как положительные (направление — вовнутрь страницы) так и отрицательные (с заходом на поля).

Типографской красной строке (более глубокому положению первой строки абзаца) соответствует в редакторе Word отступ первой строки. Он задаётся в диалоговом окне Абзац в группе параметров Отступ выбором для первой строки значения отступ и заданием величины. Величина отступа первой строки может быть только положительная.

Если необходимо, чтобы начало первой строки было левее начала остальных строк абзаца, то для первой строки выбирается значение отступ и задаётся численная величина. Выступ также — только положительный.

Если у первой строки — отступ, то левая граница абзаца определяется второй и последующими строками. Если у первой строки — выступ, то её левая граница и есть левая граница абзаца.

Отступы абзаца и положение первой строки могут быть заданы также с помощью движков на горизонтальной линейке:

верхний треугольничек (вершиной вниз) задаёт положение начала первой строки абзаца;

нижний левый треугольничек (вершиной вверх) задаёт положение начала второй и последующих строк абзаца;

нижний правый треугольничек задаёт предельное положение концов строк абзаца;

прямоугольничек под нижним левым треугольничком позволяет смещать начало и первой, и последующих строк абзаца одновременно.

Рис. 5. Средства форматирования документа на

горизонтальной линейке в MS Word

Междустрочный интервал может быть установлен в диалоговом окне Абзац в группе параметров Интервал выбором значения в поле междустрочный.

Рис. 6. Настройка параметров абзаца

в документе MS Word

Абзац может быть отделён от соседних дополнительным интервалом. В диалоговом окне Абзац в группе параметров Интервал раздельно задаются интервал Перед и После абзаца. Значение задаётся в пунктах (1 пт = 0,35 мм = 1/72 дюйма).

Рис. 7. Кнопка выбора межстрочного интервала

на вкладке Главная в MS Word

Большинство описанных параметров абзаца может быть установлено также с помощью пиктограмм на ленте: группа команд Абзац имеется как на вкладке Главная, так и на вкладке Разметка страницы.

Более плотное представление текста в абзаце получается в случае, когда разрешен перенос слов со строки на строку. Включение переносов устанавливается с помощью основного меню: вкладка Разметка страницы, группа команд Параметры страницы, выпадающий список команды Расстановка переносов.

Настраивать параметры абзаца правильнее непосредственно перед его набором, поставив курсор на первую строку будущего абзаца.

Чтобы изменить параметры существующего абзаца, нужно поставить курсор в любое место этого абзаца, а затем выполнить форматирование.

Для установки параметров в нескольких абзацах одновременно нужно выделить их. Один из способов выделения — провести по нужному фрагменту мышью при нажатой левой кнопке. После изменения параметров выделение снимается щелчком мыши в любом месте текста.

В диалоговом окне Абзац имеется экранная кнопка, по которой можно перейти к установке величины табуляции.

Заметим, что в соответствии с упоминавшейся выше инструкцией об организации делопроизводства в органах прокуратуры выравнивание текста устанавливается по ширине с отступом в первой строке 1—1,5 см. При этом для обычных документов устанавливается полуторный междустрочный интервал; для докладов — двойной; для документов в формате А5 — одинарный.

Параметры шрифта устанавливаются с помощью основного меню: вкладка Главная, группа команд Шрифт.

Справа в нижней строке группы команд Шрифт имеется значок вызова одноимённого диалогового окна.

Открывающееся диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки.

На первой вкладке Шрифт можно задать тип шрифта, начертание, размер, цвет и другие параметры.

На второй вкладке Дополнительно — расстояние между буквами, смещение относительно линии строки и т. д.

В самой группе команд Шрифт можно выбрать тип шрифта, размер, а также самые распространенные начертания: Ж— полужирный, К— курсив (наклонный) и Ч — подчеркнутый шрифт. Начертания Ж, К,Чможно использовать одновременно.

Параметры шрифта следует задавать непосредственно перед набором. Для изменения шрифта в уже набранном тексте нужно выделить соответствующий фрагмент, а затем поменять параметры шрифта.

Возможно изменение регистра уже набранного текста на другой тип: ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, все строчные, Как в предложениях и др. Желаемый тип выбирается в выпадающем списке команды Регистр в группе команд Шрифт.

Вставка символов, не указанных на клавиатуре (например: §, º, ©, p, », $) может быть сделана выбором: вкладка Вставка, группа команд Символы, выпадающий список команды Символ, команда Другие символы, вкладка Шрифт, выбор значения в выпадающем списке поля Шрифт и выбор желаемого символа из таблицы.

По сложившимся традициям делопроизводства в документах используются шрифты Times New Roman 14 пт и Arial 13 пт. Строгих требований на этот счёт в органах прокуратуры не установлено. При этом печатной машинке соответствует Times New Roman 13,5 пт.

Номера страниц размещаются на полях страницы, обычно в верхнем или нижнем колонтитуле — специальных областях в пределах верхнего или нижнего поля страницы. Кроме этого колонтитулы содержат текст, одинаково повторяющийся на всех страницах, например: название файла, Ф. И. О. автора, дата, название договора и его номер и т.п.

Рис. 8. Меню работы с колонтитулами (в верхней части экрана),

появляющееся после выбора соответствующей функции

Рис. 9. Работа с нижними колонтитулами (в нижней части экрана):

предлагается ввести текст колонтитула

Рис. 10. Отображение колонтитулов на страницах документа в MS Word

Вставка номеров страниц осуществляется через основное меню: вкладка Вставка, группа команд Колонтитулы, выпадающий список команды Номера страниц, с помощью которого делается нужный выбор.

Рис. 11. Вставка номеров страниц в документ MS Word

В выпадающем списке Номера страниц уместно выбрать: Вверху страницы, Внизу страницы. Далее — положение: слева, справа, в центре вместе с различными видами оформления. Из видов оформления заслуживают внимания Простой и Страница X из Y.

Сразу после вставки номеров страниц становится доступной дополнительная вкладка Конструктор, в группе команд Параметры которой есть установка Особый колонтитул для первой страницы. При её включении номер на первой странице не ставится (именно так принято в большинстве документов).

Одной из команд выпадающего списка Номера страниц является команда Формат номеров страниц, вызывающая диалоговое окно, в котором можно выбрать Формат номера, а также задать значение, с которого начинается нумерация, и др.

Задание верхнего или нижнего колонтитула осуществляется с помощью соответствующего выбора на вкладке Вставка в группе команд Колонтитулы. Выбор разновидности оформления определяется назначением документа. В предлагаемые места колонтитула (поля ввода) можно сразу ввести нужный текст.

Вставка колонтитула с определённым оформлением автоматически удаляет вставленные ранее номера страниц. А при повторной вставке номеров страниц удаляются колонтитулы. Кроме этого невозможна перенастройка оформления уже имеющихся номеров страниц или колонтитулов.

Чтобы выйти из этого затруднительного положения, следует обратить внимание, что область колонтитула — это редактируемая строка, следовательно, вставив номер страниц с желаемым оформлением, можно вручную ввести в эту строку текст, отформатировать его, и он будет повторяться на всех страницах, как и положено колонтитулу.

Чтобы войти в режим редактирования уже существующего колонтитула для изменения формата шрифта номеров страниц или правки его текста можно щёлкнуть мышью дважды на поле колонтитула.

Для изменения формата шрифта номеров страниц номер выделяется и форматируется по обычным правилам.

Переход из верхнего колонтитула в нижний и обратно осуществляется с помощью вкладки Конструктор в группе команд Переходы или щелчком мыши в области другого колонтитула.

Для выхода из режима ручного редактирования колонтитула следует дважды щёлкнуть мышью в области основного текста документа.

В документе могут быть знаки разрыва разделов. Если это так, то они отграничивают настройки формата номеров страниц и текста колонтитулов разных разделов.

Если после очередного знака разрыва раздела нумерация сбросилась и началась заново, то в диалоговом окне Формат номера страницы нужно выбрать настройку продолжить.

Если в одном из разделов удалить колонтитул, содержащий номер страницы (соответствующую команду можно найти в выпадающих списках группы команд Колонтитулы), то в его пределах номеров страниц вообще не будет. В остальных разделах колонтитулы останутся.

Для того чтобы в данном разделе повторялся колон-титул предыдущего раздела, необходимо войти в режим редактирования колонтитула данного раздела, а затем проверить включённость на дополнительной вкладке Конструктор в группе команд Переходы установки Как в предыдущем разделе.

Для отказа от повтора колонтитула эта установка должна быть отключена, а колонтитул — оформлен заново.

Границы области колонтитулов по вертикали могут быть поправлены мышью на линейке или с помощью числовых полей на дополнительной вкладке Конструктор в группе команд Положение.

В организационно-распорядительных документах (приказах и распоряжениях) принято нумеровать страницы вверху с выравниванием от центра. Первая страница не нумеруется. Служебная информация в таких документах (имя файла, Ф. И. О. автора, дата), подготовленных с помощью компьютера, может вставляться в нижнем колонтитуле с выравниванием слева.