Вопрос 1. понятие письменный коммуникаций.

Вопрос 1. понятие письменный коммуникаций.

Коммуникация - имеет латинское происхождение, что означает «делаю общим, связываю, общаюсь». Слово употребляется в 2 смыслах:

· Пути сообщения транспорта, связи, сети подземного и наземного коммунального хозяйства.

· Передача информации в процессе деятельности человека.

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса.

Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

· Сохранить запись сообщения;

· Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

· Прояснить сложный вопрос;

· Передать важную или официальную информацию

· Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Вопрос 2. Виды обмена информацией. Преимущества и недостатки письменных коммуникаций.

Обмен информацией осуществляется через:

¥ письменное слово,

¥ через устное слово,

¥ с опорой на диаграммы, схемы и таблицы,

¥ с помощью языков мимики и жестов,

¥ с помощью прикосновений.

Преимущество письменных коммуникаций:

ü Обеспечивают постоянный информационный след, фиксируя информацию, на которую можно сослаться впоследствии.

ü Одно и то же сообщение можно отправить одновременно нескольким адресатам. Адресат – тот, куму направляется, адресант – тот, кто отправляет. Если нескольким отправляет – это циркулярная рассылка (циркуляр).

ü Письменные сообщения играют первостепенную роль в передаче официальной информации. 2 февраля того года были внесены изменения в 2006 года. Это официальное опубликование на официальном сайте.

ü Письменные сообщения могут служить средством передачи конфиденциальной информации. Сложнее дело с секретной информацией: на ней гриф, определенные люди, которые могут иметь к ней доступ. Для ее передачи есть фельдегерская служба.

ü Позволяют четко согласовать и определить договорные обязательства и служат средством для поддержания деловых и служебных отношений[1].

Недостатки письменных сообщений:

Ø Однонаправленность.

Ø Затраты времени и средств на подготовку сообщений.

Ø Задержка во времени между отправкой и получением документа.

Ø Легко можно обидеть, неправильно или неясно изложить мысль, а значит необходимо адаптировать информацию на адресата.

Вопрос 4. Функции и виды письменных сообщений.

Функции – основные направления деятельности.

Функции:

¹ Документальное фиксирование информации. Расследование уголовных дел. Протокол осмотра места происшествия.

¹ Отбор и представление информации.

¹ Передача информации на расстоянии. Различные каналы используются.

¹ Накопление и хранение информации, которая может выступать в трех видах:

ª Доказательств

ª Учета

ª Планирования. В основном касается ведения сложных, трудоемких, громких день. «Простынь».

Виды сообщений:

† Деловые письма.

† Публикации в СМИ.

† НПА. Речь о приказах нормативного характера.

† Организационно-распорядительные документы. В основном здесь приказы, распоряжения, должностные инструкции, протоколы, докладные записки.

† Процессуальные документы.

Вопрос 7. Требования, предъявляемые к деловому стилю. Средства регулирования документопотоков.

Основные требования к деловому стилю:

Унификация формы.

Стандартизация изложения и нейтральный тон изложения материала.

Точность.

Определенность.

Однозначность.

Лаконичность.

Единообразие формулировок.

Краткость изложения текста. Для делового письма стандарт – страница машинописного текста. С соблюдением машинописных параметров – 1,5 – 2 страницы.

Устойчивость и использование устойчивых шаблонных словосочетаний. Например, «проверкой установлено, что», «сообщаем Вам, что», и т.д. Варианты ссылок в курсовой. «В соответствии с …», «согласно п.». цифровое обозначение: 14.02.2013. цифро-буквенное: 14 февраля 2013 г.

Преобладание в деловой переписке простых распространенных предложений.

В деловых письмах должны быть сочетаемость слов. Допустим, «вносить предложения», а не «давать предложения», «предоставить кредит», а не «выдать кредит», «вступать в силу», а не «входить в силу».

Правильное употребление специальных терминов и сокращенных слов. Либо это должны быть общеупотребимые сокращение, либо оговорка (далее …). Не допускается употребление архаизмов, например, «сего года», «при сем направляем», а также неологизмы, например, «конструктора».

Вопрос 17. Требования к форме делового письма.

Решаются следующие задачи:

¥ Обеспечивается юридическая сила документа,

¥ обеспечивается качественное его исполнение и оперативный поиск.

¥ Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

¥ Создание и фиксация данного документа как исторического источника информации.

Правила оформления:

ª К содержанию документов:

§ Точность, ясность, логичность изложения

§ Соблюдение закона 3 «К»: короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы.

§ Соблюдение кис принципа. Коротко, ясно, доступно.

§ Грамотность и корректность

§ Тон изложения – нейтральный

§ Требования логики, ясных мыслей

§ Максимальная доступность текста для понимания: удобочитаемость текста. Есть индексы, в данном случае индекс туманности Ганнинга (американский ученый). В тексте исследуется общее количество слов, количество законченных мыслей, средняя длина предложения, процент сложных слов. Удобочитаемость текста тем выше, чем ниже индекс туманности.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

· Эмблему (логотип) организации

· Наименование организации — автора документа

· Адрес организации

· Дату документа

· Регистрационный номер документа

· Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:

· Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)

· Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)

· Перечень приложений (если есть)

Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

· Наименование организации (в именительном падеже)

· Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

· Должность получателя (в дательном падеже)

· Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)

· Почтовый адрес и индекс

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?

Важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

Вопрос 18. Реквизиты делового письма.

· К форме:

· ГОСТ 2003 года – 30 реквизитов, которые там написаны. Реально, 31 реквизит, в ГОСТе не указано грифов секретности.

реквизит	Номер реквизита по госту	Требования к оформлению	Примечания
Государственный Герб Российской Федерации		Помещается на бланках деловых писем и иных документов в соответствие с ФКЗ от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О государственном гербе РФ». Размещается в 2 вариантах: одноцветный и одноцветный вариант. В многоцветном он помещается на бланках ФКЗ и ФЗ, указах и распоряжениях Президента, Постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений КС, Верховного, Высшего арбитражного судов, постановлений и документов ГД и Совета Федерации Федерального собрания РФ, документах Президента, Правительства, а также документы КС, Верховного, Высшего арбитражного судов. В одноцветном варианте Герб РФ на бланках Администрации Президента, полномочных представителях Президента в Федеральных округах, Федеральных органов исполнительной власти, бланки Генпрокуратуры, уполномоченного по правам человека в РФ, ЦБ, Центризбиркома РФ.	Порядок применения бланков и печати с изображением герба РФ установлен Постановлением Правительства от 27декабря 1995 года № 12/68
Герб субъекта РФ		Проставляется на бланках документах в соответствии с Законом ЯО №17-З.	Не воспроизводится герб субъекта на бланке, на котором помещен герб РФ.
Гриф утверждения документа		При утверждении должностным лицом пишется большими буквами без кавычек: УТВЕРЖДАЮ, далее наименование должности, подпись, расшифровка подписи и дата. При утверждении документа другим документом пишется большими буквами без кавычек: УТВЕРЖДЕНО, далее реквизиты утверждающего документа	Размещается в верхнем правом углу документа
Оттиск. печати		Проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих определенные факты, а также на различных финансовых документах. Примерный перечень документов с гербом: на актах приемки законченных строительством объектах, на доверенностях, на заданиях на проектирование объектов, отзывы о диссертациях, исполнительные листы, командировочные удостоверения, банковские и иные финансовые документы, титульные списки на строительство.	Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием оригинальной подписи лица, либо на документе в месте, обозначенных буквами: М.П.

+ см. вопрос 17.

Вопрос 19.

Основные требования к текстам документов. Особенности расположения реквизитов углового и продольного бланков делового письма.

Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
* Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
* Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
* Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

+ см ГОСТ

Вопрос 20. Согласование документа. Правила оформления.

Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.¹

Гриф согласования(реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"
от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО "Термика"

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф согласования документа"

Схема расположения реквизита "Гриф согласования документа" приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита "Гриф согласования документа"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.⁴

Лист согласования может оформляться следующим образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества   СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика" Генеральный директор ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата           СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка "Прогресс" Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.⁶

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.⁷

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

· с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

· с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.⁸

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Вопрос 21. Утверждение документа. Порядок оформления.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

^ Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

^ Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

^ Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

^ Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

^ Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Обязательные реквизиты.

Наименование органа, вид акта (приказ и его название и наименование), дата подписания и номер акта и наименование должности и расшифровка фамилии соответствующего лица, подписавшего акт.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст печатается на специально разработанном бланке (приложение 11).

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место его составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
5. Взаимоотношения

Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей; право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках представленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проект подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями университета.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает ректор университета.

Согласовывают должностную инструкцию: начальник управления по работе с кадрами, начальник Юридического управления, начальник службы делопроизводства.

Регистрацию, учет и хранение подлинника должностной инструкции обеспечивает управление по работе с кадрами. Номер должностной инструкции должен включать в себя индекс структурного подразделения и порядковый номер инструкции по журналу учета должностных инструкций.

Например: Должностная инструкция от 23.01.2006 № 103/07 – 15,
где 103/07 – индекс кафедры строительной механики; 15 – порядковый номер в журнале учета должностных и инструкций.

После утверждения и регистрации должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Подлинник должностной инструкции хранится в управлении по работе с кадрами, копия инструкции с ознакомительными подписями работников подразделения подшивается в дело, определенное номенклатурой дел структурного подразделения.

Вопрос 31. Документы в современном делопроизводстве. Алгоритм подготовки юридического документа.

Вопрос. 32. Требования, предъявляемые к юридическим документам, и последствия их несоблюдения.

Требования, предъявляемые к юридическим документам:

- наименование, реквизиты и т.п. юридического документа;

- правильное указание адресата, т.е. правильно определить орган, куда направляется документ, наименование должностного лица;

- четкая структура юридического документа. Так, приговор, судебное решение состоят из вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной частей;

- логичность и последовательность изложения материала в тексте. Противоречивость текста является достаточно серьезной ошибкой, не только затрудняющей применение документа, но и приводящей к его оспариванию;

- этичность изложения материала. Юридический документ, в самом широком понимании этого слова, не должен содержать оскорбительных, унижающих человеческое достоинство слов и выражений. Использование резких, эмоциональных слов исключается. Для такого рода документов неприемлемы жаргонизмы, сленговые выражения и метафоры, недопустимо использование и уничижительных, льстивых, комплиментарных выражений;

- правильное использование юридической и иной терминологии. Несоблюдение формальных и неформальных требований может повлечь за собой различные последствия. Наиболее серьезным является признание Документа незаконным, недействительным. Существует два вида незаконных актов - ничтожные и оспоримые.

Абсолютно незаконные (ничтожные) акты признаются таковыми в силу прямого указания закона. Оспоримыми считаются акты, которые в момент принятия были действительными, но существуют основания, позволяющие признать эти акты незаконными. Оспаривание осуществляется в официальном порядке и заключается в поиске доказательств, позволяющих признать акт незаконным. Оспаривание может привести к отмене акта, а может оставить акт в силе. Наиболее часто используют такие способы оспаривания, как опротестование - принесение протеста на акты органов управления прокурорами и обжалование-реализация права граждан обжаловать в суд акт, нарушающий их права и свободы.

Приведенные формальные и неформальные требования, предъявляемые к юридическим документам, последствия их несоблюдения не носят абсолютного характера. К одним типам юридических документов они могут быть применены, к другим - не всегда. Поэтому следует опираться на собственный жизненный опыт, учитывать особенности конкретной ситуации и конкретного документа. Нет общеобязательных правил на все случаи жизни.

Вопрос 1. понятие письменный коммуникаций.

Коммуникация - имеет латинское происхождение, что означает «делаю общим, связываю, общаюсь». Слово употребляется в 2 смыслах:

· Пути сообщения транспорта, связи, сети подземного и наземного коммунального хозяйства.

· Передача информации в процессе деятельности человека.

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса.

Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

· Сохранить запись сообщения;

· Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

· Прояснить сложный вопрос;

· Передать важную или официальную информацию

· Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Вопрос 2. Виды обмена информацией. Преимущества и недостатки письменных коммуникаций.

Обмен информацией осуществляется через:

¥ письменное слово,

¥ через устное слово,

¥ с опорой на диаграммы, схемы и таблицы,

¥ с помощью языков мимики и жестов,

¥ с помощью прикосновений.

Преимущество письменных коммуникаций:

ü Обеспечивают постоянный информационный след, фиксируя информацию, на которую можно сослаться впоследствии.

ü Одно и то же сообщение можно отправить одновременно нескольким адресатам. Адресат – тот, куму направляется, адресант – тот, кто отправляет. Если нескольким отправляет – это циркулярная рассылка (циркуляр).

ü Письменные сообщения играют первостепенную роль в передаче официальной информации. 2 февраля того года были внесены изменения в 2006 года. Это официальное опубликование на официальном сайте.

ü Письменные сообщения могут служить средством передачи конфиденциальной информации. Сложнее дело с секретной информацией: на ней гриф, определенные люди, которые могут иметь к ней доступ. Для ее передачи есть фельдегерская служба.

ü Позволяют четко согласовать и определить договорные обязательства и служат средством для поддержания деловых и служебных отношений[1].

Недостатки письменных сообщений:

Ø Однонаправленность.

Ø Затраты времени и средств на подготовку сообщений.

Ø Задержка во времени между отправкой и получением документа.

Ø Легко можно обидеть, неправильно или неясно изложить мысль, а значит необходимо адаптировать информацию на адресата.