Основы делопроизводства первичной профсоюзной организации
Вся многообразная уставная деятельность первичной профсоюзной организации отражается в различных документах, которые составляют делопроизводство профсоюзного комитета.
Документы профсоюзной организации вуза являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Порядок ведения делопроизводства в первичной профсоюзной организации устанавливается профсоюзным комитетом с учетом действующих в Профсоюзе рекомендаций.
Документом профсоюзной организации может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, созданные на компьютере (по электронной почте), кино-, фото-документы, звуковые и иные виды документов.
Ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной организации Профсоюза.
Делопроизводство профсоюзного комитета – деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы с ней.
Документооборот – движение документа в профсоюзной организации вуза с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.
Дело –совокупность профсоюзных документов, относящихся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенных в отдельную накопительную папку.
Документы, созданные в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направленные на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием натри общие категории:
Организационные документы:
Положение о первичной профсоюзной организации;
протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;
протоколы заседаний профсоюзного комитета;
протоколы заседаний президиума профсоюзного комитета (при его наличии);
должностные инструкции;
штатное расписание профсоюзного комитета;
положения о постоянных комиссиях;
инструкции, рекомендации по внутрисоюзным вопросам и др.
Распорядительные (управленческие) документы:
постановления, резолюции конференций, профсоюзного комитета и его президиума, решения собраний профсоюзного актива, распоряжения председателя организации Профсоюза и т.п.
Информационно-справочные документы:
справки, аналитические и докладные записки, акты, служебные письма, заявления, объяснительные записки, обращения и др.
13.1. Общие требования к профсоюзным документам
Коллегиальная деятельность выборных профсоюзных органов фиксируется в протоколах и постановлениях; распорядительная деятельность председателей организаций Профсоюза- в распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; хозяйственная деятельность профсоюзных органов – в договорах, контрактах, деловой переписке и т д.
Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при реализации уставных целей и задач или при решении хозяйственных вопросов, а так же при рассмотрении трудовых конфликтов с освобожденными профсоюзными работниками в суде.
Документы профсоюзной организации предъявляются при проверках, проводимых выборными органами вышестоящих профсоюзных организаций, а также при проверках со стороны ревизионной комиссии, компетентных государственных органов (налоговой инспекции и др.).
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность штатных профсоюзных работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии. Оформление документов по личному составу должно осуществляться строго в соответствии с требованиями ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Объем профсоюзного документа (постановления выборного профсоюзного органа), как правило, не должен превышать трех страниц, а по наиболее крупным, многоплановым проблемам – шесть страниц, не считая приложений.
Профсоюзные документы пишутся в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:
краткость и емкость изложения;
смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования);
последовательность изложения материала, логичность;
обоснованность выводов и предлагаемых решений;
единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов;
использование слов, признанных общелитературной нормой.
Номенклатура дел
Важным элементом делопроизводства комитетов профсоюза является номенклатура дел.
Номенклатура (перечень дел) формируется и утверждается профкомом или его президиумом ежегодно или на срок полномочий.
По окончании календарного года в итоговую строку номенклатуры дел вносится запись о количестве дел, заведенных в календарном году в первичной организации профсоюза.
Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в первичной профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.
В профсоюзном комитете рекомендуется иметь следующий примерный набор документов:
протоколы (стенограммы) профсоюзных конференций;
протоколы заседаний профсоюзного комитета и его президиума;
распоряжения председателя профсоюзной организации (журнал распоряжений);
планы работы профкома и постоянных комиссий;
накопительные материалы по всем основным направлениям деятельности профсоюзной организации исходя их уставных задач (справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профкома и президиума);
рабочие материалы постоянных комиссий профкома;
финансовые документы (сметы, штатное расписание, статистические отчеты и другие материалы);
статистические отчеты;
журнал входящей и исходящей корреспонденции;
материалы ревизионной комиссии;
постановления, нормативные и методические материалы выборных органов соответствующей вышестоящей территориальной организации Профсоюза и ЦК Профсоюза.
Бухгалтерский учет и делопроизводство в бухгалтерии профкома ведутся по отдельной номенклатуре дел;
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы (в одном экземпляре);
группировать в дела документы только одного календарного года, а также переходящие документы прошедшего года;
дела постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно;
факсограммы и телефонограммы помещают в дела также как и другие документы;
при наличии в деле нескольких частей (томов), индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе и тома нумеруют;
документы внутри дела располагаются в хронологическом, предметно-логическом порядке;
распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
распорядительная документация по основной деятельности группируется отдельно от документов по личному составу;
протоколы заседаний профсоюзного комитета и президиума в деле располагаются в хронологической последовательности и нумеруются;
документы к протоколам заседаний профсоюзного комитета и президиума формируются в отдельные дела под номерами соответствующих протоколов;
переписка формируется за период календарного года, располагается в деле в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся в отведенных для длительного хранения местах в течение двух лет, а затем передаются по договору в архив вуза или хранятся в текущем архиве первичной профсоюзной организации;
выдача дел сторонним организациям осуществляется по письменному запросу с разрешения председателя первичной профсоюзной организации вуза;
изъятие из дел длительных сроков хранения отдельных документов допускается в исключительных случаях с разрешения председателя первичной профсоюзной организации и с составлением акта о дате и причинах изъятия документа (при этом в деле оставляется заверенная копия документа).