Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.
Обязательными реквизитами письма являются:
Ø наименование организации-автора,
Ø справочные данные об организации,
Ø дата документа,
Ø номер документа,
Ø ссылку на дату и номер входящего документа,
Ø адресат,
Ø заголовок к тексту,
Ø подпись,
Ø отметка об исполнителе,
Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Содержание письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем), поскольку автором служебного письма является юридическое лицо: организация, учреждение, предприятие, фирма.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?»,
например:
О нарушении договорных обязательств
Об оказании научно-технической помощи.
Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.
Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости — руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации — куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Образец письма:
| Фирма «Эконика» 109542, Москва, Рязанский пр-т, 99, корп. 1 т.371-3922, факс (095) 377-8227 10.09.96 № 01-18/395 | Директору павильона Всероссийского выставочного центра г-ну Турову В.С. |
О предоставлении выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...
| Исполнительный директор Главный бухгалтер | подпись подпись | А.А.Кочеров Г.В..Цихисели |
(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)
Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.
Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город — msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.
4.Составление и оформление документов по личному составу.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового работника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:
Ø документация, связанная с комплектованием персонала организации;
Ø документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
Ø документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
Ø документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
Ø трудовой договор (контракт);
Ø приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
Ø личная карточка (форма № Т-2);
Ø учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
Ø приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
Ø приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
Ø приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8);
Ø табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
Ø табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
Ø личные заявления работников предприятия.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.
Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:
1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:
Ø личная карточка формы Т-2;
Ø карточка формы Т-4;
Ø личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
Ø журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;
2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:
Ø приказы;
Ø заявления;
Ø штатное расписание;
Ø структура и штатная численность;
Ø трудовые договоры (контракты) и др.
Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:
— анкета или личный листок по учету кадров;
— автобиография или резюме;
— копии документов об образовании;
— копии документов об утверждении в должности;
— копии характеристик;
— трудовой договор;
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.
Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:
Ø паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);
Ø образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);
Ø стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);
Ø навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).
Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:
ü цели анкетирования;
ü правила заполнения граф;
ü на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;
ü последствия отказа отвечать на вопросы;
ü как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.
В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.
Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).
Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).
Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.
Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.
В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:
— данные о работе после заполнения личного листа;
— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).
Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему работнику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.
Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.
По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:
— название вида документа (характеристика);
— указание должности лица, которому выдается характеристика;
— наименование организации, выдающей характеристику;
— имя, отчество и фамилия сотрудника;
— текст;
— подписи, печать.
Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.
Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.