Понятие о делопроизводстве. Документирование деятельности предприятия.
Лекция 22
Продолжительность: 18 часов
Тема 22. Делопроизводство.
Основные теоретические вопросы.
1. Понятие о делопроизводстве. Документирование деятельности предприятия.
2. Реквизиты.
3. Особенности делопроизводства по оформлению справочно – информационных документов.
4. Составление и оформление документов по личному составу.
5. Оформление трудовой книжки.
6. Составление трудового договора.
7. Технология работы с документами.
Понятие о делопроизводстве. Документирование деятельности предприятия.
Рассмотрим «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
5.средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
6. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
7. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
8. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
9. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
10. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
11. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
12. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
13. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
14. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Реквизиты.
В соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов документов – указаны в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст
"О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
ГОСТ Р 7.0.8-2013:
виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
текст документа: Основная содержательная часть документа.
адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3. Особенности делопроизводства по оформлению справочно – информационных документов.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:
| Справочно-информационные документы | Справочно-аналитические документы |
| докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение | акт справка сводка заключение отзыв список перечень |
Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;
Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.
Оформление трудовой книжки.
Раздел II. Ведение трудовых книжек Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225(ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках":
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
(пп. "а" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора). Вкладыш в трудовую книжку. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей – см. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225(ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках".
Лекция 22
Продолжительность: 18 часов
Тема 22. Делопроизводство.
Основные теоретические вопросы.
1. Понятие о делопроизводстве. Документирование деятельности предприятия.
2. Реквизиты.
3. Особенности делопроизводства по оформлению справочно – информационных документов.
4. Составление и оформление документов по личному составу.
5. Оформление трудовой книжки.
6. Составление трудового договора.
7. Технология работы с документами.
Понятие о делопроизводстве. Документирование деятельности предприятия.
Рассмотрим «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
5.средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
6. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
7. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
8. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
9. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
10. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
11. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
12. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
13. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
14. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Реквизиты.
В соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов документов – указаны в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст
"О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
ГОСТ Р 7.0.8-2013:
виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
текст документа: Основная содержательная часть документа.
адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3. Особенности делопроизводства по оформлению справочно – информационных документов.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:
| Справочно-информационные документы | Справочно-аналитические документы |
| докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение | акт справка сводка заключение отзыв список перечень |
Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;
Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.