Лекция № 9. Совершение нотариальных актов для действия за границей. Легализация. Апостиль.

1.Применение нотариусом норм международного права, международных договоров.

2.Особенности исполнения нотариальных актов для действия за границей российскими нотариусами.

3.Условия принятия российскими судьями и нотариусами нотариальных и судебных актов, выданных в других суверенных государствах.

4.Понятие легализации. Двойная легализация и апостиль. Гаагская конвенция 1961 года.

5.Условия принятия документов без легализации.

ЛЕКЦИЯ:

Нотариус в соответствии с законодательством РФ, международными договорами применяет нормы иностранного права.

Нотариус принимает документы, составленные в соответствии с требованиями международных договоров, а также удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам РФ (ст. 105 Основ).

Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации органом Министерства иностранных дел РФ.

Без легализации такие документы принимаются в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ. ( ст. 106 Основ). Например, между странами СНГ и бывшими республиками СССР легализация не требуется, это определяется двухсторонними договорами с этими странами и некоторыми документами СНГ.

Нотариус РФ вступает во взаимоотношения с органами юстиции других государств путем подачи запросов и ответов на запросы через региональные Управления Министерства юстиции (ст. 107 Основ).

Если международным договором РФ установлены иные правила о нотариальных действиях, чем те, которые предусмотрены законодательными актами РФ, при совершении нотариальных действий применяются правила международного договора.

Если международный договор Российской Федерации относит к компетенции нотариуса совершение нотариального действия, не предусмотренного законодательством РФ, нотариус производит это нотариальное действие в порядке, определенном Министерством юстиции РФ (ст. 109 Основ).

Нотариальные акты для действия за границей оформляются на русском языке, единственное отличие состоит в том, что гербовая печать нотариуса проставляется не на удостоверительной надписи нотариуса, а отдельно от нее (см. образцы). Нотариус объясняет обратившемуся лицу порядок легализации и перевода на официальный язык страны (стран), куда будет исходить документ.

Все документы, которые будут предъявляться в другое государство, должны быть легализованы надлежащим образом. Легализация – это специальная процедура, регламентированная как национальным законодательством, так и международными договорами, для придания документу, исходящего из одной страны в другую юридической силы, и заключающаяся в том, что компетентные государственные органы официально подтверждают, что данный документ подписан надлежащим должностным лицом и документы такого рода оформлены надлежащим образом и соответствуют действующему законодательству данного государства.

Легализация бывает двух видов – упрощенная (Апостиль) и двойная, или консульская.

Консульская легализации в РФ регулируется ст. 27 Консульского устава РФ от 05.07.2010 года, введенным в действие ФЗ № 154.

Право легализовать документы в консульских учреждениях за границей РФ имеют право главы консульских учреждений, либо по их поручению другими консульскими работниками.

На территории РФ консульская легализация производится Департаментом консульской службы МИД РФ (отдел легализации).

Легализации подлежат не все документы. Например, легализация паспорта не нужна.

Департамент консульской службы МИД РФ уполномочен легализовывать только российские документы для заграницы. Эти документы могут представлять на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях.

При легализации нотариальной заверенной копии документа или собственно нотариального акта (доверенности, завещания, договора, заявления и др.) нотариально оформленный документ поступает в Министерство юстиции РФ (отдел легализации), в котором на нотариальном акте удостоверяется подлинность подписи нотариуса и печать, после чего документ легализуется в Департаменте консульской службы МИД РФ, а затем в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, в который будут направляться данные документы. В подлинниках и нотариально заверенных копиях могут быть легализованы документы, выданные на территории бывших советских республик до 01 января 1992 года.

Аналогичный порядок установлен и для документов, поступающих в РФ из других государств. На документе должны быть отметки компетентных органов, осуществляющих установление и засвидетельствование подлинности подписи на этих документах и соответствие их законам государства пребывания уполномоченного органа центральной или местной власти, затем подтверждение правильности оформления документа происходит в МИД страны пребывания нашего консула. Легализационная надпись российского консула не придает документу дополнительной юридической силы, а является завершающим этапом легализации.

Особо хочу обратить ваше внимание на то, что легализационная надпись консула. Прошу не путать отметку о легализации консульской службы с таким нотариальным действием, как свидетельствование подлинности подписи на документах, которые имеют право совершать должностные лица консульской службы.

Если документы прибыли в Россию из-за рубежа без легализации, то возможна их легализация в дип. представительстве или консульском учреждении данного государства, на территории которого был выдан документ, а затем в Департаменте консульской службы МИД РФ, который применяется в исключительных случаях.

Все консульские учреждения ведут специальные реестры для легализации документов и актов в соответствии с утвержденной МИД РФ формой. В реестре каждой легализационной надписи присваивается порядковый номер по реестру, проставляется дата записи в реестр, подпись должностного лица консульского учреждения указывается с расшифровкой ( указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ).

К документам и актам, предъявляемым на консульскую легализацию в консульские организации РФ, документы предъявляются на официальном государственном языке страны пребывания. К документам и актам, представляемым для легализации применяются правила, предусмотренные статьей 45 Основ о нотариате. Отметка легализации делается на самом документе, если на нем нет места, то лист, на котором будет проставлена запись о легализации, пришивается отдельно и скрепляется печатью и подписью лица, с указанием количества листов.

На легализованном документе консул ставит штамм о подлинности подписи сотрудника МИДа страны пребывания.

Консульская легализация не отменяет требования нотариального перевода документа со всеми надписями и отметками, совершенными не на русском языке, а также соответствия документа требованиям статьи 48 Основ о нотариате – требованиям законодательству. За легализацию консульские учреждения взыскивают консульский сбор в соответствии с тарифами, утверждаемыми Правительством РФ.

Таким образом, двойная (консульская) легализация требует значительного времени на ее проведения, минимум 2 месяца и определенные финансовые затраты.

В целях упрощения и убыстрения документооборота между странами в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаагская конвенция). Для РФ она вступила в силу с 31 мая 1992 года ( Постановление Верховного Совета СССР от 17 апреля 1977 года № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции от 05 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»).

Однако это не означает, что легализация отменена вообще. Просто вместо сложной, многоступенчатой легализации по схеме:

- гос. учреждение, выдавшее документ – Минюст страны пребывания (если это нотариальный акт) - МИД страны пребывания- консул страны убытия

подлинность документов удостоверяется в упрощенном порядке, без дипломатической и консульской легализации, когда Гаагская конвенция освобождает от таковой (статья ( Конвенции от 05.10 1961 года).

Под официальными документами, согласно ст. 1 Гаагской конвенции понимаются:

1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения. подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

К числу таких документов прежде всего относятся судебные и нотариальные акты. документы. выдаваемые органами записи актов гражданского состояния, документы об образовании, трудовом стаже. Требования Гаагской конвенции 05.10.1961 года не распространяются на документы, выданные дипломатическими и консульскими агентами, административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Документы, выдаваемые в одной из стран – участников Гаагской конвенции направляются в уполномоченные органы этой страны и на таких документах проставляется специальный штамп – апостиль, которые не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран – участниц Конвенции.

Апостиль, согласно статье 5 указанной Конвенции, удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции.

В РФ органами, имеющими право проставлять апостиль, являются следующие учреждения:

1. Министерства юстиции республик в составе РФ, органы юстиции субъектов РФ на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе.

2. Республиканские органы записи актов гражданского состояния в составе РФ, органы записи актов гражданского состояния субъектов Федерации на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих из вышеупомянутых органов;

3. Соответствующий отдел документально-справочной работы Росархива на документах, выдаваемых центральными государственными архивами РФ;

4. Архивные органы республик, автономных образований, краев и областей на документах, выдаваемых подведомственными им архивам;

5. Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры;

6. Министерство общего и профессионального образования РФ на документах установленного образца об образовании.

МИД РФ и консульские учреждения за границей РФ полномочиями по проставлению апостиля не наделены. Иностранные консульские учреждения в Российской Федерации также не имеют полномочий по проставлению апостиля на документах.

Апостиль представляет собой мастичный штамп размером 9 см на 9 см и имеет форму квадрата, проставляется в конце документа или на отдельном листе, который пришивается и скрепляется печатью. Изготовление апостиля путем ксерокопирования не допускается. Апостиль может быть составлен на языке выдающего его органа. Заголовок «Apostille (Convention de la Have du 5 Oktobre 1961)»должен быть дан на французском языке. Штамп заполняется согласно реквизитам, указанным в Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Министерства юстиции Российской Федерации.

Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле указывается подпись и должностное положение главного по должности. Если в документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица, то в сроке 2 штампа апостиля делается запись – «подпись не предусмотрена».

Если апостиль проставляется на нотариальной копии документа, то после слов «настоящий официальный документ» пишется «нотариальная копия». Иногда бывает, что сделку удостоверял один нотариус, а подлинность подписи переводчика свидетельствовал другой нотариус (например, согласие на выезд несовершеннолетнего ребенка). В этом случае в строке 2 указываются обе фамилии нотариусов.

Документы, оформленные нотариусами, оформляются на белом листе бумаги ( не на бланках).

Орган, уполномоченный проставлять апостиль ( на нотариальных актах в городе Москве – Главное Управление Министерства юстиции Росийской Федерации по Москве) проставляет свою печать с изображением герба РФ.

Подпись, печать или штамп, проставленные на апостиле, являются окончательными.