Нормативная и нормативно-справочная документация

Издается различными ветвями власти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация.

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и др. заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов включает:

- сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

- проектирования новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг;

- проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

- прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

- определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

- расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям;

- расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

- разработка проектов политики, программ и планов развития;

- текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации.

К плановой документации относятся:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

График отпусков сотрудников;

Программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалифицированного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения…). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Документы:

Структура и штатная численность;

Штатное расписание (форма № Т-3)

График отпусков (форма № Т-7)

Организационно-правовая документация.

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка; Положение о службе персонала (об отделе кадров); Положения о структурных подразделениях организации; Должностная инструкция…

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации имеет свою последовательность.

Персональная документация.

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.:

- паспорт,

- трудовая книжка,

- военный билет,

- диплом,

- свидетельство,

- аттестат,

- направление на работу,

- листок нетрудоспособности (больничный лист),

- медицинская справка и т.д.

- документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления:

- копии приказов,

- согласие на перевод,

- ходатайство,

- письмо-рекомендация (или резюме),

- характеристика,

- различные виды справок,

- удостоверение,

- пропуск,

- командировочное удостоверение (форма Т-10, Т-10а),

- почетная грамота…

- документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:

- личные заявления рабочих и служащих,

- резюме,

- письменные обращения,

- жалобы,

- объяснительные…

- служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику:

- представление к назначению на должность,

- аттестационный лист,

- результаты тестирования…

Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. От 06.02.2004) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. (Начальник кадровой службы).

Договорная документация.

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

- соглашение;

- коллективный договор;

- трудовой договор (контракт).