Редактирование деловых бумаг

Памятка редактору.[4]

Редактирование деловых бумаг и служебных документов, как правило, предполагает три этапа работы с текстами:

1. Первичное ознакомление с текстом документа.

Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом (обязательно).

При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что предпочтительнее, все попутные замечания фиксировать на отдельном листе бумаги (так легче будет анализировать текст на повторяемые ошибки и недочеты).

Проверка фактического материала.

На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

Языковая правка.

Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (красными писать не принято). Все написанное – слова, цифры, корректурные знаки – должно быть отчетливым и аккуратным.

Выправленный текст следует перепечатать и вычитать.

Полностью подготовленный текст подписывается.

При редактировании используются корректурные знаки.

Типичные грамматические ошибки в деловых бумагах. [5]

Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, как утверждают специалисты, к самым частотным в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм).

Грамматические ошибки многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения.

Одной из самых распространенных ошибок является, например, использование в письменной речи разговорных форм множественного числа имен существительных на -а/-я вместо нормативных на -ы/-и:

Литературная норма	Разговорная норма
инструкторы корректоры токари крейсеры	инструктора корректора токаря крейсера

Нередко наблюдается ошибочный выборнужной формы множественного числа имен существительных в родительном падеже: килограммов / килограмм. Вместе с тем форму с нулевым окончанием имеют:

1) названия парных предметов: ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности: армян, башкир, англичан, болгар, южан, киевлян;

3) названия воинских групп: солдат, кадет, партизан;

4) названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов.

Частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?).

Следует писать: согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению.

Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, факультетом.

В деловых текстах ошибки в выборе падежных формпоявляются зачастую из-заневерного использования производных предлогов и предложных сочетаний:

Неправильно	Правильно
до истечении пятидневногосрока по окончанию рабочего дня	до истечения пятидневного срока по окончании рабочего дня

Предложные сочетания с временным значением – «после чего-нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с -и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, – если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции [о грамматических ошибках, обусловленных неправильным использованием предлога, см. далее].

В целом, следует избегать скопления одинаковых падежных форм. В предложении не должно быть цепочек, составленных из однотипных грамматических форм, следующих друг за другом.

Это правило прежде всего относится к придаточным предложениям со словом который и к сочетаниям существительных в форме родительного падежа типа отцовство супруга матери ребенка.

Вместе с тем для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа. Однако превышая по количеству компонентов оптимальную длину (4-5 слов), такие цепочки затрудняют восприятие текста. Поскольку традиционной составляющей таких цепочек являются отглагольные существительные с суффиксом -ния-, легко заменяемые глаголом, предложения без особых сложностей подвергаются стилистической правке:

Неправильно:

Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда...

Правильно:

Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

В деловых документах ошибки при склонении фамилии критичны. Следует помнить, что не склоняются весьма редкие фамилии славянского происхождения на-о, которые в звуковом составе совпадают с неодушевленными предметами. Например: Сало, Шило, Толокно и т.п.

Не склоняются также фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Ивана Панчука; письмо Светланы Панчук; просьба супругов Панчук.

Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов.

Склоняются обе части слова, если они обозначают рабочие профессии: летчик-испытатель, летчика-испытателя.

Склоняются обе части слова, если они выражены склоняемыми частями: по счету-фактуре; из письма-запроса.

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова – неизменяемое слово: по соло-векселю.

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова – иностранное слово, недавно вошедшее в состав русской лексики: из шоп-тура, о бизнес-центре.

Род несклоняемых существительных и сложносокращенных слов и согласованиеих с определяемыми словами также вызывает иногда затруднения.

При определении рода несклоняемых существительных нужно помнить:

1) к среднему роду относятся существительные, обозначающие неодушевленные предметы и субстантивированные [6] несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, общее вчера);

2) к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лиц мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся);

3) к женскому роду относятся существительные, обозначающие лиц женского пола (леди, мадам).

Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посредством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорного слова: открыл курсы МГУ (Московский государственный университет – муж. род), крупная ТЭЦ (электростанция – жен. род), КРУ (управление – ср. род) объявило.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например: «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно). Заметим, что в в официально-деловой речи качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Ошибки при употреблении количественных имен числительных.

Например: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семьюдесятью) шестью рабочими завода». Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

Неправильное использование предлогов.

В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о»(вопрос о доверии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления этим предлогом. Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

Особого упоминания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом «по». Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена допустима только в словосочетаниях, где и оба существительных обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, правила перевозки грузов и правила по перевозке грузов.

В словосочетаниях, обозначающих принадлежность, употребление дательного падежа ошибочно:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
департамент по транспорту Налоговая инспекция по Приокскому району Главное управление Центрального банка РФ по Нижегородской области	Департамент транспорта Налоговая инспекция Приокского района Главное управление Центрального банка Нижегородской области

Второй причиной подобных ошибок является неразличение предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу работников распоряжение по пенсиям	распоряжение о переводе работников распоряжение о пенсионных выплатах

Третьей причиной указанных грамматических ошибок является использование формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
работы по дизайну обязательства по договору подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	дизайнерские работы договорные обязательства подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Конструкции с двойным дательным падежом можно отнести к стилистическим недочетам деловой письменной речи:

договор по предоставлению услуг по оформлению загранпаспорта и т.п.

При составлении словосочетаний с предлогами «по» нужно помнить, что этот предлог традиционно используется в словосочетаниях со значением:

1. Названия лица по профессии, деятельности: менеджер по продажам, мастер по резьбе, специалист по компьютерному дизайну;

2. Названия разного рода бумаг, документов, учреждений, предприятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения, агентство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы, пункты по выдаче приватизационных чеков, группы по сбору подписей, Комитет по правам и обращениям граждан, план по реорганизации предприятия.

3. Названия какого-либо вида деятельности: действия по недопущению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

Однако важно отличать допустимые варианты предложных конструкций от ошибочных.

Неверно:

Налоговая инспекция по Приокскому району,

Департамент по промышленности.