Формально-логическое построение текста деловых бумаг.
Формально-логическое построение текста деловых бумаг выявляет иерархию логики текста. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются. При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:
Приказ
Об организации выездной торговли
Договор
о пожарно-охранной сигнализации объекта
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется, однако необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту № ...
О запросе на поставку бензина А-92
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:
Журнал регистрации входящих документов
Протокол заседания Совета директоров
Договор аренды
В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос «чего?».
Располагается заголовок после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева. Заголовок должен быть кратким и не превышать двух строк.
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.
Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:
| Заголовочная часть документа | Адрес фирмы: улица, дом, город индекс, телефон/факс Вид документа Дата |
| Основная часть документа | Заголовок Текст Приложение |
| Оформляющая часть документа | Подпись, печать Виза Фамилия исполнителя, Его служебный телефон Отметка об исполнении |
При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, схема эта универсальна.
Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экспликация содержания – вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций:
2.1. Заказчик обязуется...
2.2. Исполнитель обязуется...
Недостатки в логико-понятийной структуре текста могут проявляться в нарушении причинно-следственной последовательности изложения, правил аргументации, недостаточности или избыточности доводов и т.п. Достаточно вспомнить рассказ А.П. Чехова «Случай из судебной практики».
В окружном суде рассматривалось дело Сидора Шельмецова, обвинявшегося в краже со взломом, мошенничестве и проживании по чужому паспорту. Прокурору удалось доказать вину подсудимого. С защитой выступал опытный адвокат, который, опуская факты, все больше напирал на психологию.
– Мы – люди, господа присяжные заседатели, будем же и судить по-человечески! – сказал между прочим защитник. – Прежде чем предстать пред вами, этот человек выстрадал шестимесячное предварительное заключение. В продолжение шести месяцев жена лишена была горячо любимого супруга, глаза детей не высыхали от слез при мысли, что около них нет дорогого отца!
О, если бы вы посмотрели на этих детей! Они голодны, потому что их некому кормить, они плачут, потому что они глубоко несчастны... Да поглядите же! Они протягивают к вам свои ручонки, прося вас возвратить им их отца!..
И пошли плясать нервы N...ской публики! Послышались всхлипывания, кого-то уже вынесли из зала. А защитник продолжал:
– Знать его душу – значит знать особый, отдельный мир, полный движений. Я изучил этот мир... Изучая его, я, признаюсь, впервые изучил человека. Я понял человека... Каждое движение его души говорит за то, что в своем клиенте я имею честь видеть идеального человека...
Теперь уже все члены суда полезли в карман за платками. И даже прокурор, этот камень, этот лед, бесчувственнейший из организмов, беспокойно завертелся на кресле, покраснел и стал глядеть под стол... Слезы засверкали сквозь его очки.
А защитник все продолжал дрожащим голосом:
– Взгляните на его глаза! ...Неужели эти кроткие, нежные глаза могут равнодушно глядеть на преступление? О, нет! Они, эти глаза, плачут! Под этими калмыцкими скулами скрываются тонкие нервы! Под этой грубой, уродливой грудью бьется далеко не преступное сердце! И вы, люди, дерзнете сказать, что он виноват?!
Тут не вынес и сам подсудимый. Пришла его пора заплакать. Он замигал глазами, заплакал и беспокойно задвигался...
– Виноват! – заговорил он...
И подсудимый рассказал, как было дело. Его осудили.
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты. В небольших по объему документах такие ошибки встречаются реже, однако именно в них со всей очевидностью проявляется роль абзаца в смысловом членения текста. Впрочем, в текстах любого стиля роль абзаца универсальна.
Пример из речи В.В. Маяковского (в период работы поэта в «Окнах РОСТА»:
Мы знаем прекрасно силу агитации. В каждой победе, в каждой удаче сказывается уменье и сила нашей агитации.
Официально мы уже за рекламу взялись, редкое учреждение не помещает объявлений, не выпускает листовок и т. д.
Но до чего это неумело.
Вот передо мной случайный клочок объявлений:
«Коммунальное хозяйство извещает...»
«Уполномоченный доводит до сведения...»
Какая канцелярщина – извещает, доводит до сведения, объявляет.
Кто ж на эти призывы пойдет?!
Надо звать, надо рекламировать, чтоб калеки немедленно исцелялись и бежали покупать, торговать, смотреть!
Обычно думают, что надо рекламировать только дрянь – хорошая вещь и так пойдет.
Это самое неверное мнение.
Реклама – это имя вещи. Как хороший ученик создает себе имя, так создает себе имя и вещь. Увидев на обложке журнала “знаменитое имя”, останавливаются купить. Будь та же вещь без фамилии на обложке, сотни рассеянных просто прошли бы мимо.
Реклама должна напоминать бесконечно о каждой, даже чудесной вещи.
Конечно, реклама не исчерпывается объявлениями. Объявления – простейший вид. Реклама должна быть разнообразием, выдумкой.
Думайте о рекламе!
Нарушения в логической структуре высказывания проявляются и в подмене логического субъекта объектом:
Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупателем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.
Вместо: Качество оборудования считается установленным, если наличествует сертификат качества.
При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно.
Вместо: Внешний осмотр продукции проводится покупателем самостоятельно.
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей.[2]
Языковая материя документа.
Особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
· Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
· Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
· Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
· Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
· Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).
Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).
· Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
· «Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).
· «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).
· Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).
· Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).
· Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).[3]