Тема 2. Регламентация документирования кадровой деятельности в документах работодателя

2.1. Локальные нормативные акты, предусмотренные действующим законодательством о труде (2 часа)

Вопросы для самоподготовки:

1) Внутренние локальные нормативные акты

2) Правила внутреннего трудового распорядка: понятие, характеристика, способы введения, внесения изменений и отмены

3) Информационно-аналитические и расчетные документы

4) Документы, подтверждающие трудовой стаж работников

5) Распорядительные документы

6) Официальная внутренняя переписка

7) Система регистрации

Задачи и задания:

1. Составьте поэтапно алгоритм действий работодателя: а) по принятию нового локального нормативного акта; б) по внесению изменений в действующий локальный нормативный акт; в) по отмене действия локального нормативного акта. Какие документы при этом должны быть составлены?

2. В ЗАО «Карусель» в числе локальных документов имеются Правила внутреннего распорядка и Правила внутреннего трудового распорядка. Чем отличаются эти документы? Каков их порядок разработки и принятия? В каком случае Правила внутреннего трудового распорядка являются документом хозяйской власти работодателя, а в каком – коллегиальным документом? Какие документы необходимо оформить при проведении процедуры учета мотивированного мнения представительного органа работников?

3. Директор транспортного предприятия «Автомир» в целях проведения ежедневного контроля за движением транспортных средств обязал главного механика предприятия ежедневно подавать ему сведения о выходе транспорта на линию. Какие документы при этом должны быть оформлены? Укажите отличия следующих документов: докладная записка, служебная записка, аналитическая справка.

4. В соответствии с ТК РФ укажите, какие документы могут быть отнесены к официальной внутренней переписке. Каким образом необходимо документировать следующие действия работодателя: «предупредить работника», «уведомить работника», «известить работника»? В чем отличие данных действий? Являются ли данные документы взаимозаменяемыми?

Задания для самостоятельной работы:

3. Приведите примеры оформления возможных документов, отражающих систему регистрации в кадровой службе.

4. Подготовьте сообщение на тему: «Документы, регламентирующие работу с персональными данными работника».

2.2. Внутренние нормативные документы кадровой службы рекомендательного характера (2 часа)

Вопросы для самоподготовки:

1) Должностные инструкции работников

2) Инструкция по кадровому делопроизводству

3) Положение о структурном подразделении

4) Положение об оплате труда и премировании работников

5) Положение о служебных поездках

Задачи и задания:

1. В штатном расписании общеобразовательной школы отсутствует должность специалиста по кадровой работе. Данная работа возложена на секретаря директора школы. Укажите возможные способы возложения данной работы на секретаря. Какие документы при этом должны быть оформлены? Требуется ли при этом согласие секретаря? Предусмотрена ли законодательством за кадровую работу дополнительная оплата? При ответе сошлитесь на нормы права.

2. Начальник отдела кадров ООО «Мир» в целях обеспечения единства ведения кадровой документации выступил с предложением разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству. Директор возразил и сказал, что в ООО «Мир» имеется Инструкция по общему делопроизводству. Дайте оценку данному диалогу. Как соотносятся между собой эти документы? Есть ли необходимость в разработке Инструкции по кадровому делопроизводству?

3. В ЗАО «Геолог» в штате состоят работники, имеющие разъездной характер работы. Начальник отдела кадров Серов обратился к директору ЗАО о необходимости разработать Положение о служебных поездках. Директор возразил и сказал, что на предприятии имеется Коллективный договор, регулирующий данный характер работы, а также имеется нормативный документ, утвержденный Постановлением Правительства РФ, регулирующий направление работников в служебные командировки. Серов утверждал, что этих документов недостаточно, для регулирования вопросов, связанных со служебными поездками работников. Кто прав в данном споре? В чем отличие служебной командировки от служебной поездки? Какие вопросы, связанные со служебными поездками, должны быть урегулированы на локальном уровне?

4. В ООО «Подкова» отсутствует Положение о персональных данных работника, но в Правилах внутреннего трудового распорядка имеется раздел о защите персональных данных. Дайте правовую оценку такому состоянию документов. При наличии каких документов возможно увольнение работника за разглашение сведений, относящихся к его персональным данным? При ответе сошлитесь на правовые нормы.

Задания для самостоятельной работы:

1. Укажите соотношение Должностной инструкции со следующими документами: тарифно-квалификационный справочник, профессиональный стандарт, штатное расписание, тарификационный список.

2. Дайте определение следующим понятиям: должностная инструкция, производственная инструкция, рабочая инструкция, штатная единица, должность, профессия, специальность.

2.3. Коллективный договор в деятельности кадровой службы (2 часа)

Вопросы для самоподготовки:

1) Понятие и значение коллективного договора

2) Виды условий коллективного договора

3) Порядок заключения коллективного договора

4) Ответственность за нарушение законодательства о социальном партнерстве

Задачи и задания:

1. При подготовке проекта коллективного договора его стороны не смогли договориться о предоставлении дополнительного отпуска руководителям отделов и главным специалистам. В связи с возникшими разногласиями руководитель организации отказался подписать коллективный договор и вести в дальнейшем переговоры по спорному вопросу.

Правомерны ли действия руководителя?

Подготовьте обоснованный ответ.

2. В ходе проверки содержания коллективного договора ООО «Сфера» было установлено, что он был направлен на уведомительную регистрацию с опозданием на 32 дня. Выявлено также, что в нем не указаны выходные дни для работников при пятидневной рабочей неделе, запрещена денежная компенсация ежегодного отпуска. Срок утверждения графика отпусков установлен до 5 января наступающего календарного года.

Законны ли условия данного коллективного договора?

Какие нормы Трудового кодекса нарушены?

3. В коллективном договоре ООО «Три тополя» указано, что при пятидневной рабочей неделе с понедельника по четверг предприятие работает с 8 часов до 17 часов, а в пятницу – с 8 часов до 16 часов. Обеденный перерыв ежедневно составляет 48 минут. Вновь поступивший на работу инженер Карасев заявил, что на него условия коллективного договора не распространяются, так как договор принят задолго до его поступления на работу и он не участвовал в его принятии. К тому же, при приеме на работу Карасев не был письменно ознакомлен с коллективным договором. По словам Карасева, данный коллективный договор вообще не является действующим, так как он был принят год назад и не прошел уведомительную регистрацию.

Прав ли Карасев? Укажите возможные способы ознакомления работников с коллективным договором.

4. Перепелкин работает художником-оформителем в проектном бюро ООО «Приморстрой». Перепелкин заключил с ООО «Приморстрой» договор подряда. В ООО «Приморстрой» действует коллективный договор, предусматривающий ряд дополнительных социальных льгот для работников. Распространяется ли действие коллективного договора на Перепелкина? Необходимо ли ознакомить Перепелкина с коллективным договором под роспись при приеме на работу? Дайте правовую оценку.

Задания для самостоятельной работы:

1. Укажите отличие коллективного договора от социально-партнерского соглашения. Результаты оформите в виде таблицы.

2. Найдите в ТК РФ нормы, предусматривающие включение в коллективный договор условий, влияющих на ведение кадрового делопроизводства. Приведите примеры возможных условий.