Алгоритм практических действий.
Поскольку договорная работа - это процесс, постоянно осуществляемый по определенной технологии с использованием различных технических средств, то, используя ИТМ, можно разработать алгоритм практических действий исполнителей по выполнению конкретных мероприятий договорной работы.
Этот алгоритм будет представлять собой совокупность следующих друг за другом в определенной временной и логической последовательности этапов, между которыми существуют сложные прямые и обратные связи. Каждому этапу будут соответствовать конкретные действия исполнителей по выполнению входящих в содержание договорной работы фирмы мероприятий.
3.3. Разработка системы локальных правовых актов
Локальные (корпоративные) правовые акты являются основным правовым средством регламентации труда сотрудников фирмы, привлекаемых к выполнению мероприятий договорной работы. Эти акты носят нормативный характер, распространяют свое действие исключительно на сотрудников фирмы и характеризуются следующими чертами:
- они содержат обязательные предписания (правила поведения), влекущие юридические последствия;
- содержат общие предписания в виде локальных правовых норм;
- рассчитаны на многократное применение;
- адресованы неопределенному кругу работников фирмы;
- охватывают широкий спектр вопросов договорной работы и действуют независимо от того, возникают или не возникают предусмотренные ими обстоятельства на практике.
Следует отличать нормативные локальные правовые акты от ненормативных (индивидуальных). Последние служат инструментом практической реализации конкретных локальных или законодательных нормативных установлений применительно к конкретному случаю, событию, лицу. Они рассчитаны на однократное применение, обращены к строго установленному работнику или кругу работников и издаются к строго определенному случаю или случаям.
Локальные нормативные правовые акты помогают создать необходимые организационные предпосылки и условия для эффективного ведения договорной работы. Они имеют важное значение для закрепления накопленного организацией опыта договорной работы, обеспечения эффективной взаимосвязи между исполнителями, повышения их ответственности за порученное дело.
Организационное обеспечение договорной работы предполагает разработку стройной и взаимосвязанной системы локальных нормативных правовых актов. Это обусловлено следующими обстоятельствами.
Во-первых, процесс выполнения конкретных мероприятий договорной работы подвергнут разноотраслевому регулированию. В частности, регулированию законодательством о труде. В трудовых правоотношениях используется своя система локальных нормативных актов (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.). Поэтому разрабатываемые в целях ведения договорной работы локальные нормативные акты должны быть обязательно взаимоувязаны и взаимосогласованы с трудовыми локальными нормативными актами.
Не следует пытаться урегулировать все вопросы договорной работы в одном большом локальном нормативном акте. Локальный нормативный правовой акт должен быть рассчитан на регулирование только однородных отношений, он не должен регулировать отношения разного типа и рода (например, трудовые и договорные отношения), так как на практике это приводит к неразберихе и к конфликтным ситуациям.
Во-вторых, даже собственно вопросы ведения договорной работы, особенно при больших масштабах бизнеса, требуют разработки и издания системы локальных нормативных актов. В одном акте невозможно, да и нецелесообразно, регламентировать все вопросы договорной работы всеми исполнителями. Это приводит к перегруженности правового акта информацией и, следовательно, снижает его правоприменительную эффективность. Детализация специальных вопросов договорной работы должна производиться применительно к заинтересованным подразделениям, службам, работникам в положениях о соответствующих подразделениях и службах и в должностных обязанностях соответствующих исполнителей. Однако в любом случае все эти локальные нормативные акты должны быть в полной мере взаимоувязаны друг с другом.
Локальные правовые акты следует разрабатывать на основе подготовленных сетевых матриц и алгоритмов (бизнес-процессов) договорной работы. В противном случае добиться адекватной правовой регламентации действий исполнителей не удастся. Можно, конечно, разработать правовой акт как таковой, но организационный эффект этого правового акта будет либо очень слабым, либо вообще отрицательным.
В локальных нормативных актах договорной работы следует регламентировать вопросы в первую очередь организационного характера. Не следует воспроизводить содержание нормативных актов, регулирующих порядок заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров, поскольку это бессмысленно. Локальные правовые акты предназначены для другого - регламентировать порядок практических действий по реализации нормативных установлений о договорах применительно к конкретным условиям ведения бизнеса.
В частности, в локальных нормативных актах необходимо регламентировать как минимум следующие вопросы:
а) общие правила организации и ведения договорной работы в масштабах фирмы;
б) основные правила ведения договорной работы на ее отдельных стадиях различными структурными подразделениями и отдельными должностными лицами;
в) общие правила стимулирования должностных лиц и работников, участвующих в договорной работе (образование фонда материального поощрения, правила премирования и др.);
г) общие правила ответственности должностных лиц и работников за ненадлежащее ведение договорной работы.
К общим правилам ведения договорной работы относятся правила, определяющие:
- стратегию договорной деятельности фирмы;
- перечень структурных подразделений и должностных лиц, принимающих участие в договорной работе фирмы, и их основные функции;
- организационную систему управления договорной работой;
- ответственных за выполнение конкретных мероприятий договорной работы лиц;
- перечень должностных лиц, уполномоченных на принятие решений по вопросам ведения договорной работы, и порядок принятия соответствующих решений;
- порядок и формы доведения управленческих решений до исполнителей;
- порядок и формы отчетности исполнителей о выполнении возложенных на них функций и доведенных управленческих решений;
- общие формы и содержание документов, подлежащих оформлению на различных стадиях договорной работы, порядок прохождения этих документов по структурным подразделениям;
- критерии оценки результатов деятельности ответственных лиц и исполнителей, а также систему их материального поощрения и ответственности за результаты своей работы.
Применение локальных нормативных актов договорной работы позволяет добиться должного упорядочения и согласованности действий всех исполнителей и, соответственно, заложить правовую основу организационного обеспечения договорной работы фирмы.
При крупных масштабах бизнеса возникает потребность в разработке локальных нормативных актов (приказов, инструкций, положений), отдельно регулирующих:
- порядок заключения, исполнения, сопровождения и закрытия договоров, опосредующих основные реализационные операции фирмы;
- порядок заключения, исполнения, сопровождения и закрытия договоров, опосредующих закупочные операции фирмы;
- порядок заключения, исполнения, сопровождения и закрытия договоров, опосредующих вспомогательные хозяйственные операции.
Вопросы регламентации договорной работы на ее отдельных стадиях в структурных подразделениях должны отражаться в локальных нормативных правовых актах, регулирующих ведение договорной работы на соответствующей стадии в конкретном подразделении. Подобная регламентация вопросов договорной работы позволяет добиться упорядочения действий работников внутри соответствующего подразделения и за счет этого повысить эффективность конкретных мероприятий договорной работы на конкретной стадии.
Общая регламентация вопросов материального стимулирования труда работников, занятых выполнением мероприятий договорной работы, позволяет добиться требуемой степени их личной заинтересованности в качественном выполнении возложенных на них функций. Необходимо осознавать, что конечная результативность договорной работы фирмы во многом зависит от того, насколько тесно ее результаты связаны с личными материальными интересами работников, задействованных в ведении данной договорной работы.
Для решения этих вопросов в локальных нормативных актах должны быть определены:
- источник материального поощрения (премирования) работников фирмы;
- цели премирования;
- показатели и условия премирования;
- размеры премий;
- период премирования;
- порядок распределения коллективной премии;
- гарантии и порядок выплаты премии.
Соответствующие вопросы отражаются в таких локальных нормативных актах, как коллективный договор, положение о фонде материального поощрения, положение о премировании рабочих и служащих и т.д.
Результативность договорной работы фирмы зависит также от того, насколько тесно результаты работы исполнителей соединяются с их материальной ответственностью за ненадлежащее выполнение возложенных на них функций. Практика показывает, что если работники осознают неотвратимость их личной материальной ответственности за результаты своего труда, то это резко повышает исполнительскую дисциплину, качество труда и в конечном счете качество договорной работы.
В связи с этим в Положение о премировании целесообразно включать норму о том, что размер премии каждого сотрудника фирмы уменьшается, например, за один случай ненадлежащего исполнения возложенных обязанностей по ведению договорной работы на 25%, за два случая - на 50%, а за три и больше случаев - за премируемый период - лишаются премии полностью. Иногда целесообразно ставить размер снижения премии в зависимость от размера финансовых убытков фирмы, вызванных некачественным трудом работников, выполняющих конкретные мероприятия договорной работы.
Помимо снижения премии в качестве меры материальной ответственности может использоваться (в установленных трудовым законодательством случаях) снижение размера заработной платы работников и других выплат.
В локальных нормативных актах целесообразно также устанавливать срок, в течение которого администрация организации обязана принять решение об ответственности работников. Обычно такой срок не превышает 2-х недель с момента выявления нарушения.
При разработке и оформлении локальных нормативных правовых актов необходимо соблюдать ряд правил:
- правила, относящиеся к внешнему оформлению локальных нормативных актов;
- правила, относящиеся к содержанию и структуре локального нормативного правового акта;
- правила и приемы, относящиеся к изложению локальных правовых норм.
1. Правила, относящиеся к внешнему оформлению локальных нормативных актов.
В настоящее время не существует унифицированных систем документации, предназначенных для использования в договорной работе. Поэтому каждая фирма разрабатывает такие документы самостоятельно.
На практике для закрепления порядка ведения договорной работы обычно применяются такие виды нормативных актов, как приказы руководителя или утверждаемые им нормативные инструкции и положения. Однако каких-либо формальных препятствий для того, чтобы давать организационно-распорядительным документам другие названия, не имеется.
Каждый разрабатываемый локальный нормативный акт должен иметь следующие реквизиты:
1) название вида акта (приказ, положение, инструкция, регламент и т.д.);
2) наименование организации и органа, издавшего данный акт;
3) наименование акта, отражающего его содержание и предмет регулирования. Это наименование должно быть по возможности кратким.
Локальный нормативный акт должен содержать дату и место его принятия, а для более рационального учета - и его номер. Перечисленные реквизиты локального нормативного акта, взятые вместе, составляют так называемый титул нормативного акта.
Локальные нормативные правовые акты по вопросам ведения договорной работы должны подписываться или утверждаться единоличным или коллегиальным исполнительным органом фирмы.
2. Правила, относящиеся к содержанию и структуре локального нормативного правового акта.
Локальный нормативный акт должен быть рассчитан только на регулирование однородных вопросов договорной работы, он не должен регулировать отношения разного типа и рода (например, трудовые отношения, договорные отношения и т.д.).
Локальный нормативный правовой акт должен соответствовать по своему содержанию нормам действующего законодательства, имеющим отношение к вопросам договорной работы (например, регулирующих порядок становления и реализации договорных отношений, регулирующих трудовые отношения между работниками и работодателями, и т.д.), он не должен изменять или отменять их.
Локальный нормативный правовой акт не должен содержать пробелов. Однако не все в договорной работе может и должно быть нормативно регламентировано. Есть пределы, за которыми нормативное правовое регулирование теряет смысл. Нормативная регламентация нередко "не срабатывает", поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть своеобразие конкретной ситуации, зачастую детализированные инструкции не применяются теми исполнителями, кому они адресованы.
Поэтому крайне важно определить перечень тех вопросов договорной работы, которые действительно нуждаются в нормативной правовой регламентации, а также степень данной регламентации, дабы разрабатываемые нормативные правовые акты действительно были эффективными инструментами ведения договорной работы.
Локальный нормативный правовой акт должен содержать такие решения вопросов договорной работы, чтобы регулирование было однотипным, единообразным. Он должен по возможности избегать исключений и отсылок к другим документам, не имеющим прямого отношения к вопросам договорной работы. Регулирование важных, принципиальных вопросов договорной работы не должно заслоняться вопросами второстепенными.
Нормы более общего характера должны помещаться в начале нормативного акта. Однородные нормы должны выделяться, излагаться компактно, без разброса в разных частях акта.
Каждая статья локального нормативного акта должна нумероваться, нумерация должна быть сплошной, постоянной и стабильной. В случае внесения изменений и дополнений в текст акта эти дополнения или изменения следует вносить или в виде части уже существующей статьи, или вводить новую статью, которой должен присваиваться номер уже существующей статьи, но с обозначением ее небольшим цифровым знаком (цифрой), который ставится рядом с номером статьи.
3. Правила и приемы изложения локальных правовых норм (язык локальных нормативных правовых актов).
Общее правило изложения локальных правовых норм состоит в том, что нормы следует излагать кратко, четко и определенно. За многословием может потеряться основной смысл нормы. Многословие, расплывчатость могут дать повод различному толкованию норм, препятствовать их единообразному исполнению персоналом организации. Краткость и определенность формулирования достигается с помощью различных приемов изложения локальных правовых норм, использования специальных терминов, стандартных языковых оборотов.
Для того чтобы разрабатываемый локальный нормативный акт был эффективным регулятором поведения персонала, необходимо соблюсти следующие требования к его языку:
- формулировки норм должны обладать определенной стандартностью, стереотипностью, грамматическим единообразием;
- терминология акта должна быть единой: один и тот же термин или слово необходимо употреблять в одном и том же значении; одно и то же понятие обозначать одним и тем же термином;
- в локальном нормативном акте должны использоваться общепризнанные в науке и практике термины. Терминологическое новаторство здесь неуместно, ибо может внести разнобой и непредсказуемость при толковании этих норм работниками организации;
- следует избегать употребления иностранных слов, афоризмов, архаизмов и т.д., нечетких, двусмысленных, многозначных выражений. Достоинствами языка локальных нормативных актов являются четкость, краткость, определенность, единообразие, его сухость и доступность для понимания.
Достижению указанных свойств текстов локальных нормативных актов способствуют следующие способы (приемы) изложения локальных правовых норм.
Во-первых, норма должна формулироваться в виде нормативного или повествовательного (утвердительного или отрицательного) предложения с использованием нормативных терминов "обязан, должен, имеет право, запрещено и т.д.". Например: "начальник юридического отдела имеет право...; начальник производственного отдела обязан...; начальник финансового отдела вносит предложения по...".
Во-вторых, в необходимых случаях краткость изложения достигается с помощью абстрактного способа изложения текста, который сводится к обобщению многих действий, входящих в содержание той или иной стадии договорной работы, к одному более общему понятию без детального описания его содержания (например, вся совокупность действий работников, участвующих в процессах выработки, согласования и фиксации достигнутых с контрагентом соглашений по условиям разрабатываемого договора, может обозначаться общим понятием "разработка договора" и т.д.).
В-третьих, требуемая в определенных случаях точность, конкретность изложения отдельных норм достигается с помощью казуистического способа изложения, при котором те или иные действия описываются очень детально.
Абстрактный и казуистический способы имеют свои достоинства и недостатки, поэтому очень важно стараться использовать их при разработке локальных нормативных актов таким образом, чтобы, с одной стороны, там, где это возможно, использовать общие понятия, а, с другой стороны, там, где это действительно необходимо, детально описывать те или иные действия, которые должен будет совершать персонал.
Для организационного обеспечения договорной работы помимо нормативных локальных актов могут использоваться рекомендательные правовые акты. Такие акты издают материнские (управляющие) компании в отношении дочерних (управляемых) компаний либо уполномоченные государственные и муниципальные органы в отношении государственных и муниципальных учреждений и унитарных предприятий.
Рекомендательные правовые акты издаются в форме общих положений, типовых инструкций или рекомендаций по ведению договорной работы в подконтрольных фирмах (учреждениях, предприятиях), а также отраслевых стандартов договорной работы. Фирмы, которым адресованы соответствующие рекомендательные правовые акты, разрабатывают на их основе локальные нормативные правовые акты договорной работы.
3.4. Подбор и обучение исполнителей
Важным элементом организационного обеспечения договорной работы является формирование команды договорной работы.
Команда договорной работы - это группа работников фирмы, принимающих участие в ведении договорной работы.
Организационная форма команды договорной работы определяется избранной организационной структурой управления данной работы. На верхнем уровне управления командой находится единоличный исполнительный орган фирмы, на нижних уровнях - исполнители (подразделения, службы и конкретные специалисты), отвечающие за отдельные функциональные сферы договорной работы.
По своему содержанию команда договорной работы представляет собой группу конкретных специалистов соответствующей квалификации, обладающих необходимыми для эффективного ведения договорной работы фирмы знаниями и навыками.
Процесс формирования команды договорной работы фирмы (процесс командообразования) представляет собой образование единого, целостного коллектива специалистов, способного эффективно решать конкретные задачи договорной работы, достигая запланированных целей.
Смысл командной работы заключается в возможности получения наивысшего организационного эффекта договорной работы за счет объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т.е. в достижении состояния, при котором целое больше, чем сумма его составных частей. Проводимые исследования показывают, что командная кооперация позволяет увеличить общую производительность управленческого труда, в том числе при ведении договорной работы, приблизительно на 70 - 80%.
Команда договорной работы формируется руководителем этой команды.
В централизованных организационных структурах управления договорной работы и структурах координационного типа руководителем команды договорной работы выступает исполнительный орган фирмы (как правило, руководитель).
В матричных и проектных структурах договорной работы руководителем команды договорной работы является специально назначаемое в качестве такового исполнительным органом фирмы лицо - управляющий команды договорной работы. Управляющий команды осуществляет общее руководство деятельностью команды, контролирует основные параметры договорной работы и координирует деятельность членов команды. Управляющий команды с одобрения исполнительного органа фирмы может определять необходимое число специалистов - членов команды, их квалификацию, проводить отбор и наем требуемых работников.
Руководитель команды договорной работы должен обеспечить подбор членов команды, которые обеспечивали бы:
- соответствие количественного и качественного состава команды планируемым целям, масштабам и специфике договорной работы фирмы;
- эффективное групповое взаимодействие в процессе ведения договорной работы;
- психологическую совместимость членов команды и создание активной стимулирующей среды;
- развернутое внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих в ходе договорной работы.
Основу (или "костяк") команды договорной работы любой фирмы должны составлять ответственные исполнители - руководители структурных подразделений, отвечающие за принятие необходимых управленческих решений в процессе ведения договорной работы в пределах своей компетенции, - главный инженер, главный бухгалтер, руководитель юридической службы, руководитель маркетинговой службы и т.д.
Однако в зависимости от специфики и масштабов бизнеса фирмы в команду договорной работы этой фирмы могут привлекаться иные специалисты (в том числе не состоящие с организацией в трудовых отношениях) для принятия участия в разработке и реализации отдельных мероприятий договорной работы.
Наибольшие сложности вызывает процесс командообразования в матричных и проектных организационных структурах управления договорной работой.
В этих структурах самостоятельные структурные подразделения по управлению договорной работой не образуются. В данном случае руководитель команды договорной работы в зависимости от ситуации привлекает к договорной работе любых специалистов из существующих на фирме структурных подразделений (по согласованию с их прямыми руководителями), а также внешних консультантов и специалистов.
Такой подход позволяет экономить ресурсы и оперативно реагировать на возможные изменения окружающей обстановки, а также возникающие в процессе договорной работы проблемы. В то же время он порождает конфликт интересов между линейным руководством и управляющим команды договорной работы.
При отборе команды договорной работы необходимо помимо профессиональных требований учитывать следующие качества работников:
- умение работать в группе;
- самостоятельность, предприимчивость;
- умение брать ответственность за принимаемые решения;
- умение работать в условиях неопределенности;
- коммуникабельность, стрессоустойчивость;
- низкий уровень конфликтности.
В современных условиях организация работы персонала, привлекаемого к выполнению мероприятий договорной работы, принципиально отличается от традиционной для советского времени организации работы специалистов-договорников. Ведущим принципом такой организации является распределение обязанностей и ответственности за достижение конечных результатов, а не жесткое закрепление выполняемых функций.
Данный принцип предполагает уход от детализации должностных обязанностей конкретного работника и переход к командной ответственности за результаты договорной работы. Это позволяет использовать действенную систему стимулирования по критерию "цели/результаты".
Для организации труда персонала, привлекаемого к процессу договорной работы, необходимо:
- четко распределить роли и обязанности;
- разъяснить всем членам команды цели и текущие задачи договорной работы;
- учесть личностные и профессиональные качества специалистов;
- наладить действенную систему контроля за результатами совместного труда членов команды.
Основным критерием оценки деятельности команды являются достигнутые конечные результаты договорной работы. Периодическая оценка промежуточных результатов проводится в целях корректировки деятельности персонала, внесения необходимых изменений в его работу, определения круга текущих и перспективных проблем.
4. Контроль и регулирование договорной работы
Эффективное управление процессом договорной работы фирмы требует знания реального состояния данной работы для принятия необходимых управленческих решений по дальнейшей практической реализации запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы.
Контроль и регулирование мероприятий договорной работы заключаются в:
1) определении степени реального выполнения запланированных мероприятий;
2) анализе выявленных отклонений от плана;
3) выработке адекватных регулирующих решений.
Контроль и регулирование договорной работы фирмы включает следующие процессы:
- общий контроль изменений в договорной работе в целом, по всем ее аспектам и исполнителям;
- контроль изменений в предметной области договорной работы;
- контроль расписания договорной работы (т.е. проверка изменений в календарном плане (расписании);
- контроль затрат - контроль изменений, относящихся к бюджету договорной работы;
- контроль качества - контроль соответствия результатов выполненных мероприятий договорной работы предъявляемым требованиям;
- выработка корректирующих воздействий для устранения причин и последствий неудовлетворительного выполнения запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы;
- представление отчетности об исполнении - сбор и распределение информации о ходе договорной работы. Должно включать отчет по состоянию, определение прогресса договорной работы и прогнозы.
Рассмотрим обозначенные процессы управленческой деятельности более подробно.