Порядок организации документооборота в Судебном департаменте

95. Порядок организации документооборота определен Инструкцией по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента от 15 июня 2007 г. № 76, и включает в себя:

обработку и регистрацию входящих документов;

порядок работы со служебными документами;

обработку и регистрацию отправляемых документов;

передачу текстов служебных документов по каналам факсимильной связи;

работу исполнителей со служебными документами;

порядок прохождения внутренних документов;

учет объема документооборота.

96. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в аппарате Судебного департамента, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки возлагается на Управление делами. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях осуществляет Управление делами.

97. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство. Назначение одного или нескольких работников, ответственных за делопроизводство, производится руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами Судебного департамента.

98. Обеспечение деятельности Генерального директора Судебного департамента, руководства и аппарата Судебного департамента осуществляет Управление делами, основными задачами которого являются:

98.1. Организация и обеспечение контроля за своевременным и полным исполнением указаний Генерального директора Судебного департамента, поручений руководства Судебного департамента по служебным документам в аппарате и системе Судебного департамента.

98.2. Организация делопроизводства в аппарате Судебного департамента на основе современных технологий и программно-технических комплексов для обработки документов.

98.3. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование фонда документов, созданных в результате деятельности Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, управляющего делами, структурными подразделениями.

98.4. Организация работы центрального архива Судебного департамента.

99. На Управление делами в области делопроизводства возложены следующие функции:

99.1. Осуществление экспедиционной обработки и регистрации служебных документов и другой корреспонденции, поступающей в адрес Судебного департамента.

99.2. Составление актов на документы, поступившие в поврежденном виде или не в полном объеме (отсутствие отдельных листов документа, приложений к нему и т.д.), и направление одного экземпляра в суды и управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.

99.3. Возвращение служебных документов, ошибочно направленных в Судебный департамент.

99.4. Сортировка поступивших в Судебный департамент документов по предназначению на регистрируемые и нерегистрируемые и передача их в структурные подразделения аппарата Судебного департамента по установленному порядку.

99.5. Регистрация в установленном порядке служебных документов, поступивших в адрес руководства Судебного департамента, исполненных ответов на поступившие запросы и документы, подготовленные в структурных подразделениях за подписью Генерального директора или его заместителей.

99.6. Представление управляющему делами обработанных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, на просмотр для последующего доклада.

99.7. Передача в установленном порядке на исполнение в структурные подразделения Судебного департамента документов с поручениями (резолюциями) Генерального директора Судебного департамента и его заместителей.

99.8. Осуществление работы электронной системы «Дело» между Управлением делами и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

99.9. Прием от подразделений аппарата Судебного департамента исполненных документов (запросы с ответами на них, справки, докладные записки и иные служебные документы) на доклад и подпись Генеральному директору Судебного департамента.

99.10. Проверка правильности оформления и адресования служебных документов, исполненных в структурных подразделениях Судебного департамента, наличия необходимых резолюций, приложений, завизированных и заверенных копий отправляемых документов и т.д., а после подписания их руководством - регистрация и подготовка к отправке или возвращение в структурные подразделения Судебного департамента.

99.11. Осуществление один раз в два года проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с представлением итогового акта на доклад Генеральному директору Судебного департамента.

99.12. Прием от исполнителей, конвертование и отправка исходящей корреспонденции Судебного департамента.

99.13. Копирование служебных документов, поступивших с доклада от Генерального директора, и их выдача в структурные подразделения в установленном порядке.

99.14. Анализ работы структурных подразделений Судебного департамента по качеству подготовки документов, представляемых на доклад Генеральному директору по итогам полугодия и календарного года, внесение предложений по сокращению служебной переписки и укреплению исполнительской дисциплины.

99.15. Обобщение данных о документообороте в аппарате Судебного департамента, управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и доклад управляющему делами.

99.16. Разработка с учетом требований нормативных актов Федерального архивного агентства России и утверждение в установленном порядке сводной номенклатуры дел Судебного департамента на каждый календарный год.

99.17. Прием от структурных подразделений Судебного департамента дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Обеспечение их учета, сохранности и использования до передачи на государственное хранение.

99.18. Отбор дел с истекшими сроками хранения, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, для уничтожения их в установленном порядке.

99.19. Формирование состава и организация работы центрального архива и Центральной экспертной комиссии Судебного департамента;

99.20. Методическое руководство и консультативная помощь делопроизводственным службам судов, органам Судебного департамента в работе со служебными документами и архивном хранении.

100. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производится централизованно в Управлении делами. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором Судебного департамента, заместителями Генерального директора Судебного департамента) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Служебные документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, а также содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, органах Судебного департамента, чрезвычайных происшествиях с судьями, материалы по вопросам, требующим соответствующего решения докладываются руководству Судебного департамента.

101. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору Судебного департамента управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей и после ее рассмотрения они возвращают корреспонденцию в Управление делами.

102. На основании рассмотрения исполнителям даются поручения, оформленные в виде резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, которое несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

103. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

104. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству Судебного департамента или руководителю структурного подразделения, подготовку к отправке адресату.

105. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела структурного подразделения, соисполнителей, заместителей Генерального директора по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

Контроль за исполнением поручений в аппарате Судебного департамента, порядок подготовки распорядительных документов

106. Основной целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений.

107. Контроль исполнения поручений Генерального директора Судебного департамента осуществляет Управление делами. Контроль за исполнением служебных документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Судебного департамента.

108. Контролю подлежат:

приказы, распоряжения Генерального директора Судебного департамента;

решения коллегии Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Президиума Верховного Суда Российской Федерации, постановлений Президиума и Совета судей Российской Федерации, Всероссийского съезда судей и др., а также по результатам рассмотрения служебной корреспонденции;

планы работы Судебного департамента, обращения граждан.

109. При поступлении в Судебный департамент поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседания Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, заместителем Правительства Российской Федерации, данные поручения (при необходимости с пометками срочно, оперативно), после доклада Генеральному директору Судебного департамента незамедлительно направляются в структурные подразделения на исполнение.

110. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок, а без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно”, исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку “оперативно” – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

111. Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент.

112. Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов и связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

113. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 – 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

114. Особую группу составляют контрольные документы, на которых, в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, проставляется отметка о контроле (буква «К», слово или штамп «Контроль»). Контроль за исполнением этой группы документов осуществляют работники Управления делами. Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой “срочно” исполняются в 3-дневный срок, остальные – в 10-дневный срок, или устанавливается необходимый конкретный срок исполнения.

115. В Судебном департаменте во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, постановлений Президиума Совета судей и Совета судей Российской Федерации издаются приказы и распоряжения Судебного департамента, которыми оформляются решения Генерального директора Судебного департамента и подлежащими исполнению в аппарате Судебного департамента, управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.

116. В аппарате Судебного департамента правом издавать приказы и распоряжения также обладают:

заместители Генерального директора Судебного департамента – по курируемым направлениям деятельности по поручению Генерального директора Судебного департамента;

начальник Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов – по вопросам назначения на должность и освобождения от должности администраторов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, суда автономной области и судов автономных округов;

начальник Управления государственной службы и кадрового обеспечения – по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников Службы эксплуатации зданий Судебного департамента.

117. В необходимых случаях Генеральный директор Судебного департамента издает приказы совместно с руководителями других федеральных органов исполнительной власти, судебной системы Российской Федерации.

118. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые являются ответственными за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства Судебного департамента.

119. Подготовка проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями Судебного департамента по поручению руководства Судебного департамента или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

120. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной службы и кадрового обеспечения на основании соответствующих представлений.

121. Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть возложена по указанию Генерального директора Судебного департамента на несколько структурных подразделений с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на структурное подразделение, руководитель которого в поручении указан первым или назначен ответственным.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

122. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также издаваемых совместно с другими органами исполнительной власти актов, могут создаваться рабочие группы. Дублирование требований нормативного характера (правовых норм), установленных ранее изданными приказами, не допускается. При необходимости подтвердить или напомнить действующую правовую норму следует сделать ссылку на установивший эту норму приказ.

123. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.

124. Изменения приказов производятся путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу пунктов приказов, пунктов (статей), глав, разделов и приложений к ним.

125. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

124. Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем, начальником отдела (по подчиненности) и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями Генерального директора в соответствии с распределением обязанностей и курируемыми направлениями деятельности. Все проекты приказов (распоряжений) в обязательном порядке визируются начальником Юридического отдела.

125. Должностные лица Судебного департамента, которые должны визировать проект приказа (распоряжения), указываются в листах согласования. Расположение виз на листе согласования осуществляется одна под другой в соответствии с иерархией должностей на основании штатного расписания Судебного департамента.

126. Проекты приказов Генерального директора Судебного департамента и его заместителей представляются на подпись через Управление делами или в исключительных случаях – непосредственно Генеральному директору и его заместителям, но обязательно с визой управляющего делами.