Состав документации управления персоналом.

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами: Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный; законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом; нормативные акты местного значения; различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня; внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству; приказы и распоряжения руководства. Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие: агентства и бюро по трудоустройству; государственная служба занятости; ярмарки вакансий; учебные заведения; доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах; другие организации; знакомые и друзья. Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию. Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу: заключение трудового контракта; издание приказа о приеме; внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение; оформление личной карточки; если в организации принято – заведение личного дела; ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

25.2. Правила оформления и создания кадровых документов.

В соответствии с действующим законодательством в Организации создаются следующие кадровые документы:

¨ приказы (распоряжения);

¨ инструкции;

¨ договоры;

¨ акты;

¨ протоколы;

¨ письма;

¨ должностные инструкции;

¨ документы по личному составу.

Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.

Все виды организационно-распорядительных документов в Организации оформляются на бланках установленного (фирменного) образца:

Дата документа.

Датой документа является дата его подписания.

Для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия.

Для утверждаемого документа — дата утверждения.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).

Согласование документа.

Для оценки документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Документ, при необходимости, согласовывается с другими структурными подразделениями и специалистами в соответствии с настоящим Регламентом.

Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся у Менеджера по персоналу, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Подписание кадровых документов.

Кадровые документы подписываются руководителем Организации или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом, действующим на основании доверенности, выданной генеральным директором Организации.

Удостоверение печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и порождающие финансовые и юридические обязательства, ставится печать.

К тексту служебного документа предъявляется ряд требований, например:

• достоверность;

• объективность;

• логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;

• максимальная краткость при полноте информации;

• ясность изложения и однозначность понимания документа;

• продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности. Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие. Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов: регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем; регистрации приказов; регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках; регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок; регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей; книги учета движений различных кадровых документов и т. д. Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее. Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии: копии приказов о работнике; копии заявлений; копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение; анкета; характеристики и отзывы; справки и т. д. Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Пошаговые рекомендации по оформлению