Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Протоколы могут быть трех видов:

- краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

- полные (содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений);

- стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Протокол оформляется на общих бланках или специально разработанных бланках.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Тест постановления строится по образцу текста приказа. Документ утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях их подтверждения могут оформляться выписки из протоколов.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слова «верно», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

- инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

- информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

- отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; - вид документа; - дата; -адресат; -заголовок к тексту; - текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид - работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

СЛУЖЕБНОЕ (ДЕЛОВОЕ) ПИСЬМО– обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами. Деловые письма занимают до 80 % документации.

В зависимости от типа письма его текст может быть простым или сложным. Если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует писать отдельное письмо. Несколько вопросов излагаются в одном документе только в случае их взаимосвязанности. Письмо состоит из вступления, основной части и заключения.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом послужил какой-то документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма применяются другие схемы построения, в которых один элемент может отсутствовать или порядок их расположения будет другим.

Оформление

Оформляется на общем бланке формат А4 или А5 в зависимости от размера текста с обязательным нанесением следующих реквизитов:

- наименование организации;

- юридический адрес организации;

- адресат;

- дата;

- номер;

- ссылка на номер и дату входящего документа;

- заголовок к тексту (формат А4);

- подпись;

- отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

Структура текста

Текст состоит из двух или трех смысловых частей.

1 часть – излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания.

2 часть – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты событий или выхода из сложившейся ситуации. Эта часть может отсутствовать.

3 часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять руководителю.

Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускается пять страниц.

Письма визируютсяруководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписано руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, который остается в организации.

Письмапо финансовым вопросамподписываютсяруководителем и главным бухгалтером. Письма, дающие какие-то гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Датойписьма является дата его подписания.

Т.к. письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания организации. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается на чистом листе не на бланке.

Виды писем:

1. Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Это письмо оправдывает себя лишь в том случае, когда оно содержит какие-то дополнительные разъяснения к приложенным документам. Оно является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

2. Договорное письмо – разновидность сопроводительного письма. Подтверждает факт отправки договора.

3. Письмо-подтверждение– направляется для подтверждения получения документов и материалов, а также посланной телеграммы или телефонного разговора о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция).

Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “подтверждать”. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в следующем виде писем.

4. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Оно направляется, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Это письмо обычно состоит из двух логических элементов:

- напоминание о выполнении действий;

- напоминание о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “напоминать”. Иногда на полях ставится помета “Вторично”, в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее по независящим от него причинам. В этих случаях текст письма повторяется дословно.

В этом письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

5. Письмо-извещение– в нем что-либо сообщается или утверждается. По своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Обычно это ответ на запрос. Оно начинается словами “Ставим Вас в известность”, “Сообщаем Вам” и т. п.

6. Информационное письмо– разновидность письма-извещения. Цель такого письма – своевременное информирование другой организации или лица о свершившемся факте. Наиболее часто информируют, пропагандируют деятельность каких-либо организаций. Для этого письма бывает достаточно подписи секретаря или референта. Но в зависимости от содержания оно может быть подписано и должностным лицом.

Объем данного письма варьируется от размера обычной справки в одно предложение до нескольких страниц.

7. Рекламное письмо– разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресат воспользоваться предлагаемыми услугами. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельной строкой.

8. Циркулярное письмо– его назначение доставить информацию одного и того же содержания нескольким адресатам. Источник рассылки данных писем – руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу, дает соответствующие указания.

Это письмо может носить чисто информационный характер, качающийся хозяйственных вопросов.

9. Гарантийное письмо– составляется с целью обеспечения исполнения изложенных в нем обязательств. В нем обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Слово “гарантия” может в нем вообще не употребляться: “Фирма готова принять Вас на работу…”

Гарантийные письма обычно имеют две подписи – руководителя и бухгалтера и удостоверяются печатью. Эти письма имеют повышенную правовую функцию.

10. Письмо-ответ – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана заранее и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса. Ответ должен быть всегда изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

При написании письма-ответа соблюдаются следующие правила:

- ссылка на первичное письмо и его тему;

- соблюдение идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, особенно терминологии;

- соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

11. Коммерческие письма– составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Выделяется три вида коммерческих писем:

11.1. Запрос – ответ на запрос.

11.2. Предложение (оферта) – ответ на предложение.

11.3. Рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.

11.1. Запрос– коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре, услугах и т.п. и (или) направить предложение на поставку товара (услуг) и условия, на которых покупателю желательно получить товар.

При ответе на запросв случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение,он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

– принятие вопроса к рассмотрению;

– выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

– отказ поставить интересующий покупателя товар;

– изменение условий запроса;

– обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя поставить интересующий его товар, он направляет другой вид коммерческого письма:

11.2. Предложение (оферту – от лат. of-ferto “представлять”) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Оферта может быть направлена покупателю либо в ответ на его запрос, либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование товаров, его количество и качество, срок поставок, условие платежа и т.п.

При ответе на предложение:

- в случае, если покупатель согласен с условиями, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта;

- если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие;

- если покупатель не согласен лишь с некоторыми условиями, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

11.3. Рекламация– предъявление претензии к стороне, нарушившей взятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков его поставок, маркировки, упаковки, платежа и других нарушенных условий контракта.

Рекламация должна содержать следующее:

- основание для предъявление претензий;

- доказательства – ссылку на нормативные акты и документы (оформляются в виде приложений);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензии.

Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Хорошо аргументированное, грамотно и вежливо составленное письмо может устранить неизбежную перспективу судебного разбирательства. Если оно достигло такой цели – экономический эффект такого письма огромен.

При ответе на рекламациювозможны следующие варианты:

- если решение еще не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается способ и срок ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения;

- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу – при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов – при отказе в удовлетворении претензии.

12. Восстановление прежних связей– если длительное время от фирмы не поступают заказы и продавец хочет выяснить причину, он направляет письмо, начинающееся такими словами: начиная с 12.09.2013г. года мы не имеем Ваших заказов и хотели бы узнать ….

13. Оказание гостеприимства– это может быть просьба оказать гостеприимство, забронировать номер в гостинице, билеты на все виды транспорта (может идти отдельным письмом “Бронирование мест”), организовать встречу с представителями фирмы, с клиентами, экскурсию по предприятию и т.д.

ответами на такие письма является: “Подтверждение получения просьбы”;

“Подтверждение брони” и т.д.

14. Рекомендательное письмо– в нем могут рекомендовать работника другой фирме, представить свое предприятие и т.п.

15. Письмо-приглашение– может адресовываться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. Он предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В нем раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения, место проведения и условия участия. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые приглашения, так и трафаретные.

16. Письмо-поздравление– посылается в связи с продвижением по службе, по случаю получения наград, новом назначении руководящего работника, открытия нового отделения, филиала организации, юбилея и т.д.

Актом вежливости со стороны поздравляемого будет отправление подтверждения получения поздравительного письма: “Благодарю(им) за Ваше поздравление по случаю…”

17. Письмо-соболезнование– сообщается о смерти сотрудника.

Актом вежливости со стороны родных и близких будет отправление благодарности за присланное соболезнование и помощь в похоронах.

Автобиография и справка-объективка

Другой анкетный документ - автобиография пишется поступающим на работу в

произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления.

В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может составляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела (справка-

объективка) претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.