Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными, принимаются, регистрируются и отправляются по назначению секретарем суда.

При обработке входящей корреспонденции секретарь суда вскрывает пакеты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт (приложение N 2), один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

Конверты от всех поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Все поступившие на судебный участок дела, материалы и документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы, за исключением предложений, заявлений и жалоб непроцессуального характера и запросов пользователей информацией (раздел 2.2 настоящей Инструкции), а также внепроцессуальных обращений (раздел 2.3 настоящей Инструкции), регистрируются в базе данных специализированного программного обеспечения автоматизации судебного делопроизводства (далее - СПО АСД) и формируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

Учет входящей корреспонденции также ведется на бумажном носителе:

- либо в форме журнала учета входящей корреспонденции (форма N 1), который должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью мирового судьи;

- либо в форме наряда, в котором хранятся реестры из электронного журнала входящей корреспонденции базы данных СПО АСД, распечатанные в конце рабочего дня или по мере необходимости в течение рабочего дня.

Указанные журнал или наряд должны быть предусмотрены Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи.

При регистрации документа в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и регистрационный номер.

Поступившие телеграммы принимаются секретарем суда под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются (кроме поздравительных), а затем передаются на рассмотрение мировому судье и на исполнение.

По делам и заявлениям, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной секретарем суда в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на приеме, дата поступления указывается днем их приема в соответствии с отметкой, сделанной лицом, осуществляющим прием.

Исковые заявления и другие документы, принятые работниками аппарата мирового судьи, не позднее следующего рабочего дня передаются секретарю суда для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции.

Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

Все поступившие на судебный участок дела и корреспонденция после регистрации в базе данных СПО АСД и формирования в журнале входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня после регистрации передаются для рассмотрения мировому судье под расписку в журнале (форма N 1) либо в распечатанном реестре из указанного журнала.

Дела об административных правонарушениях, поступившие к мировому судье одновременно с доставкой правонарушителей, подлежат немедленной регистрации в базе данных СПО АСД, журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1), учетно-статистической карточке (форма N 7р) и передаются мировому судье немедленно после регистрации.

Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени их поступления секретарю судебного заседания для приобщения к делу:

судебные повестки, возвращенные суду;

расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).

Также не подлежат регистрации, а передаются мировому судье:

- обзоры печати, книги, газеты, журналы и др. издания;

- ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники;

- рекламные материалы, проспекты, прейскуранты;

- пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки;

- документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

Вся корреспонденция, подлежащая отправке, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 1а).

При использовании автоматизированного учета регистрационный журнал учета исходящей корреспонденции (форма N 1-а) формируется в электронном виде в базе данных СПО АСД с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

При регистрации исходящих документов проверяется правильность их оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Исходящие служебные письма оформляются на бланках писем мирового судьи (приложение N 3) и подписываются мировым судьей.

Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать порядковому номеру по журналу учета исходящих документов и номеру дела (материала) или номеру наряда, в котором эта переписка должна храниться. При этом исходящий номер по журналу и номер дела (материала) или наряда в документе указываются через дробь. Например: 345/2-17/13; 45/1-25/14; 25/5-99/14; 874/05-29, где первые цифры до дроби - исходящий порядковый номер по журналу (форма N 1а), а последующие - номер дела (материала) или наряда.

С отправляемого документа снимается копия и подшивается в соответствующее дело (материал) или наряд.

Дела, материалы, исковые заявления (материалы), исполнительные документы, судебные повестки, копии процессуальных документов направляются по почте либо курьерами.

Указанные документы относятся к разряду "Судебное" и направляются по почте заказными письмами и бандеролями с уведомлением о вручении в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, и с учетом Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное", утвержденных приказом ФГУП "Почта России" от 31.08.2005 N 343. Бланк уведомления о вручении прикрепляется к стороне письма, на которой указывается адрес. На адресной стороне заказных писем и бандеролей наносится штамп "Судебное".

Иная корреспонденция направляется по почте простыми письмами и бандеролями в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, либо курьерами.

На заказные и простые письма и бандероли, направляемые по почте, составляются списки внутренних почтовых отправлений соответственно формы 103 и формы 103ф приложения N 1 к Порядку оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений, утвержденному генеральным директором ФГУП "Почта России" от 23.03.2006 N 3.2.3-05/08-нд. Указанные списки подшиваются в хронологическом порядке в соответствующий наряд.

Вся корреспонденция, направляемая адресатам с курьерами, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 1а), а затем записывается в разносную книгу (форма N 4) и сдается получателям под расписку в этом журнале, либо получателем производится отметка на копии сопроводительного письма.

Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела посредством отправки им СМС-сообщений определяются соответствующим регламентом, утверждаемым Управлением по обеспечению деятельности мировых судей.

Телеграммы на отправку принимаются секретарем суда оформленными в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (в ред. постановлений Правительства РФ от 16.02.2008 N 93, от 03.06.2008 N 425, от 10.03.2009 N 219, от 31.01.2012 N 63).

Текст телеграммы должен быть предельно сжатым, без переноса слов, по возможности без союзов, предлогов, знаков препинания (если при этом не искажается его содержание).

Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в телеграфное отделение, а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле (наряде).

Если телеграмма адресуется более чем в 4 адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.