Налоговый учет при исчислении налога на доходы физических лиц. Формирование регистров налогового учета по НДФЛ.

Формы регистров и порядок их заполнения налоговые агенты должны разработать самостоятельно. При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц.

Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.

Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению, - их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.

По общему правилу нужно вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям (Письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 N 20-15/3/052927@, от 27.10.2009 N 20-15/3/112168).

Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких

доходов ложится на нее.

Использования утратившей силу формы 1-НДФЛ для разработки налогового регистра

Ситуация

В ООО "Люкс" заработная плата работникам за месяц выплачивается в два этапа:

1) не позднее 20-го числа месяца, за который начисляется заработная плата, выдается аванс;

2) не позднее 5-го числа следующего месяца выдается остаток зарплаты.

НДФЛ удерживается в полном объеме при выплате второй части заработка (см., например, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).

Работникам также производятся все иные положенные по закону выплаты, в том числе отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и др.

Кроме того, в организации принято выдавать работникам материальную помощь (к отпускам, праздникам и т.д.), а также займы на льготных условиях (под 5% годовых).

Отдельные сотрудники являются акционерами ООО "Люкс" , и им выплачиваются дивиденды.

Решение

ООО"Люкс" разработало универсальную форму регистра по учету доходов, вычетов и НДФЛ с доходов своих работников, утвердив ее как приложение к учетной политике.

За основу регистра была выбрана карточка 1-НДФЛ.

Примечание

О том, как следовало заполнять карточку 1-НДФЛ ранее, читайте в Архиве налоговой отчетности.

Порядок заполнения регистра организация решила установить аналогичным Порядку заполнения карточки 1-НДФЛ, но с учетом изменившихся положений Налогового кодекса РФ.

При разработке регистра на основе карточки 1-НДФЛ из нее удалены:

- разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами";

- разд. 9 "Сведения о представлении справок".

Регистр имеет следующую структуру:

Раздел 1 "Сведения о налоговом агенте".

Данный раздел разработан обществом на основании соответствующего раздела формы 1-НДФЛ с небольшими изменениями.

Раздел 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)".

Структура данного раздела частично заимствована из карточки 1-НДФЛ, частично - из справки о полученных физическими лицами доходах.

Кроме того, поскольку в организации "Люкс" имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется, раздел дополнен таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении статуса работника.

Раздел 3 "Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)".

Данный раздел заимствован обществом из формы 1-НДФЛ, однако существенно отредактирован, в частности дополнен новыми строками для отражения следующих сведений:

- даты получения дохода;

- даты перечисления дохода;

- даты удержания налога;

- даты перечисления налога;

- реквизитов платежного документа на перечисление налога;

- имущественных вычетов;

- социальных вычетов.

Кроме того, вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации)" для наглядности введены две строки "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты".

Удалены коды стандартных вычетов, поскольку они претерпели существенные изменения. Они будут проставляться при заполнении формы.

В наименовании раздела указано, что он предусмотрен для доходов, облагаемых по ставкам 13% и

30%.

После таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ) отведены поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах.

Раздел 4 "Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 9% (15% - для нерезидента РФ), и сумма налога".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако сильно изменен, в частности дополнен новыми строками:

- код дохода;

- дата получения дохода;

- дата перечисления дохода;

- дата удержания налога;

- дата перечисления налога;

- реквизиты платежного документа на перечисление налога.

Кроме того, введены отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 9% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).

Раздел 5 "Доходы, облагаемые по ставке 35%".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, но подвергся серьезной переработке. Во-первых, из него удалены сведения о доходе в виде призов и выигрышей, поскольку организация не планирует выдавать физическим лицам выигрыши и призы в целях рекламы. Во-вторых, он дополнен новыми строками:

- дата получения дохода;

- дата перечисления дохода;

- дата удержания налога;

- дата перечисления налога;

- реквизиты платежного документа на перечисление налога.

Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода".

Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако отредактирован в части изменения размера налоговой ставки по доходам в виде дивидендов (вместо недействующей ставки 6% указана ставка 9%).

Раздел 7 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды".

Данный раздел заимствован из карточки 1-НДФЛ (разд. 8), однако значительно упрощен.