Документальне оформлення готельних послуг.

Раціональна організація бухгалтерського обліку насамперед залежить від основного його елемента — документування господарських фактів, їх правильного оформлення і своєчасного подання документів до бухгалтерії підприємства. З метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг Державним комітетом будівництва, архітектури та житлової політики України розроблено і затверджено форми документів первинного обліку в готелях України та «Інструкцію про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг».

Інструкція визначає порядок заповнення і використання форм документів під час розрахунків з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства, що проживають у готелі і користуються готельними послугами, та ведення первинного обліку у готелі. Затверджені форми документів первинного обліку та Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг обов’язкові для застосування всіма готельними підприємствами України, незалежно від підпорядкування та форми власності.

Інструкцією передбачено, що при застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за умови збереження вхідних даних обліку. При використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих комп’ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні послуги, відповідно до законодавства про застосування РРО при розрахунках із споживачами у сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається готелем самостійно. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи готелю, можуть бути внесені до загально рекомендованих форм за рішенням адміністрації готелю.

Дизайн форм документів первинного обліку готель обирає самостійно на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про мешканця та можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.

Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланка цієї форми:

— документи, які використовують для оформлення реєстрації та розрахунків з мешканцями, повинні бути виготовлені спеціалізованим підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;

— документи, які використовують тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.

Відповідно до «Правил користування готелями і надання готельних послуг в Україні» номер (місце) в готелі надається громадянам за наявності паспорта чи документа, що його замінює (військовий квиток, посвідчення водія), та заповненої «Анкети мешканця» (ф. № 1-Г). Громадянин, що прибув до готелю, заповнює «Анкету мешканця» в одному примірнику на підставі документа, що засвідчує його особу, та передає порт’є ( адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а дані анкети заносять до картотеки. Анкети зберігаються у службі приймання та розміщення готелю в період проживання громадянина у готелі та протягом місяця з моменту його вибуття з готелю, після чого їх передають до архіву, де зберігають протягом року, а потім знищують за актом. Анкети у картотеках розміщують в алфавітному порядку.

Для зберігання анкет і роботи з ними в службі приймання та обслуговування готелю бажано створити дві картотеки: у першій зберігати анкети на громадян, що проживають у готелі; у другій — анкети громадян, які вибули з готелю.

Іноземних громадян та осіб без громадянства у готелях України поселяють на загальних підставах у разі пред’явлення національних паспортів іноземців або документів, що засвідчують їх особу (посвідчення водія тощо). Вони заповнюють «Реєстраційну картку» (ф. № 2-Г) та передають її порт’є ( адміністратору) разом з документом, що засвідчує особу іноземця, для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською. Реєстраційні картки зберігають протягом двох років, після чого разом з «Журналом обліку іноземців та осіб без громадянства» (ф. № 6-Г) знищують за актом.

Після оформлення документів на проживання у готелі і оплати номера (місця) громадянину видають « Візитну картку готелю» (ф. № 3-Г), яка надає йому право на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, розміщених у готелі. У готелях, де такі картки не застосовують, ключ від номера видають на підставі документа про оплату проживання. На картці зазначаються обов’язкові відомості: прізвище мешканця, номер кімнати, термін проживання. Інші необхідні відомості можуть бути внесені додатково за рішенням адміністрації готелю. Заповнює візитну картку порт’є ( адміністратор) готелю на підставі анкети мешканця або реєстраційної картки.

Оперативний облік готельних послуг ведеться у «Журналі обліку громадян, які проживають у готелі» (ф. № 5-Г), «Журналі обліку іноземців, які проживають у готелі» (ф. № 6-Г), «Відомості обліку руху номерів у готелі» (ф. № 9-Г), «Журналі осіб, які проживають на поверсі» (ф. № 10-Г).

«Журнал обліку громадян, які проживають у готелі» (ф. № 5-Г) застосовують для обліку всіх осіб, що проживають у номерах готелю. Ведеться він в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (ф. № 1-Г) та реєстраційних карток (ф. № 2-Г).

«Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі» (ф. № 6-Г) також ведеться в одному примірнику адміністратором за формою, затвердженою МВС України, на підставі реєстраційних карток, паспортів та віз. Після закінчення журнал передається на зберігання до архіву готелю. Всі сторінки цього журналу повинні бути пронумеровані, сам журнал скріплено печаткою і підписом керівника готелю та зареєстровано у канцелярії. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного паспорта для готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу.

Для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах черговим адміністратором щоденно станом на 9 годину ранку заповнюється «Відомість обліку руху номерів у готелі» (ф. № 9-Г).

Для оперативного обліку осіб, що проживають на поверсі, черговий на поверсі складає «Журнал осіб, які проживають на поверсі» (ф. № 10-Г), який містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

За наявності вільних місць та за бажанням громадянина йому може надаватися номер на два і більше місць з повною оплатою його вартості.

Проживання і послуги в готелях оплачуються за цінами і тарифами, що встановлюються готелями самостійно відповідно до присвоєної готелю категорії та рівня обслуговування або на договорній підставі. Термін і форма оплати за проживання і послуги визначаються адміністрацією готелю. У готелях, підпорядкованих підприємствам, установам і організаціям, ціни і тарифи за проживання і послуги, термін і форму їх оплати встановлює власник.

Оплата за проживання здійснюється відповідно до єдиної розрахункової години — 12 години поточної доби за місцевим часом. При проживанні в готелі менше доби плата стягується за повну добу незалежно від розрахункової години. При розміщенні до розрахункової години (з 0 до 12 години дня) плата за проживання на стягується. У разі виїзду з готелю протягом 12 годин після розрахункової години плата стягується за півдоби, а якщо виїзджають пізніше ніж через 12 годин — за повну добу. За проживання дітей віком до 12 років без надання місця плата не стягується. При розміщенні і проживанні у готелі дітей віком від 2 до 12 років плата справляється у розмірі 50% вартості одного місця у двомісному номері. Діти віком до 2 років розміщуються у готелі безоплатно.

Як правило, оплата готельних послуг здійснюється в перший день, тобто під час поселення мешканця (повністю або частково). Оплата готельних послуг в останній день проживання також не є порушенням, оскільки термін і форма оплати за проживання встановлюються адміністрацією готелю.

При оплаті готельних послуг клієнту виписують «Рахунок» (ф. № 4-Г) у двох примірниках, перший з яких видається громадянину, що проживає у готелі, а другий — здається до бухгалтерії. Форма № 4-Г застосовується при оформленні розрахунків

3 громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі, та використовується при будь-якій формі обробки первинних документів (ручній, електронній) і при будь-якому виді розрахунків (готівковому, безготівковому). Графа «Послуги» цієї форми містить перелік основних та додаткових послуг готелю, наданих мешканцю за звітний період, та податків на ці послуги.

Сума до сплати розраховується щодобово згідно з переліком фактично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та готельного збору. У рахунки сума до сплати з ПДВ вписується у гривнях.

На підставі складених рахунків ( ф. № 4-Г) касир ( порт’є або адміністратор, який виконує розрахунки) складає «Касовий звіт» (ф. № 8-Г) в одному примірнику. Графа «Вид платежу» цієї форми містить перелік послуг готелю, наданих мешканцям за звітний період. Звіт щоденно здається до бухгалтерії разом з другими примірниками рахунків (ф. № 4-Г), контрольною касовою стрічкою РРО та контрольною стрічкою терміналу кредитних карток (у разі використання автоматизованого безготівкового розрахунку).

У випадку оплати готельних послуг при поселенні у готель можуть виникати ситуації, коли сплачена сума авансу не використовується повністю (наприклад, у випадку незапланованого завчасного від’їзду клієнта). Тоді схема повернення коштів буде такою:

1) адміністратор отримує від мешканця готелю попередні розрахункові документи;

2) мешканець подає заяву на ім’я керівника готелю з проханням про повернення невикористаних коштів ( у довільній формі);

3) касир (порт’є, адміністратор, який виконує розрахунки), повертає мешканцю на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує його особу, кошти у сумі недовикористаного авансу, оформляючи таке видання видатковим касовим ордером;

4) мешканець готелю отримує розрахункові документи за отримані послуги з відміткою про повернення недовикористаного авансу.

За наявності вільних місць адміністрація готелю може приймати заявки на бронювання місць у письмовій або усній формі від юридичних та фізичних осіб. За бронювання місць стягується плата під час поселення у готелі в розмірі 50% вартості номера (місця) за добу, незалежно від того, за договорами, груповими чи індивідуальними заявками воно здійснюється. При поселенні на додаткове місце плата за бронювання на стягується. Заявки на бронювання номерів (місць) у готелях для розміщення учасників масових заходів подаються замовниками у термін, визначений адміністрацією готелю згідно з укладеним договором ( контрактом).

Якщо група чи окремий громадянин запізнилися, крім плати за бронювання, стягується плата за фактичний час невикористання номера (місця), але не більше ніж за добу. У разі запізнення понад добу броня анулюється. Якщо заброньовані номери (місця) не були підготовлені вчасно та якісно до заселення, плата за їх бронювання не стягується.

Порт’є (адміністратор) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, факсів, що надійшли до готелю на бронювання номерів, заповнює «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів» (місць) (ф. № 7-Г). Юридичні особи заявки на бронювання номерів (місць) у готелі подають у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписує керівник та завіряє печаткою.

Якщо оплата вартості проживання здійснюється у момент поселення в готелі, то сума валового доходу для оподаткування прибутку та податкові зобов’язання з ПДВ визначаються за податковий період на підставі звіту касира. Якщо ж вартість готельних послуг оплачується в останній день проживання, який припадає на наступний податковий період, то обчислювати валовий доход і податкові зобов’язання з ПДВ необхідно на підставі облікових документів, що підтверджують час проживання мешканця готелю протягом звітного податкового періоду ( ф. № 5-Г, № 6-Г).

У розрахункових документах на реалізацію готельних послуг (ф. № 4-г) суму ПДВ і суму готельного збору вказують окремими рядками. Розміри ставок готельного збору встановлюють місцеві органи влади самостійно, але не вище граничних (20% добової вартості найманого житла без вартості додаткових послуг).