Управление документами СМК

4.2.1 Основной целью документирования (документального оформления) СМК является создание условий, необходимых и достаточных для результативного функционирования СМК, обеспечивающих надлежащее качество коммерческих воздушных пассажирских и грузовых регулярных и нерегулярных перевозок.

4.2.2 В Авиакомпании разработаны документированные процедуры (в том числе обязательные по ГОСТ Р ИСО 9001), соответствующие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, а также документы, необходимые Авиакомпании для обеспечения результативного функционирования СМК.

4.2.3 В документации СМК установлены требования по планированию, организации, обеспечению, управлению, осуществлению и улучшению процессов СМК (направлений деятельности СМК). А также по учету, оценке и контролю результатов осуществления, управления и улучшения этих процессов.

4.2.4 По всем регламентированным действиям по управлению и осуществлению процессов СМК установлена персональная ответственность должностных лиц за осуществление указанных действий, а также формы и методы документального оформления самих действий и результатов их осуществления.

4.2.5 Документация СМК включает в себя:

– внутренние нормативные документы (Руководство по качеству, РПП, РТОи Р АТ, РООП, РОПОБ, стандарты предприятия, организационно-распорядительные документы, положения и инструкции);

– служебная документация и документация общего делопроизводства;

– внешние документы (нормативные, информационные и справочные);

– записи (отчетные документы, акты, протоколы, заявки и др. документы, в которых отражаются определенные события, факты, и в которые в последствии после окончательного оформления запрещено вносить изменения).

4.2.6 В Авиакомпании разработаны, документально оформлены и поддерживаются в рабочем состоянии процедуры управления документацией СМК (стандарты Авиакомпании СТП 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08).

4.2.7 Управление руководством по качеству

4.2.7.1 В Авиакомпании разработано, документально оформлено и применяется в повседневной деятельности Руководство по качеству.

4.2.7.2 Управление Руководством по качеству осуществляется согласно СТП 02 и аналогично управлению стандартами предприятия в соответствии с требованиями СТП 07.

4.2.7.3 Ответственность за управление Руководством по качеству и контроль правильности его применения несет Заместитель руководителя Авиакомпании по качеству.

4.2.8 Управление внутренними документами СМК

4.2.8.1 Документированная процедура управления стандартами предприятия определена в СТП 07, а Положениями о подразделениях и Должностными инструкциями приведена в СТП 03. Ответственность за надлежащее применение документированных процедур в повседневной деятельности Авиакомпании несет ЗРК.

4.2.8.2 В разработанном, утвержденном и введенном в действие СТП 07 определены процедуры управления стандартами Авиакомпании, что не противоречит статье 17 Федерального закона «О техническом регулировании»: “Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов организаций устанавливается ими самостоятельно” и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения.

4.2.8.3 Документированная процедура управления внешними документами СМК приведена в СТП 05. Ответственность за надлежащее применение процедуры в повседневной деятельности Авиакомпании несет Начальник штаба Авиакомпании, а также руководители структурных подразделений Авиакомпании, деятельность которых регламентируется указанными внешними документами.

4.2.8.4 Документированная процедура управления служебной документацией и документацией общего делопроизводства приведена в СТП 04.

4.2.8.5 Документированная процедура управления организационными документами приведена в СТП 03.

4.2.9 Управление записями

4.2.9.1 Управление записями производится с целью обеспечения возможности надлежащего документального оформления хода и результатов осуществления повседневной деятельности Авиакомпании в целом, служб и подразделений Авиакомпании.

4.2.9.2 В целях осуществления управления по отношению к записям производятся следующие мероприятия:

– разработка и оформление,

– идентификация и регистрация,

– применение и/или исполнение,

– хранение,

– обеспечение восстановления (при необходимости), уничтожение (по истечении срока хранения).

4.2.9.3 Общие требования к процедурам управления записями приведены в СТП 08. Процедуры разработки, оформления, идентификации, регистрации, обеспечения доступа и применения в деятельности, хранения каждой конкретной записи установлены в соответствующих внутренних нормативных документах, описывающих действия, по результатам осуществления которых производится разработка указанных записей.

4.2.9.4 Однозначная идентификация записей обеспечивается посредством применения только утвержденных форм отчетных документов и четкого выполнения порядка их оформления в соответствии с требованиями нормативных документов.

4.2.10 Хранение записей

Для хранения записей создаются условия, обеспечивающие быстрый доступ, в то же время сохранность, предупреждающие порчу и/или утрату.

По окончании сроков хранения записи, как в бумажном, так и в электронном виде, уничтожаются любым приемлемым способом, не допускающим их восстановления.

4.2.10.1 Ответственность по контролю за правильностью применения в Авиакомпании СТП 06 несет ЗРК.

4.2.10.2 Ответственность по определению средств управления конкретных записей, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей, установлена в СТП 08.