Задачи, функции и механизм закупочной логистики
Закупочная логистика– это деятельность по управлению МП в процессе снабжения предприятия МР: сырьем, материалами, комплектующими, товарами. Она занимается организацией всех видов деятельности, связанных с получением МР и услуг от поставщиков: закупку, доставку, приемку, хранение МР и др.
Цель закупочной логистики – создание надежного и беспрерывного МП в организацию с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности составляет поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам.
К основным задачам закупочной логистики относятся:
а) информационные −определение потребности в МР; исследование рынков закупок; решение задачи «сделать или купить»; решение задачи выбора поставщика.
Задача «сделать или купить» заключается в следующем. Не существует предприятий, которые могли бы самостоятельно производить все используемые в своей деятельности ресурсы. Поэтому актуальной является задача принятия решения о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самим.
Принятие решения по проблеме «сделать или купить» (MOB – Make-or-Buy Problem) базируется на учете внешних и внутренних факторов. К внешним факторам принятия решения относится степень развития логистических отношений в данной экономической системе. Чем более развиты логистические связи, тем выше надежность поставок и тем ниже риск потерь. К внутренним факторам принятия решения относятся условия на самом предприятии.
В таблице 2 представлены условия, при которых может быть (но не обязательно) принято решение о внешних закупках или собственном производстве.
Таблица 2 − Условия (выгодность) внешних закупок или собственного производства
| Факторы | Выгодность | ||
| внешних закупок | собственного производства | ||
| Потребность | невелика | стабильна и достаточно велика | |
| Необходимые мощности | отсутствуют | присутствуют | |
| Необходимые кадры | отсутствуют | присутствуют | |
| Поставщики исходных МР для производства комплектующих | доступны (ассортимент, качество, цены и др.) | недоступны | |
| Транспортные тарифы | невысокие | высокие |
Помимо анализа перечисленных факторов, для принятия такого решения необходимо определить и сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика, но при этом включают:
− затраты на оформление заказа;
− транспортировку;
− страхование;
− упаковку;
− складирование;
− обработку (переработку, сортировку и т.п.);
− оплату персонала, связанного с закупками и т.п.
Затраты на собственное производство состоят из затрат на производство (стоимость сырья, энергии, рабочей силы, хранения, амортизации, накладных расходов) и возможных капитальных затрат на организацию требуемого производства (покупка, доставка, монтаж оборудования, обучение рабочих).
б) задачи реализации закупок. К ним относят:
1) организацию и осуществление закупок: согласование цены и заключение договора на поставку; выбор метода закупок; определение требуемых складских площадей; подача заказов; документальное оформление поставок; организация платежей; организация доставки к месту хранения; экспедирование; составление графика поставок, согласованного со всеми поставщиками; организация приемки и размещения товаров на складе и т.д.;
2) контроль поставок: соблюдение обоснованных сроков закупки, соблюдение требований по объему поставок и качеству МР, пункту назначения и др.;
3) подготовку бюджета закупок.
в) задачи интеграции и координациизакупок с производством, сбытом, складированием, транспортировкой, а также с поставщиками:
1) тесное взаимодействие с подразделениями, использующими МР, развитие взаимоотношений, понимание их запросов;
2) обсуждение ассортимента, объемов, сроков, цены, требований по качеству, упаковке, таре и других параметров поставок с заинтересованными сторонами (конструкторами, технологами, производственниками, специалистами по УЗ, складскими работниками, транспортниками и др.);
3) согласование деятельности подразделений предприятия, участвующих в продвижении МП от поставщика к месту его непосредственного использования на предприятии;
4) анализ отношений с поставщиками, отбор поставщиков для организации долгосрочного сотрудничества, соблюдение правил работы с поставщиками и т.п.
Планирование закупок
Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции.
Такая информацию содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению таких задач снабжения, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля за количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.
Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов).
Реальный процесс планирования начинается с информации, полученной из ежегодного плана продаж, плана производства и общего экономического плана (бюджета). Планирование продаж определяет потребности в сырье, продукции и услугах, которые будут приобретены отделом снабжения; производственное планирование предоставит информацию об источнике, где будут приобретаться сырье, продукция и услуги; экономическое планирование обеспечит информацию, полезную при оценке общих тенденций цены, заработной платы и других расходов.
Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Эти расчеты соотносятся с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план покупки.
При определении потребности в материальных ресурсах используются различные методы, которые можно разделить на три следующие группы:
1. Детерминированный метод: известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Могут использоваться при этом методе экономико-математические методы.
2. Стохастический метод: основой для расчета служат математико-статистические методы, с помощью которых рассчитывают ожидаемую потребность. Основан на прогнозировании.
3. Эвристический метод − потребность в сырье определяется на основе опыта работников службы снабжения. Используется в том случае, когда нет исходных данных для расчетов.
В чистом виде использование этих методов встречается редко: как правило, применяются комбинированные методики.
В большинстве компаний действует закон Парето, который известен также, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств.
Кроме основных трех методов, используют специализированные методы снабжения:
1) Система поставки (Just in Time, «точно в срок») основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов «точно в срок» позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70% уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.
2) Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции − на 80, производительность труда повышается на 20-50 %.
3) Система MRP-1 − одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции «планирования потребностей/ресурсов». Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы ‒ удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки,закупочных операций.
4) Система MRP-II − система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.
Исследования, проведенные в США, показали, что использование логистической системы MRP-II позволяет сократить товарно-материальные запасы в среднем на 17%, повысить рентабельность производства на 10, уменьшить закупки сырья и оборудования на 7%. При этом на 16% возрастает объем предоставляемых потребителям услуг.
5) Система SDP (System of Delivery Planning) − это усовершенствованная система «точно в срок» ‒ представляет систему планирования потребностей в материалах путем прогнозирования их количества.
6) Система LP ( Lean production) по существу также является развитием концепции «точно в срок» и включает элементы KANBAN и «планирования потребностей/ресурсов». Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели − высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.
7) Система DDТ (реагирование на спрос) − разработана как модификация технологии RP (планирование потребностей) с целью улучшения реакции системы дистрибьюции предприятия на изменение потребительского спроса. Логистические алгоритмы, реализующие эту технологию, базируются на методологии «быстрого реагирования» на предполагаемое изменение спроса путем концентрации или быстрого пополнения запасов в точках рынка, близких к прогнозируемому расширению спроса. Основная идея метода «быстрого реагирования» состоит в достижении временных конкурентных преимуществ. Применение этого метода стало возможным после разработки соответствующих информационных технологий, электронного документооборота, штрихового кодирования. Метод требует достаточно высоких постоянных логистических издержек. Технология позволяет оптимизировать важные логистические показатели: уровень запасов и продолжительность логистических циклов.
8) Система запросов − с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения.
9) Электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика работает на основе передачи необходимой информации. Запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются при прямом онлайновом контакте.
В работе отдела снабжения используют различные методы закупок:
− оптовые закупки. При этом методе возможны большие скидки, но существует потребность в складских помещениях;
− регулярные поставки мелкими партиями позволяют экономить складские площади, но существует вероятность заказа избыточного количества товара;
− получение товаров по мере необходимости позволяет ускорить оборачиваемость капитала, но существует вероятность возникновения ситуации, когда необходимого количества товара у поставщика нет.
Выбор поставщика
Одной из основных проблем в управлении закупками материальных ресурсов является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, а и, главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации его логистической стратегии.
Разнообразие и большое количество потенциальных поставщиков материальных потоков повышает актуальность проблемы выбора тех из них, которые смогли бы с наибольшим эффектом обеспечить надежность логистических процессов.
Выбор поставщика состоит из следующих этапов:
1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы такие методы:
– объявление конкурса (тендера): проводится, если предусматривается закупить сырье, материалы, комплектующие на крупную денежную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком или потребителем;
– изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;
– посещение выставок и ярмарок;
– переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
Вследствие комплексного поиска формируется перечень потенциальных поставщиков материальных ресурсов, по которому проводится дальнейшая работа.
2. Анализ потенциальных поставщиков.
Рассмотрим основные методы выбора поставщика:
а) Балльный метод ‒ в зависимости от специфики работы определяются наиболее значимые критерии для оценки поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков и не ограничивается ценой и качеством поставляемой продукции. Кроме них, можно привести еще много существенных критериев выбора поставщика, которые могут быть не менее важными для предприятия.
Критерии оценки и выбора генераторов материальных потоков зависят от требований потребительской логистической системы и могут быть различными:
– надежность снабжения;
– отдаленность поставщика от потребителя;
– сроки выполнения заказов;
– периодичность поставок;
– условия оплаты;
– минимальный размер партии товара;
– возможность получения скидки;
– доля поставщика в покрытии затрат;
– полнота ассортимента;
– условия распределения рисков;
– наличие сервисного обслуживания;
– рекламная поддержка;
– репутация поставщика;
– финансовое состояние поставщика, его кредитоспособность.
Выбирается определенная система баллов и величина оценки. Определяется значимость критериев в долях единицы. Где сумма баллов максимальная, тот поставщик имеет большую значимость, чем другие.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по установлению договорных отношений. Список поставщиков обычно составляется по каждому конкретному виду поставляемых материальных ресурсов.
Конкретные результаты по многим из приведенных позиций достигаются как компромис в процессе переговоров и зависят от позиций поставщика и покупателя на рынке.
б) Другой подход ‒ определяется показатель идеального поставщика, и каждый из поставщиков сравнивается с идеалом.
3. Оценка результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенно влияют результаты работы по уже заключенным договорам. Оценку поставщика нужно проводить не только на стадии поиска, а и в процессе работы с уже отобранными поставщиками.
Поэтому некоторые предприятия проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают предоставлять удовлетворительные услуги. Преимущественно это выполняется неформально, как субъективный анализ, однако предприятие может также прибегать и к более сложным показателям, количественно измеряя аспект деятельности поставщиков.
Для этого:
‒ выбираются наиболее важные критерии оценки;
‒ выбирается метод измерения деятельности поставщика;
‒ определяется относительная важность каждого параметра и принимается метод оценки результатов.
Кроме того, для оценки поставщиков часто используют методику ранжирования, при помощи которой разрабатывается специальная шкала оценок, что позволяет рассчитать рейтинг поставщика.
Поскольку при выборе поставщика решается многокритериальная задача оптимизации решения с неравноценными критериями, то необходимо оценить и расставить их по степени важности для предприятия.
Для определения приоритетности отдельных критериев, по которым предусматривается выбирать поставщиков, применяют методы экспертных оценок. При этом, несмотря на высказываемую в адрес экспертных оценок критику, экспертные оценки являются способом эффективного использования экономического и управленческого опыта, квалификации, творческого потенциала персонала предприятий и привлечения этого опыта в систему логистики.
В формализованном виде рейтинг R поставщика определяется выражением:
,
где n – количество показателей оценки рейтинга поставщика;
ki – значимость показателя;
сi – бальная оценка величины показателя, обеспечиваемая данным поставщиком.
Необходимо отметить, что даже при полном доверии к адекватности полученных оценок ранжирование поставщиков в соответствии с их рейтингами является лишь вспомогательной информацией для лица или лиц, которые принимают решение о выборе поставщиков.
Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и, сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера. Если рейтинг источника поставок ниже допустимой величины, то договор поставок по решению ответственных лиц может быть разорван даже при условии инициирования санкций.
В рассмотренном примере высокий рейтинг поставщика свидетельствует о его преимуществе. Однако для расчета рейтинга может использоваться и другая система оценок, при которой более высокий рейтинг свидетельствует о высоком уровне отрицательных качеств поставщика. В этом случае преимущество следует отдать тому поставщику, который имеет самый низкий рейтинг.
Зарубежной практикой в качестве эффективного метода оценки работы поставщика признано ежемесячное или ежеквартальное составление таблиц рейтингов. Ежемесячно организация поставок каждым поставщиком табулируется по отдельным критериям и затем дается окончательная оценка. При этом оценочные требования достаточно строги: лучшие американские поставщики имеют не более 1,8% брака от партии, а японские – 0,003%, что и позволяет им вводить в действие оперативные системы снабжения, т.е. системы, основанные на минимальных запасах на складе и оперативной связи между поставщиком и потребителем.
Для анализа поставщиков, с которыми предприятие уже сотрудничает, можно также использовать АВС-анализ, который широко распространен в логистике. В основе использования этого метода при анализе поставщиков лежит допущение, что не все поставщики характеризуются одинаковым влиянием на эффективность, из-за чего целесообразно более интенсивно заниматься поставщиками, которые имеют большой оборот.
Классификация поставщиков по методу АВС осуществляется по такой схеме:
1. Подбирается информация о годовом обороте каждого поставщика.
2. Размеры оборотов записываются по убывающей последовательности.
3. Рассчитывается доля оборота каждого поставщика в процентах от общего оборота.
4. Находятся аккумулированные значения оборота поставщиков в процентах.
Как правило, различают три группы поставщиков. А-поставщики – те, с которыми предприятие осуществляет приблизительно 75% оборота, такой оборот дает приблизительно 5% поставщиков. В-поставщики (20%) дают, как правило, 20% оборота. Для С-поставщиков (75%) оборот составляет приблизительно 5%.
На основе этого анализа можно сделать вывод о преимуществе работы с определенными поставщиками для данного предприятия. Так, если расходы на мероприятия в сфере закупок необходимо сократить, то целесообразно уделить внимание, прежде всего А-поставщикам, поскольку более интенсивная работа с ними может повлиять на общий оборот предприятия.