Организация закупочной деятельности
Одной из ключевых функций материально-технического снабжения является закупочная деятельность. В соответствии со стратегической целью снабжения – бесперебойное обеспечение предприятия или организации необходимыми материально-техническими ресурсами по количеству, качеству и номенклатуре – формируются цели закупочной деятельности, которые заключаются в следующем.
Во-первых, постоянный поиск новых источников снабжения, наиболее выгодных с финансовой точки зрения и качества продукции, разработка конкретных направлений анализа и оценки потенциальных поставщиков по их характеристикам, расчет финансовых и трудовых затрат по конкретным условиям закупок, включая транспортировку, таможенные пошлины, акцизы.
Во-вторых, определение соответствия потенциально приобретаемых материально-технических ресурсов их реальному функциональному назначению, сочетание направлений закупочной деятельности стратегическим целям предприятия или организации.
В-третьих, выбор оптимального варианта закупки путем анализа и оценки потенциального поставщика по соответствующим критериям, прогнозирование объемов закупок в зависимости от степени развития производственно-хозяйственной деятельности предприятия, разработка наиболее рациональных и эффективных схем и условий доставки материально-технических ресурсов на предприятие.
В практике работы предприятий и организаций существует три варианта закупок. Первый вариант – процесс постоянной закупки, при котором поставщик уже определен и материальные ресурсы доставляются на предприятие в соответствии с договором поставки в установленные сроки. Второй вариант – процесс периодической закупки (раз в квартал, раз в полгода), при котором в период между поставками у поставщика могут произойти некоторые изменения – меняется упаковка, или объекты поставок, или качество продукции, или условия транспортировки. В этом случае изменения согласуются с потребителем, и, как правило, принимается компромиссное решение между поставщиком и потребителем – договор о поставках может быть скорректирован или оставлен без изменения.
Третий вариант – процесс первичной закупки материально-технических ресурсов, которые до этого времени предприятием или организацией не приобретались. Первичные закупки могут быть связаны с освоением промышленным предприятием производства новой продукции, для изготовления которой необходимы сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, оборудование, станки, инструментарий или с закупкой новых товаров торгово-посреднической организацией для последующей реализации.
При проведении первичной закупки потребителю не известны не только потенциальные поставщики, но и сам новый материальный ресурс, его характеристики, свойства, ценовые характеристики на рынке, другие показатели. Поэтому организационно в процессе первичной покупки на первом этапе материально-техническое снабжение решается вопрос оценки продукции на предмет ее конкурентоспособности по каждому потенциальному поставщику.
Конкурентоспособность материально-технических ресурсов оценивается определенным набором факторов, при этом по одним видам продукции могут быть применены все факторы, по другим видам – часть факторов. Поэтому следует набор факторов подразделить на две группы: первая группа оценивает конкурентоспособность продукции длительного пользования; вторая группа оценивает всю номенклатуру материально-технических ресурсов, включая продукцию длительного пользования (рис. 3.9).
Первая группа факторов. Надежность – свойство продукции сохранять во времени способность к выполнению требуемых функций в заданных режимах и условиях применения, хранения и транспортировки. Технические параметры – совокупность технических характеристик продукции с позиции требований эксплуатации – диапазон функций при расчетных характеристиках в эксплуатации (мощность, выпуск продукции в единицу времени). Взаимозаменяемость узлов – свойство узлов и агрегатов машин, оборудования, механизмов, аппаратов и других технических устройств, позволяющее заменить их или монтировать без дополнительной сборки. Условия эксплуатации – ряд правил и ограничений, регламентирующих режимы и время работы технических устройств. Эргономические параметры – характеристики продукции, связанные с гигиеническими, физиологическими и психологическими факторами, учитывающими возможности и особенности работающих с различными техническими устройствами. Материалоемкость – показатель, определяющий расход материальных ресурсов на производство единицы продукции. Технологичность – совокупность свойств продукции, которые обеспечивают ее изготовление, ремонт и техническое обслуживание по наиболее эффективной технологии. Обслуживание – ряд параметров, характеризующих затраты, связанные с обслуживанием технических устройств.
Вторая группа факторов. Соответствие продукции спросу – определение положения продукции на рынке, соотношение предложения с восприятием, желанием и требованием потребителя. Качество – совокупность потребительских свойств продукции, обусловливающих его способность отвечать требованиям потребителей в соответствии с выполняемыми функциями. Ценовая характеристика – цена продажи продукции. Эстетические параметры – совокупность характеристик продукции, отражающих ее восприятие – дизайн, цвет и оттенок, стиль изготовления. Стандартизация – процесс разработки и внедрения научно обоснованных и обязательных к применению норм и требований к качеству и размерным характеристикам материально-технических ресурсов. Унификация – соответствие продукции рациональному минимуму типосорторазмеров, марок, форм и свойств.
Приведенные выше факторы оценки конкурентоспособности продукции не ранжированы по значимости и важности, так как для одних потребителей более важной может быть, например, ценовая характеристика продукции, и, наоборот, для других потребителей наиболее важной может быть надежность продукции. Поэтому каждый потребитель ранжирует факторы в зависимости от поставленных задач или тактических целей предприятия – в результате осуществляется комплексная оценка конкурентоспособности продукции по всему спектру факторов.
Второй этап – выбор потенциального поставщика или поставщиков – это наиболее важная задача закупочной деятельности. Для ее успешного решения на предприятиях и в организациях различных направлений производственно-хозяйственной деятельности разрабатываются соответствующие критерии оценки потенциального поставщика. Как показывает практика, определенная часть критериев оценки потенциальных поставщиков не зависит от вида выпускаемой ими продукции.
Итак, имеется определенное количество потенциальных поставщиков, прошедших "тест" на конкурентоспособность выпускаемой продукции. Рассмотрим критерии выбора поставщика, которые применяются в практике закупочной деятельности предприятий и организаций. Данные критерии, также как и факторы конкурентоспособности продукции, не ранжированы по значимости и важности, так как для одних потребителей конкретный критерий может занимать одно из первых мест по важности, а другими потребителями может не приниматься во внимание. Критерии оценки при выборе поставщика действуют по принципу ''да'' и ''нет''. Если потенциальный поставщик удовлетворяет критерию (''да''), то он продолжает участие в дальнейшей оценке, и, соответственно, если поставщик не удовлетворяет требованию критерия (''нет''), то его дальнейшая оценка не проводится.
Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы – техническую, организационно-экономическую, психологическую. Техническая группа включает в себя ряд критериев (рис. 3.10).
Производственная мощность поставщика – возможность предприятия производить определенное количество продукции в установленный плановый период, которое зависит от состава и производительности станочного парка и оборудования, применяемого в производстве, квалификации и количества работающих. Данный критерий может оказать существенное влияние на будущее расширение производства у потребителя (на промышленном предприятии) или увеличение объема продаж (в торгово-посреднической организации).
Прогрессивность технологии – данный критерий характеризует весь спектр технологических процессов у поставщика с позиции научно-технического прогресса, а именно: использование высокоточных, экономичных, малоотходных, высокопроизводительных технологических процессов; применение современных и эффективных манипуляторов; использование типовых технологических процессов; эффективное применение и совмещение унифицированных и специализированных технологических процессов.
Комплектность поставляемой продукции – критерий относящийся к изготовителю продукции длительного пользования и характеризующий наличие при ее поставке полного набора комплектации, включающего: требуемые номенклатуру и количество запасных частей, прикладываемых к поставляемой продукции; набор специальных инструментов, необходимых для монтажа оборудования или технического устройства; номенклатуру материалов, необходимых также для проведения монтажных работ; различные приспособления, применяемые для питания технических устройств источниками энергии.
Соответствие общепринятым стандартам – этот критерий используется применительно к внешним и внутренним стандартам, в частности внешним международным стандартам, например, по охране окружающей среды ISO 14000: ISO/CD 14020 – присвоение категорий изделиям в соответствии с правилами охраны окружающей среды; ISO/CD 14024 – присвоение категорий изделиям (процедуры сертификации по многочисленным критериям); ISO/CD 14041 – оценка периода безопасности эксплуатации изделий. В отношении внутренних стандартов, установленных у потенциального поставщика и потребителя, следует отметить, что возможно расхождение в величинах отдельных параметров стандарта.
Развитость инфраструктуры поставщика – критерий, характеризующий сферу деятельности по обслуживанию производства потенциального поставщика, которая заключается в создании требуемых условий для обеспечения производственного процесса: материально-техническое снабжение (сроки, условия и объемы поставок материальных ресурсов поставщику); развитость внутренних коммуникаций (вода, пар, газ, энергия); наличие подъездных путей и транспортных развязок, включая использование магистрального транспорта; своевременность обеспечения транспортными средствами различных видов; количество и благоустроенность погрузочно-разгрузочных площадок; режим работы склада готовой продукции; наличие и состояние информационного обеспечения и средств связи.
Наличие дефектов в продукции – критерий, характеризующий качество продукции, но в отличие от внутрифирменной оценки качества, которая осуществляется в процессе производства продукции (проведение химического анализа и физических испытаний на предприятиях поставщиках) должна применяться внешняя оценка, при которой анализируется качество уже изготовленной и находящейся в производстве или эксплуатации продукции на предприятии.
Послегарантийное обслуживание – по этому критерию оцениваются различные подходы предприятий-поставщиков к обслуживанию продукции длительного пользования, находящейся в эксплуатации, а именно: договорные отношения ''поставщик-потребитель'' прекращаются после окончания гарантийного обслуживания продукции; с поставщиком заключается дополнительный договор на период послегарантийного срока обслуживания эксплуатируемой продукции.
Ассортимент поставляемой продукции – критерий, характеризующий возможности потенциального поставщика по обеспечению потребителя одновременно несколькими позициями продукции материально-технического назначения, или разнообразным ассортиментом материальных ресурсов.
Постоянство упаковки продукции – многофункциональный критерий, оценивающий как разовую упаковку продукции, так и тару (разовую и возвратную) с позиции возможности реализации основного их назначения, заключающегося в сохранности продукции материально-технического назначения и удобстве при проведении транспортно-складских операций.
Организационно-экономическая группа критериев оценки потенциальных поставщиков, также как и техническая группа, включает в себя ряд критериев (рис. 3.11).
Доступность продукции – направленность данного критерия заключается в том, что если конкретный продукт (наименование, тип, марка, модификация, сорт, размер, внешний вид и ряд других показателей) представлен в каталогах, рекламных проспектах, буклетах и иных информационных источниках, то он должен быть в наличии или у потенциального поставщика на складе готовой продукции, или на промежуточном, распределительном терминале (терминалах) внутреннего товарного рынка, или на складах за рубежом, если речь идет об экспортных поставках, и таким образом, доступен потребителю.
Условия доставки продукции – критерий, определяющий возможные варианты доставки продукции потребителю, так при транзитной форме снабжения – использование на внутреннем рынке транспортных средств поставщика (организация перевозки ''от двери до двери''), использование собственных средств потребителя, пользование услугами независимой транспортной организации. При складской форме снабжения поставщик может использовать распределительные склада (таможенные терминалы), предназначенные для временного хранения продукции, а со складов продукция доставляется потребителю.
Сроки поставки продукции – критерий, строго определяющий время доставки потребителю необходимой продукции материально-технического назначения, нарушение которого может повлечь за собой последствия, которые не возместят штрафные санкции за нарушение сроков поставки – потеря потенциального или реального клиента (заказчика) и соответствующего заказа, потеря имиджа и репутации предприятия или организации.
Условия оплаты продукции – критерий, оценивающий условия платежа и систему скидок при оплате закупаемой продукции: условия платежа – рассрочка выплаты, оплата чеком, кредитные льготы, частичная или полная предоплата; система скидок при продаже – снижение цен при закупке определенного ассортимента продукции или нескольких видов продукции одного наименования. Различия в условиях оплаты, предлагаемые потенциальными поставщиками, предоставляет потребителю выбор оптимального для него варианта.
Удаленность поставщика – критерий, оценивающий ''транспортный рычаг'', который характеризует расстояние между местонахождением поставщика и потребителя, а также вид транспортных средств, с помощью которых продукция доставляется до потребителя.
Финансовое положение поставщика – данный критерий оценивает потенциального поставщика с финансовой точки зрения: финансовое положение поставщика в настоящее время; наличие или отсутствие выплаченных кредитов; возможные финансовые нарушения за последние плановые периоды; финансовые взаимоотношения с существующими потребителями.
Организационная структура – критерий, характеризующий организационные структуры и управление этими структурами у поставщика и потребителя с позиции делового сотрудничества: степень централизации организационных структур; функциональные возможности отдельных служб, отделов и групп предприятия-поставщика; организационные формы иерархической структуры управления предприятием, служебно-информационные взаимоотношения отделов и производственных подразделений предприятия-поставщика.
Организация логистики – данный критерий характеризует как организацию логистических процедур и операций на предприятии, так и саму службу логистики у поставщика и потребителя с позиции их взаимоотношений, а именно: наименование и содержание логистических процедур и операций, осуществляемых на предприятии; функциональное назначение отдельных процедур и операций; вертикальное и горизонтальное информационное обеспечение логистических процедур и операций; место и роль службы логистики на предприятии; принципы организации службы логистики; организационная структура службы логистики.
Стабильность стиля поставки – критерий, характеризующий постоянство поставляемой продукции с точки зрения ее восприятия организацией-потребителем, так называемый, ''фирменный стиль'' - общность образной системы, обусловленная единством идейного содержания, фразеологическими сочетаниями, оборотами и конструкциями, которые воспринимаются непосредственно зрительно: товарный знак. Стабильность стиля поставки упрощает операции по складированию и отпуску продукции со склада.
Психологическая группа включает ряд критериев оценки потенциальных поставщиков, которые представлены на рисунке 3.12. Надежность поставщика – честность, порядочность, коммуникабельность, открытость поставщика в решении деловых вопросов. История поставщика – период существования потенциального поставщика на рынке в условиях конкуренции. Репутация – создавшееся мнение потребителей и партнеров о достоинствах и недостатках поставщика. Степень сотрудничества – варианты взаимоотношений ''поставщик-потребитель'', характеризующие уступчивость во взаимных требованиях и пожеланиях. Трудовые отношения – психологический "микроклимат" во внутренних взаимоотношениях коллектива поставщика. Местонахождение поставщика – климатические и другие условия расположения потенциального поставщика. Уровень компетентности – профессиональные навыки и знания представителей поставщика, характеризующие их понятие и представление о продукции, потребителях, рынке, договорных обязательств. Договорная дисциплина – выполнение поставщиком в полном объеме всех позиций договорных отношений между поставщиком и потребителем. Уровень взаимодействия – взаимопонимающее отношение между поставщиком и потребителем практически по всем производственно-хозяйственным вопросам.
Информацию по перечисленным техническим, организационно-экономическим и психологическим критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому необходимо прибегать к услугам предприятий и организаций, владеющих определенными данными, характеризующими поставщика. Кроме этого, на практике довольно часто поиск информации осуществляется на предприятиях, которые ранее приобретали, или приобретают в настоящее время продукцию у поставщика, являющегося потенциальным для предприятия-потребителя, проводящего его оценку и анализ.
Одним из важных вопросов при работе с потенциальными поставщиками является принятие альтернативного решения: иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно-хозяйственных связей; сотрудничать с несколькими источниками материально-технических ресурсов. Оба варианта решения этой проблемы имеют, соответственно, положительные стороны и целый ряд преимуществ (табл. 3.2).
Таблица 3.2
Преимущества при выборе одного или нескольких
источников снабжения
| Один поставщик | Несколько поставщиков |
| Долгосрочный контакт может исключать возможность разделения заказа | Решение проблемы при появлении срочных и объемных заказов |
| Поставщик является эксклюзивным обладателем патентов | Повышение гарантий снабжения за счет использования нескольких источников |
| Поставщик удовлетворяет критериям качества продукции и стоимости | Значительное снижение зависимости потребителя от поставщика |
| Объем заказа достаточно мал, и нецелесообразно делить его между поставщиками | Возможность предоставления дополнительных сервисных услуг |
| Концентрация закупок может привести к соответствующим скидкам | Гибкость снабжения и снижение риска несвоевременности поставок продукции |
Как показывает практика, взаимодействия между поставщиками и потребителями, последние имеют, как правило, одного постоянного и стабильного поставщика, осуществляющего поставки продукции материально-технического назначения по широкому спектру постоянных заказов (поставляют порядка 70% материальных ресурсов). Одновременно, практически каждый потребитель осуществляет деловые контакты с двумя-тремя поставщиками, периодически заказывая у них продукцию – разовые заказы (поставляют порядка 30% материальных ресурсов).
Такая система взаимодействия ''поставщик-потребитель'' имеет максимальную гибкость поставок и гарантированность снабжения, так как поставщики одновременно связаны с некоторым количеством потребителей, в свою очередь, потребители связаны с несколькими поставщиками. При возникновении ситуаций, непредусмотренных графиком поставок, может иметь место взаимовыручка со стороны поставщиков и маневренности в отношении потребителей. Особенно эффективна организация такой системы, когда потребитель значительно увеличивает объемы выпускаемой продукции или осваивает производство нового продукта, требующего дополнительных объемов материальных ресурсов. Схема такого взаимодействия ''поставщик-потребитель'' представлена на рис. 3.13.
После принятия решения о выборе поставщика осуществляется работа с ним: подготовка и планирование переговоров; уточнение тем предстоящих переговоров; знакомство с торговым представителем поставщика и анализ предлагаемых условий; оценка влияния конкурентных предприятий-потребителей на поставщика; обсуждение технических условий с указанием типа, количества, качества и цены продукции; рассмотрение вариантов условий поставки продукции, места и времени исполнения заказов, условий обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на начальной стадии работы с поставщиками практикуется вариант проведения пробных заказов, по результатам которых проводится оценка способности поставщика по обеспечению потребности потребителя в краткосрочной и долгосрочной перспективе. В дальнейшем осуществляется оперативная работа с поставщиками в различных режимах, используемых на конкретном предприятии-изготовителе.