Лекция № 3. Закупочная логистика

1. Сущность, задачи и функции закупочной логистики.

2. Механизм функционирования закупочной логистики.

3. Решение задач закупочной логистики.

4. Показатели оценки выполнения договорных обязательств по поставкам.

1. Сущность, задачи и функции закупочной логистики

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является

удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной

экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого

ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим

образом.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий

(материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной

нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может

сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и

потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых

товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных

фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать

дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и

закупка необходимых материалов удовлетворяющего качества по минимальным

ценам.

В условиях конкуренции (особенно на рынках промышленно развитых стран запада)

функции служб закупок усложняются, так как необходимым условием является

наличие обширной информации о рынках [3].

Рис. 3. Структура информационного обеспечения при исследованиях рынка закупок.

Цель проведения исследований рынка закупок сырья и материалов определяет

одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

- непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в

сырье и материалах);

- опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

- рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);

- новые рынки.

Полученная информация должна отражать такие рыночные категории, как

предложение, спрос и рыночный баланс. Информация часто подается в трех

аспектах:

а) современный анализ рынка («моментальный снимок»);

б) динамика изменения конъюнктуры рынка;

в) прогнозы изменения рынка.

Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных поставщиках, отдел

закупок обязан определить потребности предприятия в конкретных поставках.

Определение потребности основывается на стратегии управления запасами.

Определение потребности означает выявление продуктов и услуг по качеству,

количеству двумя методами:

1. Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении,

происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом

уже имеющихся складских запасов.

2. Метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта.

Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи

простейших расчетных методов, интуиции.

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для

компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя

методами:

Первый - анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый

агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя, прежде

всего, из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его

выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно

решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией

сведен к минимуму.

Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и

потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок

компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванною отдела с

производственным и отделом контроля качества продукции.

Существует и третий путь: отдел закупок или торговый агент чаще всего

обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Как правило,

посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях

потенциальных поставщиков с точки зрения программы выпуска их продукции, ее

качества, быстроты реализации полученных заказов.

2. Механизм функционирования закупочной логистики

Традиционная система снабжения.

Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе

наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении

необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На

складе подбираются нужные материалы и передаются системой транспортировки

получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию материал отсутствует на собственном

складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган

оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и

обеспечивает отправку товаров. Предприятию - заказчику отправляются крупные

партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным

транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе

предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по

количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о

поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Вследствие значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов

хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий

вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения

своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного

структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально

разработанных формуляров. Объем документооборота при традиционной системе

снабжения можно проиллюстрировать на примере ФРГ, где отдел закупок или

посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку,

передает потребителю до 14 документов.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что

приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность

цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов.

Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены

по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров

предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные

затраты.

Главный недостаток традиционной системы закупок - это потребность в больших

запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и

затратами труда.

Основные статьи издержек на содержание запасов и складов можно сгруппировать

следующим образом:

1. Содержание складских помещений:

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

2. Затраты на обслуживающий персонал:

а) заработная плата складских рабочих и служащих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих;

3. Затраты на транспортные средства:

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

4. Убытки от хранения запасов:

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и потери по другим причинам;

в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и

приемки);

г) кражи;

д) пожары;

е) потери вследствие понижения цен;

ж) страхование запасов.

К основным статьям издержек на содержание запасов и складов относятся также

суммы оплаты заемных средств и потери процентов на капитал, которые можно

было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги со счетов банка на

финансирование запасов, строительство складских помещений и их оснащение

соответствующим оборудованием.

Системы оперативного снабжения.

В последние десятилетия разработан ряд систем снабжения ориентированных на

конкретную потребность производства:

система Канбан (карточка) - метод управления поставками в условиях

поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность,

которая исходит из конечного монтажа;

система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) - метод

снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное

планирование, на втором - распределение материалов, на третьем - управление

закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь

на уровень планирования и возникает замкнутая система);

система "Точно в срок" - метод снабжения, с помощью которого в результате

частых ("дробных") поставок резко сокращаются накопленные запасы;

система запросов - метод снабжения, при котором с поставщиками

заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей,

а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного

уточнения;

система прогнозных показателей - система, при которой спрос на большие

партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем

поставок приводится в соответствие со спросом;

система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика -

метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о

поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным и характерным способом оперативного снабжения является

система "Точно в срок". Она возникла в середине 50-х годов в Японии и

получила сначала там широкое распространение, а затем в Европе и США. Суть

оперативного снабжения заключается в закупке по долгосрочному контракту и

поставке предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на

производственные линии в сроки, максимально приближенные к моменту

потребления, при их жестком соблюдении. Наибольшее распространение метод

поставок "Точно в срок" получил в машиностроении при сборочном производстве.

3. Решение задач закупочной логистики

Решение задачи «Сделать или купить»

Задача «сделать или купить» заключается в принятии одного из двух

альтернативных решений - делать комплектующее изделие самим (если это в

принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной

литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача

«сделать или купить»), или сокращенно - задача MOB, решение которой зависит

от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде, на самих предприятиях могут

действовать факторы, обуславливающие отказ от собственного производства.

Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного

производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии не велика;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации.

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том

случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

Решение задачи «Выбор поставщика».

После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило,

какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора

поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы

следующие методы:

- объявление конкурса;

- изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в

средствах массовой информации и т. п.;

- посещение выставок и ярмарок;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных

поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании

специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков.

Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако

зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также

надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком

обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и

количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика,

относят следующие:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- организация управления качеством у поставщика;

- психологический климату поставщика (возможности забастовок);

- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока

службы поставляемого оборудования;

- финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень

конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных

отношений.

3. Оценка результатов работы с поставщиками.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже

заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок,

позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо

выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны

с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие

некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке

производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле

– к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при

выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения

производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным

критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Приведем пример расчета рейтинга поставщика (табл. 2) [1]. Допустим, что

предприятию необходимо закупить товар А, дефицит которого недопустим.

Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен

критерий надежности поставки. Значимость остальных критериев, установленная

так же как и значимость первого, экспертным путем сотрудниками службы

снабжения, приведена в (табл. 2).

Таблица 2

Пример расчета рейтинга поставщика

Критерий выбора поставщика Удельный вес критерия Оценка значения

критерия по десятибальной шкале у данного поставщика

Произведение удельного веса критерия на оценку

1 . Надежность поставки 0,30 7 2,1

2. Цена 0,25 6 1,5

3. Качество товара 0,15 8 1,2

4. Условия платежа 0,15 4 0,6

5. Возможность внеплановых

поставок 0,10 7 0,7

6. Финансовое

состояние поставщика 0,5 4 0,2

Итого 1,00 6,3

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений

значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг

для разных поставщиков, и сравнивая полученные значения, определяют

наилучшего партнера.

Приведем пример принятия решения по выбору поставщика.

Представим себе, что имеются 2 фирмы (А и В), производящие одинаковую

продукцию, одинакового качества. Обе фирмы известны и надежны. Недостаток

фирмы А заключается в том, что она расположена от потребителя на 200 км

дальше, чем фирма В (расстояние до фирмы А - 500 км, до фирмы В - 300 км). С

другой стороны, товар, поставляемый фирмой А пакетирован на поддоне и

подлежит механизированной разгрузке. Фирма В поставляет товар в коробках,

которые необходимо выгружать вручную. Тариф на перевозку груза на расстояние

500 км - 0,5 условных денежных единиц за километр (уде/км). При перевозке

груза на расстояние 300 км тарифная ставка выше и составляет 0,7 уде/км.

Таблица 3

Расчет совокупных расходов связанных с поставкой товаров

Наименование показателя Фирма А Фирма В

Транспортные расходы 0,5уде/км х 500км= =250уде 0,7уде/км х 300км= =210уде

Расходы на разгрузочные работы 6уде/час х 0,5час= =3уде 6уде/час х 10час= =60уде

Всего расходов 253 уде 270 уде

Время выгрузки пакетированного груза - 30 минут, непакетированного - 10

часов. Часовая ставка рабочего на участке разгрузки - 6 уде.

Если принять во внимание лишь транспортные расходы, то предпочтение следует

отдать фирме В. Однако с учетом стоимости погрузочно-разгрузочных работ этот

вариант оказывается менее экономичным, чем поставка с фирмы А (табл. 3).

Таким образом, при прочих равных условиях продукцию выгоднее закупать у

поставщика А, поскольку это дает экономию в сумме 17 уде в расчете на одну

поставку.

4. Показатели оценки выполнения договорных обязательств по поставкам

Для оценки договорных обязательств по поставкам продукции применяется

комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных

показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству.

При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает,

что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать

лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю

ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по

проекции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных

ресурсов рассчитывается по формуле:

Ккомпл = (1- Кн) х Касс х Кк,

где Кн - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в

установленные сроки;

Касс - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

Кк - коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в

заготовительной логистике является постоянное отслеживай нежности

заготовительной системы (подсистемы).

Надежность заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения

логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными

ресурсами в течение заданного промежутка времени вне зависимости от возможных

недопоставок, нарушений сроков доставки и т. д.

Задача надежности заготовительной подсистемы решается на основе комплексного

логистического подхода с применением методов теории вероятностей, теории

надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария.

В самом общем виде надежность заготовительной подсистемы рассчитывается по

формуле:

1 - Ротк (t),

где Ротк - вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя

материальных ресурсов.

В одноканальной логистической системе, в которой каждое комплектующее изделие

исходит из одного внешнего источника снабжения, невыполнение хотя бы одним из

имеющихся поставщиков своих договорных обязательств приводит к простою

производства у потребителя. В этом случае надежность заготовительной

подсистемы рассчитывается по формуле:

n

Р = П (1 – Pi отк (t)),

i=1

где Рi отк - вероятность отказа со стороны i-ro поставщика;

n

П — количество поставщиков.

i=1

В многоканальной логистической системе, в которой по всем видам материальных

ресурсов кроме основного поставщика имеется поставщик-дублер, надежность

заготовительной системы может быть вычислена по формуле:

n

Р = 1 - П (1 - pi),

i=1

где Pi- надежность i-гo поставщика.

На практике логистические модели представляют собой более сложные явления,

чем традиционные. Поэтому при расчете надежности за заготовительной

подсистемы могут учитываться также зависимости между отказами (например,

имеется ли некоторый случайный фактор, могущий повлиять на надежность всех

поставщиков одновременно), виды взаимодействия логистических цепей в случае

отказа одной из них (т. е. все или только часть свободных в данный момент

цепей переключаются на выполнение не обслуженной заявки; в другом случае -

происходит ли прерывание выполнения текущей заявки и переключение занятой

цепи на выполнение не обслуженной приоритетной заявки и т. д.) и другие

факторы.

Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в

логистике являются затраты по завозу материальных курсов. Они являются частью

транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции.

Затраты складываются из:

- расходов по оплате тарифов и сборов транспортных организаций по продвижению

материальных потоков;

- расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов

транспортировки.