Пресс-конференции, приемы и другие мероприятия с участием журналистов

Образ фирмы как достойного члена общества обязательно должен включать в себя проявление гостеприимства. Для этого устраиваются так называемые приемы. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами PR для совместного проведения времени представителей фирмы, хозяина и гостей. Распространены текущие и представительные приемы. Текущий осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности фирмы. Работа с посетителями ведется как руководством фирмы, так и ее сотрудниками. Представительский прием- это организационная форма общения сотрудников фирмы с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий, юбилейных дат и т. д. Практика мирового опыта PR проведения приемов ориентируется на нормы дипломатического протокола и этикета. Приемы могут быть дневные, вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей и без рассаживания. Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед» и т. д. После приема часто практикуется показ рекламного фильма, ролика, раздается полиграфическая продукция, содержащая информацию о компании.

В отдельных случаях сотрудниками PR организуются брифинги. Это короткая, инструктивная встреча руководства компании или коммерческой фирмы с журналистами, часто с приглашением представителей органов государственной власти.

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации из первых рук, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

При организации и проведении пресс-конференций важное значение имеет не только явка журналистов, но и выбор соответствующего места. В ряде случаев для организации и проведения пресс-конференций требуется специальное оборудование (звук, свет, прочее оборудование). Поэтому знание площадок для проведения пресс-конференций и их технических возможностей может сыграть важную роль в успехе мероприятия.

Существуют некоторые вполне обоснованные традиции касательно порядка и времени проведения пресс-конференций. Например, считается, что наиболее подходящие часы для пресс-конференций – с 14.30 до 16.30, день лучше выбирать в середине недели. Необходимо заранее оповестить приглашаемые СМИ о мероприятии, причем первый анонс делается за неделю до события, напоминание дается за два дня до него. Нелишней будет рассылка факсов или электронных сообщений с напоминанием о событии. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон с напоминанием, уточнениями и т.п.

В отношении проведения пресс-конференций существуют следующие правила:

1. В первую очередь, необходимы четкое определение темы, цели и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Важна содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Если для журналистов подготовлен какой-либо раздаточный материал, он должен максимально простым и доступным. Считается, что чем проще будут терминология и понятнее суть, тем легче будет достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Необходимо продумать «драматургию» хода пресс-конференции: кто что скажет, кто какую роль, какую партию и когда будет играть? Это особенно важно в том случае, когда число участников пресс-конференции достаточно велико.

4. Необходимо в меру доброжелательное приветствие в адрес журналистов ведущим пресс-конференции. Желательно представить участников и огласить предлагаемый план конференции.

5. Со стороны участников пресс-конференции необходимо обеспечить предельно короткие доклады и столь же краткие демонстрации любого наглядного материала. Будет лучше, если в емких фразах выступления журналисты услышат заголовки для своих статей и сообщений.

6. В выступлении необходимо быть логичным, пользоваться только последовательной аргументацией, без двусмысленностей и противоречий.

7. Следует запланировать достаточно времени для вопросов и ответов на вопросы журналистов.

8. Максимальная плановая продолжительность пресс-конференции не должна составлять более 30, максимум - 40 минут. После этого лучше обеспечить возможность и условия для работы журналистов с отдельными участниками.

9. Важно четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц. Лучшим вариантом будет тот, когда ясно будут видны и польза для репрезентанта, и для широкой общественности.

10. Необходимо выдерживать паритет по отношении ко всем журналистам, как и у всех творческих людей, у них могут быть обострены чувства несправедливости и собственного достоинства.

Следует отметить, что организация и проведение пресс-конференций целесообразны только в тех случаях, когда её организаторы готовы сообщить такую новость, по которой у журналистов могут возникнуть дополнительные вопросы, и найдется, что на них ответить. Если информация представляет собой малозначимую новость, то она может быть передана в СМИ посредством пресс-релиза, и необходимости в пресс-конференции нет.

Кроме того, организация и проведение пресс-конференции может сыграть важную роль, если важен личный контакт официальных лиц компании с представителями СМИ.

Брифинги отличаются от пресс-конференций только своей продолжительностью. Если пресс-конференция длится около 30-40 минут, то брифинги не превышают 30 минут, в остальном же пресс-конференции и брифинги можно отнести к одному типу мероприятий.

Организация и проведение пресс-туров также является одной из форм взаимодействия со СМИ наряду с пресс-конференциями, брифингами и другими мероприятиями. Пресс-тур обычно носит менее официальный характер, чем пресс-конференция.

Проводить пресс-тур целесообразно в случае, если есть что показать журналистам. Это может быть демонстрация новых достижений, привлечение внимания общественности к сложившимся условиям и т.п. Они могут представлять собой экскурсии на производство или в офис компании. В этом случае пресс-туры могут занимать только один день. Иногда такое мероприятие предполагает длительную поездку на несколько дней. Организация подобных пресс-туров практикуется в случае, если необходимо представить СМИ объекты, находящиеся в других регионах или даже в других странах.