Процедура двухэтапного тендера

Процедура двухэтапного тендера начинается с привлечения конкурсных заявок: заказчик рассылает поставщикам персональные приглашения к участию, после чего поставщики запрашивают конкурсную документацию и получают её от заказчиков.

Поставщики подготавливают первоначальные конкурсные заявки так, как положено, и отправляют их заказчику, при этом заказчики отвечают на все вопросы, возникшие при этой процедуре, а поставщики исправляют заявки в соответствии с возникшими изменениями.

Получив заявки на участие в тендере, заказчик регистрирует их и выдаёт расписки о получении. В случае необходимости заказчик проводит с поставщиками переговоры. Затем заказчик оценивает все заявки и проведённые переговоры и вносит изменения в первоначально установленные технические требования, уведомляя об этом поставщиков.

Теперь поставщики должны представить окончательные заявки на участие в двухэтапном тендере или отказаться от участия.

Когда заказчик принимает окончательные заявки на участие в тендере, он опять выдаёт расписки о получении и теперь проводит процедуру вскрытия конвертов в присутствии поставщиков (если поставщики не присутствуют на процедуре, они получают информацию о результатах). Заказчик смотрит, на сколько правильно и полно заполнены заявки и исправляет значимые ошибки, при этом поставщики либо соглашаются с исправлением, либо нет.

После этого заказчик оценивает квалификацию поставщиков и их правомочия относительно этой деятельности, коммерческую и техническую часть окончательных заявок и выбирает самые предпочтительные заявки.

Таким образом, поставщик получает приглашение к заключению контракта. После подписания контракта поставщиком и заказчиком, последний извещает остальных участников тендера о том, что контракт подписан.

Что такое "двухэтапный тендер"?

Двухэтапный тендер может проводиться в нескольких случаях:

• Если заказчик собирается проводить с поставщиками переговоры, чтобы выяснить возможности обеспечения выполнения контракта.
• Если отсутствует возможность составления достаточно подробной технической специфики товаров или работ, а также определить характеристики услуг, для чего нужно сначала исследовать те предложения, которые уже есть на рынке.
• Если происходит закупка оборудования, которое быстро изменяется из-за технического прогресса, и заказчик не может знать всё о модернизации.
• Если происходит закупка сложных товаров, услуг или работ.

Итак, первый этап двухэтапного тендера происходит таким образом, что поставщики не указывают цены, а только представляют техническую специфику предложений.

Заказчик имеет право на проведение переговоров с любым поставщиком, а по окончании этапа вносит в конкурсную документацию дополнения и/или изменения. После этого не отвечающие квалификационным требованиям заявки поставщиков могут быть отклонены.

Второй этап двухэтапного тендера требует от поставщиков представления итогового технического предложения, которое должно быть составлено с учётом изменений конкурсной документации, а также предложение по цене.

Все полученные предложения оцениваются так же, как и при процедуре открытого тендера.

Следует отметить, что иногда к двухэтапным тендерам причисляют тендеры с предварительным отбором по классификации, считая это первым этапом, но это неправильно. В действительности же это всего лишь вариация одноэтапного тендера.

Система госзакупок

На сегодняшний день система тендеров в России достаточно хорошо работает и активно развивается. Тем не менее, существует ряд проблем, связанный с процедурой проведения тендеров в нашей стране.

Например, несмотря на положительную динамику расходования финансовых средств через систему тендеров, обычно эти суммы реально меньше потраченных на госзакупки средств. К сожалению, статистика не отражает полную информацию о конкурсах, хотя и свидетельствует об увеличении количества проводимых тендеров.

Минус закрытых тендеров в том, что они позволяют нарушать права поставщиков, хотя в настоящее время проигравшие поставщики зачастую отстаивают свои права в суде, причём весьма удачно. Большую проблему представляет и юридическая несогласованность: деньги выдаются госструктуре в том случае, когда прошла процедура конкурса (была представлена копия протокола о проведении конкурсных торгов), но если это была согласованная с Минэкономразвития закупка из единственного источника, то это уже не тендер.

Процедура проведения тендера проводится в том случае, если размер закупки больше двух тысяч минимальных оплат труда, в результате чего госорганизации стараются избегать конкурсной процедуры.

Кроме ценового отказа от тендера, есть и техническая причина, которая в нашей стране игнорируется. Ведь запрос котировок проводят только тогда, когда продукция у всех поставщиков одинакова (как раз в этом случае выбирают самое выгодное ценовое предложение). Однако услуги на заказ выходят за рамки стандартного товара, поэтому запрос котировок в этом случае использоваться не может.

Зарубежные страны предлагают публиковать в прессе намерения и запросы заказчика даже в случае запроса котировок или проведения закрытого тендера. Но это просто уведомление, поэтому никто не обязан давать подобную информацию и нельзя заставить заказчиков делать это.

Несмотря на всё это, сегодня система госзакупок в России позволяет поставщикам получать верную информацию о тендерах. Постепенно исчезают трудности первого рабочего этапа конкурсных торгов. Система госзакупок в нашей стране становится более открытой и конкурентно способной, что очень важно для поставщиков.

Запрос предложений

Запрос предложений является основным способом закупки услуг. Эта процедура также может применяться тогда, когда заказчик имеет представление о цели закупки, но не совсем понимает, каким образом можно это сделать, поэтому он запрашивает варианты у поставщика.

Запрос предложений используется в том случае, если все конкурсные заявки в результате открытого тендера были отклонены, или на тендер вообще не были представлены заявки (в таком случае причиной может быть не трудность задачи, а неудачное привлечение поставщиков к участию в тендере).

Обычно заказчик упоминает в запросе предложений ожидаемый от поставщика результат или общую информацию о желаемой закупке товаров, услуг или работ. Сам запрос предложений может состоять из нескольких информационных частей.

Сюда входит информация о заказчике, требования к техническим и другим параметрам закупки, требования, которым должен соответствовать сам поставщик, список критериев, по которым оцениваются предложения, определённые требования к оформлению документации, а также сроки, форма и место представления предложений.

Когда заказчик получает предложения, он может провести переговоры с участниками тендера, по итогам которых он вправе внести какие-то изменения в предложении. Главное, чтобы в переговорах могли участвовать все поставщики, чьи предложения не были отклонены. После окончания переговоров такие участники тендера могут представить уже окончательные предложения, которые уже впоследствии сравниваются.

Во время запроса предложений хорошо бы посылать участникам тендера определённые формы для заполнения, потому что предложения поставщиков, которые поступают в произвольной форме, часто не содержат полную информацию для заказчика, даже тогда, когда в запросе указана необходимость обязательных ответов на все поставленные вопросы. Именно поэтому такие формы впоследствии будет трудно сопоставлять.

Ошибки организаторов и участников тендера

Организаторы тендера часто делают более или менее очевидные ошибки во время процедуры торгов. Мы перечислим лишь самые распространённые.

Довольно часто организаторы тендера создают его именно под предложение конкретного поставщика. Таким образом, в конкурсную документацию включают ошибочную или некорректную техническую спецификацию.

Кроме этого, известны случаи и сокрытия информации, которое проявлялось в представлении неполного комплекта конкурсной документации или в запоздалых приглашениях к участию в тендере. Здесь же отметим ещё одно нарушение - уменьшение срока подготовки конкурсных предложений.

Как известно, стоимость конкурсной документации не должна превышать расходов на тиражирование, однако известны случаи, когда организаторытендера завышали её стоимость, чтобы окупить не только тираж, но и разработку. Сама двусмысленная формулировка или неясность в конкурсной документации встречается нередко, также являясь ошибкой организаторов тендера.

Одной из очевидных ошибок является внесение избыточных требований, таких как искусственное ограничение или неоправданное завышение требованиям к квалификации участников тендера. Здесь же можно отметить и нарушение правил проведения тендера, прописанных в конкурсной документации. Например, предложения оценивают по тем критериям, которые не предусмотрены конкурсной документацией.

Конечно, существует причина таких нарушений. Это недоработанное законодательство и недостаточная квалификация специалистов по госзакупкам, а также просто незаконные действия. Кроме того, у контролирующих органов (например, Минэкономразвития) возможности довольно ограничены, что опять же не способствует улучшению ситуации.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся к госзакупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.

Заметим, что участники тендера иногда проявляют просто халатное отношение к составлению конкурсной документации, в результате чего встречаются даже нелепые ошибки.