Упражнение 2. «Ввод данных в таблицы БД»

В этом упражнении приводится пример заполнения данными таблиц базы данных «Магазин», структуры которых были созданы в упражнении 1.

Ввод данных в таблицу «Продавец» и «Продажи»:

1. Открыть таблицу «Продавец» в режиме таблицы ( ) .

2. Ввести в 1-ю запись этой таблицы значения соответствующих полей, используя созданные маски (пример на рис.18).

3. Раскрыть связь этой записи с таблицей «Продажи», щёлкнув по кнопке + в крайнем левом положении записи – значок превращается в - и появляется незаполненная таблица «Продажи».

4. Ввести значения нескольких записей в раскрывшуюся таблицу «Продажи» - это данные о продажах конкретного продавца, причём один и тот же вид товара может быть продан в разные дни и разного размера партиями.

5. Закрыть структурный значок первой записи - в таблице «Продавец».

6.
Повторить п.2 – п.5 для ввода данных о других продавцах во вторую и последующие записи.

Рис.18. Ввод данных в таблицы «Продавец» и «Продажи»

7. Закрыть таблицу «Продавец» с сохранением данных.

8. Открыть таблицу «Товар» в режиме таблицы ( ) .

9. Ввести значения в записи таблицы «Товар» и в связанные с ними записи таблицы «Продажи» аналогичным образом как для таблицы «Продавец» (п.2 – п.7).

Просмотр и редактирование данных

Просмотр и редактирование данных в форме

В Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формат отображения в виде формы называется просто формой.

Форма представляет собой электронный бланк, содержащий пустые окна, называемые полями, которые предназначены для ввода и вывода информации. Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые данные и удалять устаревшие. Проще всего выполнять это с помощью форм.

Просмотр базы данных в виде формы позволяет видеть только одну за­пись. Для автоматического создания простой формы необходимо:

1-й способ –

· Щёлкнуть на вкладке Таблица в открытом Окне базы данных.

· Выбрать нужную таблицу.

· Выбрать команду: Вставка † Автоформа.

2-й способ –

· Щёлкнуть на вкладке Формы в открытом Окне базы данных

· Щёлкнуть на вкладке Создать в Окне базы данных.

· Выбрать в списке Автоформа в столбец.

· Указать нужную таблицу в качестве источника для формы, ОК.

GПримечание. Создание более сложных форм описано в учебном пособии «Работа с базой данных в MS Access» .

Добавление записей с помощью формы.Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись ( ) и ввести новые данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных

· В окне База данных выбрать вкладку Таблица или Форма, а затем дважды щёлкнуть на имени соответствующего объекта, в котором нужно осуществить поиск.

· Щёлкнуть в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.

· Щёлкнуть на кнопке Найти панели инструментов или выбрать команду Правка † Найти.... Появляется диалоговое окно Поиск и замена.

· Ввести последовательность символов, которую нужно искать

в поле Образец.

GПримечание.

1. В образце поиска можно использовать символы шаблона (как в маске);

2. По умолчанию поиск осуществляется в выделенном поле.

3. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, нужно в строке “Поиск в” вместо названия поля выбрать в списке название таблицы.

4. Если нужно искать данные в том виде, как они выводятся на экран, а не в том, в котором они хранятся, то нужно установить флажок С учётом формата полей.

· В поле «Совпадение» указать:

- Поля целиком, если данные, по которым ведётся поиск, известны целиком,

- С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

· Установить область и направление поиска – поле Просмотр, где можно выбрать направления: Вверх, Вниз, Все.

· Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска следует щёлкнуть на кнопке Найти далее.

· Если других записей не найдено, Microsoft Access выводит сообщение: “Поиск записей завершён”.

· Щёлкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно.

Для выполнения замены данных использовать вкладку Заменить в этом окне.

Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те запи­си, которые удовлетворяют некоторому условию. Фильтрация данных помогает не только найти нужные записи с заданным значением поля, но и вывести найденные записи с этим значением в отдельный список.

В MS Access существует четыре вида фильтров:

1.Фильтр по выделенному фрагменту (кнопка ) выбирает записи, соответствующие выделенным данным в таблице (если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимает­ся значение той ячейки, в которой находился курсор).

GПримечания.

1) Если выделить для фильтрации и смежные столбцы (с помощью клавиши Shift), в которых может встретиться заданное значение, то команда Фильтр по выделенному выведет все записи, в которых значения в группе смежных столбцов совпадает с выделенным.

Например, название вуза может встречаться и в поле Название вуза, и в полях Образование, и в поле Стажировка.

2) Можно применить фильтр к уже отобранным записям.

Например, выбрать все вузы, в названии которых есть слово “Университет”, а затем выбрать университеты только определенного региона.

3) Отобразить все записи (снять фильтр) можно кнопкой (Удалить фильтр).

2.Обычный фильтр по команде - Изменить фильтр выбирает записи, удовлетворяющие только некоторым из заданных условий.

Задать условия отбора записей нужно так:

§ нажать кнопку – Изменить фильтр на панели инструментов;

§ определить условия в окне Имя таблицы: Фильтр:

- выбрать значения из раскрывающего списка каждого столбца, для которого нужно задать условия; (Ис­пользование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накла­дывать несколько условий на значения одного поля).

- ввести условие отбора по правилам задания условий, рассмотренным ранее (значение по условию при создании таблиц);

§ результат работы фильтра появляется после нажатия кнопки (Применить фильтр) на панели инструментов;

3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывается (рис.20).

4.Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

§ Выбрать команду Записи † Фильтр † Расширенный фильтр в режиме работы с таблицами.

§ В окне Фильтр задать все пара­метры интересующих записей, начав с указания поля, для кото­рого нужно установить условия.

§ Перетащить выбранное имя поля в первую клетку строки «Поле» бланка фильтра.

§ В клетку «Условие отбора» ввести с клавиатуры соответствующее условие, можно использовать символы шаблона (как в маске).

§ Выбрать команду Фильтр † Применить фильтр панели инструмен­тов.

§ Отобразить все записи можно кнопкой (Удалить фильтр) или выбрать команду За­писи † Удалить фильтр.

GПримечания.

1) Для создания сложных условий существует вкладка Или в нижней части окна Фильтр, с помощью которой можно задавать дополнительные условия.

2) Сохранить заданное условие фильтра можно командой Записи † Фильтр † Расширенный фильтр. Затем выбрать команду Файл † Сохранить как запроси присвоить запросу имя.

Сортировка данных

При открытии таблицы Access выводит строки в последовательности, определяемой значениями первичного ключа. Если нужно изменить их порядок, то можно это сделать несколькими способами.

1. Кнопки сортировки на панели инструментов -

§ открыть таблицу;

§ щёлкнуть мышкой в любом месте столбца, по которому нужно упорядочить записи;

§ выбрать соответствующую кнопку – по возрастанию ( ) или по убыванию ( ) значений.

2. Команда Записи † Сортировка †по возрастанию ( ) или по убыванию ( ) выполняет упорядочение значений по полю, в котором находится курсор.

3. Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра:

§ выполнить команду Записи † Фильтр † Расширенный фильтр;

§ установить курсор в первую ячейку строки Поле, раскрыть список;

§ выбрать поле, по которому необходима первичная сортировка;

§ щёлкнуть по ячейке строки Сортировка и в раскрывшемся списке выбрать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию);

§ добавить поля для последующей сортировки в соседние столбцы бланка;

§ выполнить для них сортировку аналогичным образом;

§ просмотреть отсортированную таблицу: нажать кнопку Применить фильтр или выполнить команду Фильтр † Применить фильтр.

Создание простого отчета

Для автоматического создания простого отчета с помощью Мастера:

1) В окне База данных выбрать вкладку Таблица.

2) Выбрать нужную таблицу.

3) Выбрать команду Вставка † Автоотчет или нажать кнопку Новый объект: Автоотчет панели инструментов для созда­ния отчета, содержащего все поля и записи таблицы.