Анализ расходов на реализацию товаров

Одним из важнейших условий эффективного управления расходами на реализацию является постоянное проведение качественного анализа всех параметров хозяйственной деятельности и в том числе расходов и затрат.

Совершенствование системы управления расходами предполагает дифференциацию анализа на внутренний управленче­ский и внешний финансовый анализ. Внутренний управленче­ский анализ развивается как составная часть управленческого учета, т.е. информационно-аналитического обеспечения адми­нистрации, руководства предприятия. Внешний финансовый анализ представляется как составная часть финансового учета, обслуживающего внешних пользователей информации о предприятии, выступающих самостоятельными субъектами экономического анализа по данным, как правило, публичной финансовой отчетности.

По содержанию процесса управления выделяют: перспек­тивный (прогнозный, предварительный) анализ, оперативный анализ, текущий (ретроспективный) анализ по итогам дея­тельности за тот или иной период. Такая классификация эко­номического анализа соответствует содержанию основных функций, отражающих временные этапы управления:

1) этап предварительного управления (функция планирования);

2) этап оперативного управления (функция организации управления);

3) заключительный этап управления (функция контроля).Все эти три вида анализа присутствуют в процессах управления хозяйственными объектами.

Перспективный анализ расходов проводится до осуществления хозяйственных операций. Он необходим для обоснования управленческих решений, прогнозирования будущих событий и предупреждения нежелательных результатов.

Ретроспективный анализ расходов проводится после совершения хозяйственных операций. Он используется для контроля выполнения плана, выявления неиспользованных резервов, оценки результатов деятельности.

Оперативный анализ расходов проводится сразу после совершения хозяйственных операций или изменения ситуации за короткие отрезки времени. Его цель – оперативно выявлять недостатки и воздействовать на хозяйственные процессы.

Итоговый анализ расходов проводится за отчетный период времени. Его ценность состоит в комплексном и всестороннем изучении деятельности организации за соответствующий период времени.

В содержание как внешнего финансового, так и внутренне­го управленческого учета входит анализ хозяйственной дея­тельности, но его организация, объекты и методы в решении задач финансового и управленческого учета имеют свою спе­цифику.

Результаты анализа расходов на реализацию требуются управленческому персоналу для принятия рациональных решений, соблюдения режима экономии, устранения излишних потерь, оптимального использования всех видов ресурсов.

В условиях оптимизации расходов на реализацию информация, полученная в процессе анализа, призвана решать следующие задачи:

- в системном порядке формировать информацию о расходах на реализацию по торговой организации в целом и в разрезе структурных подразделений;

- обеспечивать все уровни и звенья хозяйствования необходимой информацией;

- служить источником для выработки оптимальных управленческих решений.

Исходной информацией для анализа расходов на реализацию служит бухгалтерская, финансовая и статистическая отчетность:

- бухгалтерский баланс,

- отчет о прибылях и убытках (приложение 2 к бухгалтерскому балансу),

- отчет об изменении капитала (приложение 3 к бухгалтерскому балансу),

- основные сведения о выпуске товаров и услуг по видам деятельности (1-У),

- отчет о затратах на производство продукции (5-з),

- отчет о финансовых результатах (5-ф),

- отчет о составе средств и источниках их образования (2-ф),

- отчет об использовании денежных средств (1-ф),

а также данные оперативного и управленческого учета, другие источники учетной и не учетной информации.

В процессе анализа расходов на реализацию решаются следующие задачи:

1) устанавливается степень выполнения плана по общей сумме и уровню расходов, а также в разрезе статей;

2) устанавливается динамика суммы, уровня расходов по организации в целом и в разрезе статей расходов;

3) производится расчет и оценка влияния основных факторов на сумму и уровень расходов;

4) определяется влияние расходов на основные результаты хозяйственной деятельности;

5) выявляются резервы экономии и пути оптимизации расходов на реализацию.

Анализа расходов на реализацию проводится в определенной последовательности. Сначала ведется оценка состояния и динамики общей суммы и уровня расходов в целом по торговой организации, затем в разрезе структурных подразделений и конкретных статей расходов.

Каждый субъект анализа изучает информацию со своих позиций, исходя из своих интересов. Руководство организации может углубить анализ, используя не только данные отчетности, но и данные всей системы хозяйственного учета, управленческого и оперативного анализа, проводимого для целей управления.

Одной из важных задач анализа является оценка влияния основных факторов на сумму и уровень расходов на реализацию, степени выполнения плана и динамики товарооборота, изменения его состава и структуры, ускорения (замедления) товарооборачиваемости, изменения цен на товары и тарифов и ставок на услуги, эффективности труда и использования материально-технической базы, условий и схем товародвижения и логистики, форм и методов продажи товаров.

Основным фактором, влияющим на сумму и уровень расходов, является объем товарооборота. Для определения влияния этого фактора все статьи подразделяются на условно-постоянные и условно-переменные.

По условно-переменным статьям устанавливается относительная сумма экономии или перерасхода путем сравнения пересчитанной суммы расходов по этим статьям с плановой суммой или за базисный период. Пересчитанная сумма расходов определяется путем умножения уровня условно-переменных расходов по плану или в базисном периоде на товарооборот отчетного периода и деления результата на 100. При изменении объема товарооборота уровень расходов по этим статьям остается неизменным или изменяется незначительно. Сравнение фактической суммы условно-переменных расходов с пересчитанной показывает влияние изменения объема товарооборота на сумму этих расходов. Изменение уровня расходов по этим статьям определяется полностью влиянием остальных (кроме объема товарооборота) факторов.

По условно-постоянным статьям расходов определяется только сумма абсолютной экономии за счет влияния прочих факторов, а изменение объема товарооборота оказывает влияние только на уровень данных расходов и определяется путем сравнения пересчитанного уровня с плановым или базисным. Пересчитанный уровень определяется как отношение суммы условно-постоянных расходов по плану или в базисном периоде к фактическому объему товарооборота. Если сравнить фактический уровень условно-постоянных расходов с пересчитанным, можно определить влияние прочих факторов (кроме объема товарооборота) на уровень условно-постоянных расходов.

Влияние состава и структуры товарооборота на уровень расходов на реализацию определяются методом процентных чисел, суть которого состоит в следующем. Отклонение удельного веса в отчетном периоде от базисного по составу или структуре товарооборота в разрезе товарных групп умножается на уровень расходов на реализацию по данной группе товаров в базисном периоде, и определяются процентные числа. Суммировав процентные числа по всем товарным группам, с учетом знаков и разделив их на 100, определяют размер изменения уровня расходов на реализацию за счет изменения состава или структуры товарооборота.

Влияние изменения цен на товары и тарифов на услуги на величину расходов определяется индексным методом. Уровень расходов на реализацию в процентах к товарообороту в сопоставимых ценах определяется по формуле:

УРрсоп = (УРрф – УРрн)*Iц + УРрн,

где УРрсоп – уровень расходов на реализацию к товарообороту в сопоставимых ценах,

УРрф – уровень расходов на реализацию фактический,

Iц – индекс изменения цен,

УРрн – уровень расходов на реализацию по статьям, не зависящим от изменения цен.

Влияние изменения цен на уровень расходов определяется по формуле:

УРрвс = УРрф – УРрсоп

Влияние изменения тарифов на услуги других отраслей на уровень расходов определяется как правило в разрезе конкретных статей затрат по формуле:

УРрвт = УРрф – УРрф/ Iт

где Iт – индекс изменения тарифов.

В процессе анализа расходов на реализацию могут быть широко использованы экономико-математические методы: уравнение гиперболы, уравнение множественной регрессии и др.

Конечной целью анализа расходов на реализацию является выработка комплекса мероприятий по оптимизации расходов и выявлению резервов их экономии. Экономия расходов является одним из наиболее быстрых способов прямого увеличения прибыли. Следует иметь в виду, что снижение расходов не является самоцелью, поскольку оно всегда вызывает ухудшение качества торгового обслуживания в настоящем и в будущем ведет к снижению товарооборота, потере доли рынка и долгосрочному падению темпов роста прибыли. Снижение и оптимизация расходов должны осуществляться при одновременном повышении качества торгового обслуживания. Соответственно изыскание резервов экономии расходов должно опираться на статьи, не затрагивающие качества обслуживания покупателей. Это в основном расходы, связанные с использованием различных видов ресурсов, расходы, связанные с завершением процессов производства в сфере обращения и некоторые другие. Основными резервами экономии расходов являются:

1) увеличение объема товарооборота;

2) ускорение товарооборачиваемости;

3) интенсификация использования торговой и складской площадей;

4) повышение эффективности и интенсивности труда;

5) внедрение инноваций в технологии продажи и торгового обслуживания;

6) использование логистических систем;

7) внедрение эффективных форм стимулирования труда в торговле;

8) экономное использование топливно-энергетических ресурсов, замена их на местные источники;

9) установка счетчиков, теплорегуляторов и др.;

10) соблюдение сроков текущего и капитального ремонтов;

11) профилактика и своевременная замена устаревшего оборудования;

12) усиление ответственности торговых работников за сохранность имущества и ценностей;

13) проведение своевременного анализа и контроля.

9.6. Прогнозирование и планирование расходов на реализацию товаров

Основными предпосылками для составления плана расходов на реализацию являются:

1) прогнозные расчеты объема товарооборота, выпуска продукции, транспортных перевозок и других видов работ;

2) планы развития материально-технической базы;

3) учет изменений в составе торговой сети, изменение специализации магазинов, режима работы и т.д.;

4) тарифы и ставки на услуги других отраслей народного хозяйства, ставки налогов и обязательных платежей в бюджет;

5) результаты экономического анализа за текущий и предшествующие годы.

План расходов на реализацию целесообразно составлять на год с ежемесячной разбивкой и на пять лет с годовой разбивкой. При составлении плана исходят из задач по повышению качества торгового обслуживания и обеспечения эффективной работы торговой организации.

При планировании величины расходов могут быть использованы различные методы: экономико-математические, экономико-статистические, расчетно-аналитический, метод технико-экономических расчетов (нормативный), метод оптимизации плановых решений и другие.

Наиболее часто применяется метод технико-экономических расчетов. Его суть состоит в том, что при планировании расходов по отдельным статьям используются различные нормативы затрат, нормы, ставки и пр. Нормы и нормативы расходов по отдельным статьям разрабатываются каждой торговой организацией самостоятельно с учетом объемов и специфики деятельности, по некоторым доводятся лимиты и предельные нормативы использования. Это позволяет более обоснованно подходить к процессу планирования и контролировать фактические расходы.

Торговым организациям рекомендуется предварительно определять максимально допустимые сумму и уровень расходов на реализацию для обеспечения получения целевой прибыли. При расчете максимально допустимых суммы и уровня могут быть использованы любой из вышеперечисленных методов, который наилучшим образом отражает тенденции в развитии организации на перспективу. Затем в пределах максимально допустимых значений показателя расходов производится их планирование в разрезе отдельных статей. После определения величины затрат по статьям расходов может возникнуть необходимость корректировки общей величины расходов. Если эти корректировки не отвечают выполнению поставленных целей, следует уточнить расходы по тем статьям, которые в большей степени подконтрольны организации, а также разработать комплекс мер, позволяющих обеспечить выполнение этих условий. Если же общие сумма и уровень расходов удовлетворяют организацию, можно переходить к следующему этапу.

На практике в виду незначительной доли переменных расходов в общей их сумме, общую величину расходов определяют как сумму постоянных расходов в поэлементном разрезе и сумму переменных затрат, определенных путем умножения уровня переменных расходов на планируемый объем товарооборота.

Планирование расходов на реализацию может начинаться с плановых расчетов отдельных статей расходов по элементам затрат, после чего будут определяться их общий размер и уровень.

Рассмотрим методику планирования расходов по статьям.

Транспортные расходы

На этой статье предусматриваются расходы по перевозке товаров всеми видами транспорта (железнодорожным, автомобильным, водным, воздушным).

Расходы по железнодорожным перевозкам занимают в розничной торговле небольшой удельный вес и планируются только по тем товарам, которые завозятся на условиях «франко-станция отправления». Для расчета стоимости железнодорожных перевозок надо определить грузооборот в тоннах, включая вес тары. Затем в зависимости от вида перевозки (повагонная, контейнерная, мелкими партиями) и грузоподъемности вагона или контейнера определяется необходимое количество вагонов (контейнеров). Умножением их количества на тариф за один вагон (контейнер) на соответствующее расстояние получают стоимость транспортных расходов по перевозке железнодорожным транспортом. Кроме того, необходимо учесть стоимость услуг за сопровождение груза, подачу и подготовку вагона, содержание подъездных путей и другие расходы, которые могут возникать исходя из условий заключенных договоров поставки.

Чаще всего грузы в торговле перевозятся автомобильным транспортом. Поскольку такие перевозки занимают наибольший удельный вес в данной статье расходов, следует внимательно и четко планировать их величину. Товары могут завозиться в магазины на условиях кольцевого завоза (централизованная доставка), привлеченным или арендованным автотранспортом, а также собственным. Все эти особенности необходимо учитывать при планировании.

Расходы собственного автотранспортного хозяйства на данную статью не относятся, а учитываются на соответствующих статьях (расходы на оплату труда, амортизация).

Расходы по централизованной доставке товаров планируются исходя из плана поступления товаров и тарифа, определяемого в процентах к стоимости завозимых товаров. Если величина поставки в договоре указана в тоннах, стоимость перевозки определяется исходя из их массы, средней цены за тонну и тарифа.

При доставке товаров привлеченным транспортом (чаще всего на условиях почасового тарифа) стоимость расходов планируется с учетом количества машин, используемых для перевозки, количества часов работы машины в день, количества дней работы в планируемом периоде и тарифов за каждый час работы.

Если привлеченный автотранспорт оплачивается на договорной основе по тарифам за тонно-километр, то расчет расходов производится в зависимости от класса груза, тарифов и объема транспортного грузооборота. Все грузы (в зависимости от степени их грузоподъемности) подразделяют на 4 класса. Транспортный грузооборот определяется как сумма объема поступления товаров в тоннах, массы тары и объема повторных перевозок. Тогда расходы по перевозке товаров можно рассчитать путем умножения транспортного грузооборота в тоннах на тариф перевозки за тонну на заданное расстояние, тариф устанавливается с учетом класса груза.

К рассчитанным на основе вышеизложенных способов расходам прибавляется стоимость погрузочно-разгрузочных работ, расходы по экспедированию, стоимость хранения груза на складах автотранспортных организаций.

Величина транспортных расходов постоянно снижается, поскольку подавляющее большинство поставщиков товаров стоимость транспортировки включают в цену товара. Торговые организации оплаченные ими затраты по доставке грузов также могут включать в стоимость товаров, тогда расходы по данной статье будут отсутствовать. Транспортные расходы сверх стоимости товаров оплачиваются и соответственно планируются лишь в отношении поставок от оптовых и посреднических структур.

Расходы на оплату труда

Расходы на оплату труда включаются в расходы на реализацию товаров в пределах суммы, предусмотренной в плане по труду и заработной плате (методика планирования рассмотрена в теме 7, п.7.10).

1. Отчисления на социальные нужды

Отчисления по данной статье планируются в размере 35% от величины расходов на оплату труда, как включаемых в расходы на реализацию, так и осуществляемых за счет чистой прибыли организации.

4.Расходы по аренде (лизингу) основных средств и нематериальных активов

При планировании расходов на аренду (лизинг) исходят из величины арендуемой площади и условий заключенных договоров аренды и лизинга. Если в планируемом периоде не предусматривается изменения арендуемой площади, ставок арендной платы и других расходов, то можно принять в качестве планируемой сумму расходов по данной статье за предшествующий период. При изменении параметров планирование производится отдельно по каждому виду расходов.

Сумма арендной платы определяется умножением размера арендуемой площади на ставку арендной платы (с учетом коэффициентов месторасположения, комфортности, качества среды, типа населенного пункта и др.) в планируемом периоде.

Расходы по лизингу планируются в соответствии с заключенным договором исходя из сумм погашения и лизинговых процентов.

1. Расходы на содержание сооружений, помещений и инвентаря

В статью включаются расходы на освещение, водоснабжение, отопление, охрану и др. Сумма расходов определяются на основе заключенных договоров, предусматривающих количество потребляемых ресурсов (часто в виде лимита их потребления), тарифы и ставки за одну потребляемую единицу. При планировании расходов по статье необходимо учитывать прогнозируемую величину инфляционных изменений стоимости ресурсов в предстоящем периоде.