Заполнение пробелов в отчете Excel

При импортировании данных вы можете получить в конечном счете лист, который выглядит примерно так, как показано на рисунке74. Этот тип форматирования отчета достаточно распространен. Как вы можете видеть, запись в столбце А относится к нескольким рядам данных. Если отсортировать такой тип списка, то отсутствующие данные внесут беспорядок и вы больше не сможете сказать, кто что и когда продал.

Заполнение пробелов в отчете Excel - student2.ru
Рисунок 74 – Отчет содержит пробелы в столбце Агент

Если ваш список небольшой, можно ввести недостающие значения ячеек вручную или с помощью серии команд Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вниз (или сочетания клавиш Ctrt+D). Но если у вас есть большой список в таком формате, понадобится более удобный способ заполнения значений этих ячеек. Рассмотрим, как это сделать.

1. Выберите диапазон, в котором есть пробелы (А3:А14 в данном примере).

2. Выберите Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделение группы ячеек, чтобы открыть диалоговое окно Выделение группы ячеек.

3. В окне Выделение группы ячеек установите переключатель в положение пустые ячейки и нажмите кнопку ОК. Это позволит выделить пустые ячейки в исходной выборке.

4. В строке формул введите знак равенства (=), за которым следует адрес первой ячейки с записью в столбце (=А3 в данном примере), и нажмите Ctrl+Enter.

5. Выберите заново исходный диапазон и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать выделенное.

6. Выберите Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить значения для преобразования формул в значения.

После выполнения этих шагов пробелы заполняются корректной информацией и ваш лист похож на тот, что показан на рисунке 75. Теперь это более традиционный список, и вы можете делать с ним все, что вам нравится, в том числе выполнять сортировку.

Заполнение пробелов в отчете Excel - student2.ru

Рисунок 75 – пример заполнения пропусков

Метод перемешивания элементов списка в Excel

В этом приеме описывается быстрый метод перемешивания элементов списка. Это подобно перетасовке колоды карт, где каждая строка представляет собой карту.

На рисунке 76 вы можете видеть список из двух столбцов, отсортированных в определенном порядке по столбцу В. Цель заключается в том, чтобы расставить строки в случайном порядке.

Заполнение пробелов в отчете Excel - student2.ru

Рисунок 76 – пример списка

1. В ячейку С1 введите заголовок Случайное число.

2. В ячейку С2 введите следующую формулу: =СЛЧИС().

3. Скопируйте С2 вниз по столбцу, чтобы таблица стала полной.

4. Активизируйте любую ячейку в столбце С и выберите Главная ► Редактирование ► Сортировка и фильтр ► Сортировка от минимального к максимальному (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Сортировка в контекстном меню).

Для получения другой случайной конфигурации нажмите F9, чтобы сгенерировать новые случайные числа, а затем отсортируйте снова. На рисунке 77 показан перемешанный список.

Заполнение пробелов в отчете Excel - student2.ru

Рисунок 77 – пример списка после перемешивания

Задание

Изучить теоретическую часть. Используя файлы «L_1 Исходные данные.xlsx» и «L_1_База данных.accdb» применить приведенные в теоретической части инструменты и приемы для обработки, анализа и представления данных. Итоговые и промежуточные результаты применения различных инструментов и приемов (создания сводных таблиц, диаграмм, срезов и т.д.) занести в отчет по лабораторной работе, и сохранить исходном файле MS Excel.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены сводные таблицы?

2. Опишите основные шаги создания сводных таблиц в MS Excel?

3. Для чего предназначена функция подключения внешнего источника?

4. Как подключить внешний источник данных к документу MS Excel?

5. Для чего необходимо форматировать таблицы?

6. Как можно изменить макет сводной таблицы?

7. Как можно изменить стиль сводной таблицы?

8. Что такое сортировка данных?

9. Что такое фильтрация данных?

10. В чем различие сортировки и фильтрации данных?

11. Можно ли сортировать данных в сводных таблицах? Если да, как?