Где взять недостающее время?

Эти рекомендации помогают получить выигрыш во времени в среднем 25—30 %. Автор знает людей, которые стали успевать за день (и не только на работе) сделать в два раза больше дел. Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра же 30 % выигрыша времени является совершенно реальной {и наиболее вероятной) для любого человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил и приемов. Так показывают результаты опросов тех, кто освоил их и руководствуется ими.

Данные приемы полезны руководителю фирмы, менеджеру, служащему, торговому агенту и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени как на работе, так и вне ее.

Правило 1

Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности

Это первое и существенное звено в рациональной организации времени.

Один из парадоксов состоит в том, что когда мы затрачиваем время на планирование времени, его становится как бы больше.

Помните: когда вы знаете, куда идете, вы можете выбрать кратчайший путь. Или, по крайней мере, вы сможете оставаться на правильном пути, не отвлекаясь на непродуктивную деятельность.

В памятке-правилах «Как надо работать», разработанных А.К. Гастевым, первые два абзаца звучат так: «Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок

трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. В большинстве случаев работа не удается потому, что она с самого начала небыла хорошо продумана». Сделанные нами специальные подчеркивания много раз повторяющегося слова «продумать» имеют целью обратить внимание на это слово как наиболее точно отражающее основную мысль.

Планирование работы на день рекомендуется делать следующим образом.

В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:

1) Важнейшие дела (в порядке их важности).

2) Срочные дела (в порядке срочности).

3) Текущие, не срочные дела (в порядке важности). Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот

в источник ценной информации для анализа затрат времени:

* сделав дело, поставьте в нем время (хотя бы ориентировочно), затраченное на его;

""* если дело сделано полностью, зачеркните запись, например прямой сплошной чертой, если не полностью — волнистой; если дело на поверку оказалось не вашим — пунктирной линией. Впрочем, каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию.

Просматривание записей может открыть глаза на особенности вашей клиентуры: люди какого пола, возраста, профессии, положения скорее становятся вашими клиентами; кто из них соглашается расстаться со своими деньгами с первой, второй или третьей попытки; кто образует те 20 %, которые приносят 80 % дохода продавцу.

План дня составьте накануне вечером, а утром лишь проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи от-фильтруются, и понимание степени важности различных вопросов станет более объективным. Утреннее время используйте преимущественно для звонков или визитов к клиентам.

В пятницу вечером не только подготовьте свой рабочий график на понедельник, но и набросайте примерный план действий на всю предстоящую неделю. В понедельник утром достаточно будет лишь подкорректировать его, если нужно.

Правило 2

Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела

Обычно 80 % времени отнимают дела и контакты маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся два-три, сделав которые, вы уже будете довольны этим днем.

Если решать только вопросы, которые «хватают за горло», то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», на это уходит меньше времени. Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутым в водоворот пресловутой «текучки» мелких вопросов, большинство из которых уже к концу дня невозможно вспомнить.

Применительно же к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам «сталкивать» себя с намеченного вами пути. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по более приоритетным сделано все возможное.

Правило 3