Описание окружения бизнес-процесса
Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов. Эта модель носит название Business Process Allocation (BPA). Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентами являются подразделения и сотрудники компании, которые взаимодействуют с данным процессом. К внешним клиентам относятся другие компании, физические лица, общественные организации, государственные органы и т.д.
Благодаря четкому обозначению входов, выходов, поставщиков и клиентов, горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более точно представить бизнес- процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным подходом, поэтому предпочтительнее использовать именно его.
В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники, только пришедшие в компанию, долго не могли понять, что это за бизнес-процесс. Интересно, что и сотрудники, проработавшие в данной организации несколько лет, путано и по-разному объясняли его структуру.
Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием невозможно четко определить бизнес- процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то выяснилось следующее. Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса — отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставки, далее доставлявший заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что бизнес-процесс «Комиссионирование» представляет собой набор заказа для клиента и что этот процесс происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса, и зачастую без горизонтального описания бизнес- процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.
Пример описания окружения бизнес-процесса «Прием сотрудника в штат компании»
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему (рис. 18).
Рис. 18. Схема окружения бизнес-процесса
Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Прием сотрудника в штат компании» (см. рис. 19.) входом является заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.
Рис. 19. Описание окружения бизнес-процесса «Прием сотрудника в штат компании»
Описание внутренней структуры процесса
После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры. При вертикальном описании были показаны работы, из которых бизнес- процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.
В настоящее время существует несколько десятков подходов, или стандартов описания бизнес-процессов: ARIS, IDEF 0 и др. При этом перед людьми, желающими освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов, часто встает трудная задача разобраться во всем этом многообразии и принять окончательное решение о том, какой стандарт в данной ситуации использовать.
Кажущаяся на первый взгляд сложность описания бизнес-процессов является преувеличенной. Классическая технология описания бизнес-процессов, которая была разработана на заре рождения процессных технологий управления, достаточно проста и состоит всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Большинство других современных стандартов, несмотря на другие названия, представляют небольшие разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.
Согласно классическому подходу, стандарт DFD (Data Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD (Work Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов. Давайте рассмотрим два этих стандарта, составляющих классическую методологию описания бизнес-процессов.