Состояние решаемой проблемы в настоящее время
В настоящее время компания «SD Systems» представлена командой из 10 человек, среди которых 1 генеральный директор, 3 специалиста методологии, 2 программиста, 2 специалиста внедрения, 1 офис-менеджер и всего лишь 1 менеджер по управлению продажами.
Усилий одного человека недостаточно, чтобы в полном объеме заниматься поиском организаций-клиентов, сбором информации о них, ведением телефонных переговоров, организацией вебинаров и выездных презентаций, участием компании в конференциях, ведением переговоров в офисе клиента, формированием пресс-релизов и коммерческих предложений, ликвидацией дебиторской задолженности, а также переговорами с Нью-Йоркским офисом о предоставлении лицензий.
Поэтому в настоящий момент особо актуальным встает вопрос об организации полноценного отдела, который будет выполнять все вышеописанные функции. Создание такого отдела позволит единовременно осуществлять работу с большим числом потенциальных клиентов, а также увеличить эффективность проработки каждого из клиентов в отдельности. С позиции теории продаж, это увеличит два наиболее важных показателя: объем первоначального пула клиентов и коэффициент конверсии воронки продаж, которые напрямую влияют на количество успешных сделок в единицу времени.
По информации о функционировании отделов продаж Нью-Йоркского офиса и конкурирующих компаний, отдел по управлению продажами должен в среднем содержать 7 человек, при этом время переговоров с одной компанией от момента первого контакта до момента заключения сделки в Америке и в России отличается. Для Америки этот срок составляет от 1 месяца до 3 месяцев. В России переговоры длятся от 6 месяцев и более. Поэтому создаваемый отдел должен обеспечить непрерывное пополнение пула новых потенциальных клиентов. Тогда после первоначального «лага», который предшествует первому контракту, последующие продажи будут организованы непрерывным потоком.
«SD Systems» пыталось организовать такой отдел уже два раза. Первый раз – в августе 2010 года, когда на работу были наняты два менеджера по управлению продажами под руководством одного из сотрудников компании. Впоследствии, руководитель отдела был перенаправлен на другую должность, а один из двух нанятых менеджеров покинул организацию.
Второй раз попытка организовать отдел по управлению продажами была предпринята в феврале 2011 года. Менеджер по управлению продажами, оставшийся в компании после событий августа 2010 г., в течение 6 месяцев занимался продвижением продукции и услуг компании в одиночку. Коэффициент полезного действия был очень мал. Поэтому в феврале 2011 г. он был назначен руководителем отдела по управлению продажами и продвижению, в его подчинение поступили два молодых специалиста по продажам, которые пришли в компанию также в феврале 2011 г.
Проблема была в том, что топ-менеджмент компании требовал от руководителя отдела не снижать показателей его личной работы по продажам, но одновременно с этим заниматься подготовкой и обучением двух молодых специалистов. По постановлению генерального директора, ежедневной руководитель отдела должен был затрачивать не более 40 минут на общение со своими подчиненными, а все остальное рабочее время должен выполнять свои прежние функции в качестве менеджера по продажам, а именно: заниматься поиском организаций-клиентов, сбором информации о них, ведением телефонных переговоров, организацией вебинаров и выездных презентаций, участием компании в конференциях, ведением переговоров в офисе клиента, формированием пресс-релизов и коммерческих предложений, ликвидацией дебиторской задолженности, а также переговорами с Нью-Йоркским офисом о предоставлении лицензий.
Вследствие этого, молодые специалисты большую часть времени проводили за компьютером, не имея заданий, поскольку пока еще не обладали необходимыми компетенциями для ведения профессиональной деятельности, а обучению молодых сотрудников не уделялось достаточно времени.
Данная политика руководства в отношении новых сотрудников отдела продаж привела к тому, что один из менеджеров покинул компанию после двух недель работы в ней, аргументировав это тем, что «SD Systems» не занимается подготовкой и обучением сотрудников на должном уровне. Второй менеджер завершил обучение, но поскольку оно проводилось недостаточно качественно, то в скором времени он также покинул компанию, поскольку не справлялся со своими обязанностями.
На момент написания данной курсовой работы, апрель-май 2011 года, руководитель отдела продаж продолжает заниматься продвижением продукции в одиночку, не имея подчиненных в своем отделе. С 1 мая 2011 года по его инициативе, отдел продаж и продвижения временно остановил свою деятельность, а сам руководитель отдела временно ушел в отпуск с целью написания проекта по организации отдела продаж и продвижения, не отвлекаясь на повседневную текущую работу. Данный проект будет реализован на практике в случае одобрения его руководством компании «SD Systems» по возвращении руководителя отдела из отпуска.
Цели и задачи проекта
Основными целями данного проекта являются:
· Организация рабочей структурной единицы компании: отдела по управлению продажами компании «SD Systems»
· Повышение основных показателей эффективности продаж компании на территории России и СНГ
Для достижения поставленных целей, необходимо решить следующие задачи:
· Произвести поиск и обучение сотрудников на позиции в отдел управления продажами
· Формализовать видение полного процесса продажи, от начала и до конца
· Описать функциональные обязанности каждого из сотрудников с распределением областей ответственности
· Подготовить программу действий по реализации проекта, ориентированных и взаимоувязанных во времени, с определенными затратами ресурсов на каждый из этапов
· Провести работу по поиску источника финансирования проекта
· Обеспечить функционирование инфраструктуры отдела, в том числе организацию работы CRM системы и разработку нормативных документов
· Проанализировать возможные риски проекта и пути их предотвращения
· Обеспечить систему контроля качества функционирования отдела, а также сбор и анализ показателей эффективности от деятельности каждого из менеджеров отдела управления продажами.