Построение выражений с помощью построителя.

Для построения более сложных выражений используется Построитель выражений. Например, необходимо создать запрос:

7. Выбрать названия продуктов, наименование клиентов, а также стоимость каждого заказа.

Этот запрос будет строиться на основе таблиц Продукты, Клиенты, Заказы. В бланке запроса необходимо указать поля, значения которых будут выводиться в запросе, щёлкнуть по пустой строке и нажать кнопку Построить на панели инструментов. Откроется диалоговое окно Построитель выражений.

В верхней части окна расположена область ввода для создания выражения. Выражение можно ввести вручную, но легче это сделать с помощью кнопок операторов под областью ввода. В нижней части окна находятся три списка для поиска имён полей и встроенных функций, необходимых для создания выражения. Самый быстрый способ вставки поля в выражение – двойной щелчок по имени поля. Выражение, построенное с помощью Построителя выражений, имеет вид: [Заказы]![Количество]*[Продукты]![Цена]

После построения выражения нажать кнопку ОК и введённое выражение будет перенесено в бланк запроса.

8. Узнать общую стоимость продукции, заказанной клубом «Белый попугай» за определённый период.

Создание запросов «с параметром».

До сих пор, задавая условия отбора, мы вводили в условие значения полей для отбора в бланке запроса. Но иногда необходимо изменять эти значения. Для этого используется параметр запроса. Если в условии используется параметр запроса, то система Access будет при каждом выполнении запроса запрашивать значение параметра.

Для определения параметра в строку Условие отбора включите вместо конкретного значения фразу (имя параметра), заключённую в квадратные скобки, которую Access будет рассматривать как параметр и выводить в окне диалога. Можно в одном запросе использовать несколько параметров, но каждый параметр должен иметь уникальное имя. Всем параметрам оп умолчанию присвоен тип данных текстовый. Его можно изменить, выполнив команду Параметры меню Запрос и указав в диалоговом окне Параметры запроса необходимый тип данных. При выполнении запроса Access будет поочерёдно запрашивать значения всех параметров.

9. Создать запрос, позволяющий отбирать продукты, предельную цену которых пользователь может задавать сам при запуске запроса. 10. Выдать информацию о продукте по его названию.

1. Создайте запрос на выборку, в который войдут следующие поля:

§ Название продукта;

§ Цена;

§ Наименование клиента;

§ Дата поставки.

2. Строку Условие отбора для поля Цена надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получил предложение ввести нужное значение.

Текст, обращённый к пользователю, должен быть заключён в квадратные скобки. Мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать:

<=[Введите максимальную цену].

3. Закройте запрос.

4. В окне База данных откройте панель Запросы и запустите созданный запрос– на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра.

5. Введите какое-либо число и щёлкните на кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Продукты, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица.

Контрольные вопросы:

1. Что такое запрос? Объясните смысл четырёх базовых операций, которые надо выполнить при создании макета запроса.

2. Назовите два способа указания имени поля в бланке запроса.

3. Что такое вычисляемое поле?

4. Когда и как используется построитель выражений?

5. Как записывать условия отбора (логические выражения) в бланк запроса?

6. Чем отличается фильтр в таблице от условия отбора в запросе?

7. Что такое запрос «с параметром»? Когда его целесообразно применять?

Практическая работа №6

Тема: Создание итогового запроса.

Цель занятия: Научиться создавать итоговые запросы, а также выбирать

используемую итоговую функцию.

Иногда необходимо выбрать не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных. Для вычисления итоговых значений (стоимость заказов, количество заказов) необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов конструктора запроса, при этом в бланке запросов появится строка Групповая операция и в этой строке будет выведена установка Группировка для любого поля, внесённого в бланк запроса. Для выполнения групповых операций имеется десять функций, которые выбираются в строке Групповая операция бланка запроса из раскрывающегося списка:

· Sum – вычисляет сумму значений поля в каждой группе;

· Avg – вычисляет среднее арифметическое всех значений в каждой группе;

· Min – возвращает минимальное значение в каждой группе (для текстовых – наименьшее из символьных значений; Null – игнорируется);

· Max – возвращает максимальное значение в каждой группе;

· Count – возвращает число записей в каждой группе;

· StDev – возвращает стандартное отклонение всех значений поля в каждой группе;

· Var – вычислят дисперсию значений поля в каждой группе;

· First – возвращает первое значение поля в каждой группе;

· Last – возвращает последнее значение поля в каждой группе.

11. Получить данные: название продуктов, стоимость заказов, максимальная стоимость заказа, количество заказов.

В первом столбце введите поле Название продукта, имя таблицы Продукты, во втором и третьем столбцах введите выражение [Цена]*[Количество]. В четвёртом столбце введите имя поля Код продукта, имя таблицы Заказы. Нажмите кнопку Групповые операции(∑). В строке Групповая операция в первом столбце введите значение Группировка, во втором столбце введите функцию Sum, в третьем столбце введите функцию Max, в четвёртом столбце – Count. Для второго и третьего столбцов задайте подпись, пользуясь кнопкой Свойства.

Иногда необходимо в групповые операции итогового запроса включить не все записи таблицы, а только некоторые. Для этого необходимо выбрать в строке Групповая операция установку Условие и ввести условие в строке Условие отбора (флажок Вывод на экран автоматически снимается с данного поля; для вывода на экран включите это поле ещё раз).

12. Создать запрос: «Найти наименование всех клиентов, которые заказали Торты «Птичье молоко», количество заказов, количество заказанных продуктов».

В итоговом запросе также можно фильтровать группы. Для этого для любого поля, имеющего в строке Групповая операция либо установку Группировка, либо одну из итоговых функций, необходимо ввести условие отбора.

13. В предыдущем запросе выбрать только тех клиентов, у которых количество заказанного товара превышает 12,0.

Контрольные вопросы:

1. Что такое групповые операции?

2. Пользуясь экранными подсказками перечислите все групповые операции.

Практическая работа №7

Тема: Создание форм.

Цель занятия: Научиться создавать формы для вода данных с использованием мастера. Научиться вносить изменения в форму, чтобы с ней было удобно работать.

Форма – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причём пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме.

По структуре форма похожа на окно диалога.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создаётся для конкретной таблицы или конкретного запроса.

Создать форму-столбец Ввод заказов для таблицы Заказы.

1. Вызовите окно формы Ввод заказов в режиме конструктора.

2. Установите флажок Вид, Панель элементов и Вид, Мастера (или щёлкните на соответствующих кнопках в панели инструментов и панели элементов).

3. Щёлкните в панели элементов на кнопке Поле со списком.

4. Установите указатель мыши в окне формы на поле Код клиента: (т.е. на то место, где вы хотите создать поле со списком) и щёлкните мышью.

На экране появится окно Мастера форм. Необходимо ответить на серию вопросов (переход к очередному вопросу – кнопка Далее) и щёлкнуть на кнопке Готово.

И теперь не надо вспоминать или искать нужный код клиента: его можно просто выбрать в стандартном списке. Точно также можно создать поле со списком для кода продукта.

Контрольные вопросы?

1. Что такое форма?

2. Чем отличается форма от таблицы? В чём преимущества применения формы?

3. Можно ли использовать фильтр с формой?

4. Пользуясь Мастером форм, вставьте в форму Ввод заказов поле со списком Код продукта.

Практическая работа №8

Тема: Разработка отчётов.

Цель занятия: Научиться создавать отчёты, используя для этого мастер отчётов.

Отчёт – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, для формирования отчёта создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора(любая операция необязательна). Далее, по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируют отчёт, которыё позволяет:

- Представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

- Сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

- Включить в отчёт и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Контрольные вопросы:

1. Что такое отчёт?

2. Какие возможности предоставляет отчёт?