Контроль выполнения работы

В хорошо сработанной небольшой команде каждый сам себя контролирует на своем участке работ. Функция контроля за исполнением всего объема работ возложена на руководителя.

В некоторых организациях и учреждениях управленческая функция контроля исполнения нередко воспринимается как функция администратора-надсмотрщи­ка. Зачастую сотрудники болезненно реагируют на начальственный интерес к выполняемому ими заданию, воспринимая его как недоверие к своей квалифика­ции и ответственности.

Команда потому и является командой, что подобное положение дел в ней недо­пустимо.

В чем суть контроля исполнения работы в команде? План планом, но жизнь не стоит на месте. Постепенно, по мере выполнения работы, проясняются те сложно­сти и «узкие места», которые при формировании общего плана представлялись

иначе; у членов команды накапливаются идеи по поводу выполняемой работы; изменяются внутренние и внешние условия.

Следовательно, контроль исполнения работы в команде обеспечивает:

□ личное представление руководителем команды складывающейся ситуации свыполнением плановых заданий (и не только плановых);

□ выявление «узких мест» и возможностей их преодоления;

□ выявление ожидаемых помех;

□ оценку характера взаимодействия с другими командами внутри организа­ции и внешними партнерами;

□ получение обратной связи от членов команды;

□ оценку настроения членов команды в процессе осуществления поддержи­вающей или мотивирующей работы;

В команде возможны следующие формы контроля исполнения работы:

□ ежедневные (еженедельные) совещания с докладом всех членов команды о состоянии работ;

□ периодические (по ситуации) совещания ответственных исполнителей коман­ды, связанные с «узкими местами» в деятельности команды;

□ ежедневная (выборочная) работа руководителя с одним из членов коман­ды, для того чтобы «держать руку на пульсе»;

□ использование «режима автоответчика» для записи всех сообщений обрат­ной связи и тревожных сигналов о появлении помех;

□ качественный и своевременный анализ представленных результатов по вы­полненным плановым заданиям;

□ итоговая оценка деятельности команды за отчетный календарный период;

□ доклады отдельных членов команды по тематическим заданиям.

На основании информации, собранной в процессе контроля исполнения рабо­ты, руководитель команды должен:

□ провести ситуационный анализ с прогнозированием дальнейшего хода пла­новых и внеплановых работ;

□ уточнить план и стратегию дальнейших действий;

□ оказать членам команды помощь в «узких местах» и определить дополни­тельные задания;

□ уточнить и нормализовать взаимодействие членов команды.

СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ

Ситуационный анализ (или анализ актуальных ситуаций) любой человек осу­ществляет сознательно или неосознанно, но каждый день в течение всей жизни — от младенчества до глубокой старости. Без него человек не может сделать ни шагу. На бытовом уровне это анализ текущей ситуации с целью определения своих сию­минутных, перспективных действий и поведенческой линии. Процесс ситуацион­ного анализа «запускают» самые разнообразные события: появление у подружки новой игрушки, прогноз погоды, обострение отношений в рабочей группе, изме­нение ситуации на валютном рынке, выбор жениха и т. д. и т. п.

Третье условиепродуктивной деятельности команды — ситуационный анализ.

Ситуационный анализ— это процесс оценивания внешних и внутренних об­стоятельств в прошлом, настоящем и будущем с целью определения наибо-i лее рациональной поведенческой линии.

Ситуационный анализ прошлых событий дает неоценимый опыт оценки степе­ни правильности рассуждений и действий. Ситуационный анализ текущих событий необходим для того, чтобы определиться, как себя вести. Ситуационный анализ ожидаемых событий называют прогнозированием.

Но прежде чем мы перейдем непосредственно к ситуационному анализу, необ­ходимо сказать несколько слов о терминологии.

Термин «ситуация» часто используется в обыденной жизни просто для указа­ния на основные внешние (или внутренние) обстоятельства и условия, в соответ­ствии с которыми мы выбираем ту или иную поведенческую линию.

В ситуационном анализе под ситуацией понимается описание тех обстоятельств, факторов и условий, результатом взаимодействия которых является анализируе­мая проблема.

Термин «проблема»обычно определяет не локальное, а принципиальное из­менение линии поведения, вплоть до корректировки своих прежних стратегичес­ких ориентиров деятельности.

Проблема никогда «не сваливается с неба». Она является результатом:

Q изменившихся внешних условий;

О изменившихся внутренних условий (состояний);

□ появления неожиданного препятствия;

□ проявления новых аспектов, перспектив, открывшихся нам в результате на­ших действий;

□ намерения заняться новой тематикой, войти в новую сферу отношений (де­ятельности, производства), т. е. заняться тем, в чем нет опыта.

Термин «проблема» также используется для освоения ранее неизведанных дан­ным лицом (организацией) новых «ниш» в производстве, в исследовании, в управ­ленческой деятельности и в личной жизни.